In dit document vindt u een beschrijving van de aanpassingen die zijn doorgevoerd in ESIS versie 4.5.154 Rovict bedankt alle gebruikers die waardevolle tips hebben aangeleverd.
In deze release leveren we een viertal belangrijke zaken uit:
- Aanpassingen Rollen en Rechten
- Uitfasering DOD
- Geheel vernieuwde ESIS Help
- Export PGN-lijst.
Aanpassingen Rollen en Rechten
Bij de oorspronkelijke uitlevering van ESIS is een set van rollen en rechten meegeleverd op basis van de inzichten van dat moment.
In het kader van de AVG heeft Rovict opnieuw gekeken naar de rollen en rechten van de Rovictrollen. Daarbij hebben we rekening gehouden met wie toegang heeft tot gevoelige persoonsgegevens en wat proportioneel is voor een bepaalde functie.
Naar aanleiding hiervan hebben we een nieuwe set van Rollen en rechten gedefinieerd.
De volgende punten zijn aangepast:
- In het scherm Inrichten > Gebruikers en Rollen – Rol Overzicht is een knop <Export> toegevoegd. Hier kan je op zowel bestuurs-, school-, als vestigingsniveau een Excel-export maken waarin de Rovictrollen, bestuursrollen en rollen op school- of vestigingsniveau staan weergegeven met hun ingestelde rechten. De export toont altijd de huidige stand van rollen en rechten in ESIS.
Dit bestand geeft je inzicht in alle rollen en rechten binnen je bestuur. - De knop Herstel standaardrol is hernoemd naar Herstel Rol. Door middel van deze knop kan je de rechten van de rol waarvan de geselecteerde rol is afgeleid in één keer overnemen.
- Knop <Eigenaar aanpassen> is verwijderd. Deze knop is geruime tijd geleden toegevoegd om rollen zonder dataeigenaar te kunnen koppelen aan school of bestuur. Nu hebben alle rollen een dataeigenaar. Deze knop is dus niet meer nodig.
- Als u een nieuwe rol toevoegt staat deze niet meer direct op vervallen, maar zie je deze direct terug in Inrichten > Gebruikers en Rollen – Rol Overzicht.
- De grootste aanpassingen in de nieuwe Rovictrollenset zijn doorgevoerd in de Rovictrollen Administrateur, Applicatiebeheerder, Supervisor en Toegang dossier. Tevens hebben we de Rovictrol Bouwer schoolrapport toegevoegd.
- De Rovictrollen Supervisor en Toegang dossier hebben op alle menu-onderdelen in ESIS geen rechten meer. Deze rollen willen we op termijn volledig verwijderen uit de Rovictset.
- De supervisorrol had toegang tot alle onderdelen in ESIS. Dat is in deze tijd niet meer verantwoord.
- De rol Toegang dossier is een Rovictrol die een tijdelijk doel diende. Deze rol is destijds toegevoegd toen bij Registraties en Handelingsplannen de autorisatie-optie ‘Alleen eigenaar’ bij het invoeren verwijderd werd. Bestaande registraties en handelingsplannen met de restrictie ‘Alleen eigenaar’ zijn op dat moment gekoppeld aan de rol Toegang dossier. Deze rol komt te vervallen, omdat er nu geen registraties of handelingsplannen met de autorisatie ‘Alleen eigenaar’ aangemaakt kunnen worden in ESIS.
- De rol Bouwer Schoolrapport hebben we toegevoegd zodat aan de medewerker die op je school/scholen de ESIS schoolrapporten bouwt, deze rol expliciet kan worden toebedeeld. Deze medewerker krijgt hiermee ook rechten om schoolrapporten en invoerlijsten met gegevens van leerlingen in te zien om te kunnen controleren of het rapport of invoerlijst goed is aangemaakt.
- De Rovictrollen Supervisor en Toegang dossier hebben op alle menu-onderdelen in ESIS geen rechten meer. Deze rollen willen we op termijn volledig verwijderen uit de Rovictset.
De Rovictrollen en rechten vind je terug in het Excel-export bestand dat je kunt maken in het scherm Inrichten > Gebruikers en Rollen – Rol overzicht.
Meer uitleg over de Rovictrollen en het gebruik van het Excel-export bestand?
Kijk in de nieuwe ESIS Help (meer hierover verderop in deze releasenotes) en
- zoek op rollen en rechten of
- klik op het blok Applicatiebeheer of
- kijk bij de uitgelichte artikelen onder aan het scherm (‘Toelichting rollen en rechten in ESIS’).
Uitfaseren DOD
Al enige jaren wordt het DOD, het Digitaal Overdrachtsdossier, inhoudelijk en qua beveiliging niet meer doorontwikkeld. Inmiddels heeft het OSO-Dossier het DOD vervangen als standaard voor het veilig uitwisselen van leerlingdossiers tussen scholen.
Het eventuele gebruik van het DOD voor andere doeleinden is niet meer conform de hedendaagse richtlijnen van de privacywetgeving en beveiliging. Hiervoor zijn de afgelopen jaren in ESIS andere koppelvlakken beschikbaar gesteld.
De mogelijkheid om DOD-bestanden uit ESIS te exporteren, stopt daarom per 1 januari 2019.
Vragen hierover? Stuur die naar support@rovict.nl.
De nieuwe HELP in ESIS
De ESIS Help is compleet vernieuwd. Door de uitgebreide zoekfunctie vind je nu makkelijker antwoord op een vraag, krijg je meer suggesties, kan je makkelijker printen of een pdf maken.
De voordelen van de nieuwe ESIS Help:
- inhoudelijk geactualiseerd
- eenvoudige navigatie
- overzichtelijk geheel
- sterke zoekmachine die ook op inhoud van artikelen zoekt
- tekst, video’s, FAQ’s, stappenplannen, handleidingen en releasenotes zijn zoveel mogelijk opgenomen in losse artikelen
- artikelen zijn onderverdeeld in categorieën (blokken), gebaseerd op de rol die je hebt in ESIS, of gegroepeerd op inhoud
- veel artikelen zijn voorzien van schermafbeeldingen ter verduidelijking
- via een link in een artikel verwijzen we naar een of meer andere relevante artikelen.
Deze openen in een nieuw tabblad van de browser - een los artikel of een gehele sectie kan je in pdf afdrukken
- onderaan het artikel kan je aangeven of je het nuttig vond
- artikelen kunnen we uitlichten waardoor ze beter opvallen. Zo spelen we makkelijk in op actuele kwesties
- de schermen zijn schaalbaar en passen zich aan je tablet of mobiel aan.
Hoe kom je in de ESIS Help?
- Klik in ESIS op het vraagteken rechts bovenaan in de pagina, naast het envelopje
- Of gebruik de link https://support.rovict.nl/hc/nl
Zo ziet het Startscherm van de nieuwe Help eruit:
- typ in de zoekregel een trefwoord. Resultaten komen al snel in beeld.
- of klik in één van de blokken (categorieën). De secties in dat blok komen in beeld.
Vervolgens klik je een artikel aan.
Hier zie je de categorie Onderwijs, met de secties en artikelen:
Heb je een artikel geopend, dan zie je links op de pagina de overige artikelen in de betreffende sectie, artikelen die ook met het onderwerp te maken hebben.
Daar zit ook een klein printknopje:
Het artikel of de hele sectie kan je afdrukken in een pdf.
Wil je een stapje terug in je zoekproces? Dan kan dat via het kruimelpad (in het voorbeeld hierboven is het kruimelpad ESIS Help > Onderwijs > Leerlingdossiers).
Wanneer je klikt op het vraagteken-icoontje ? dan kom je terug op de startpagina.
Export PGN-lijst
Er zijn regionale initiatieven die willen uitwisselen met OSO. Zij vragen van scholen (een selectie van) leerlingen met hun burgerservice- of onderwijsnummer aan te leveren. Een school kan deze selectie nu aanleveren in een beveiligd zipbestand.
In ESIS is een extra export toegevoegd waarin van een aangegeven selectie leerlingen in Excelformaat de persoonsgebonden nummers (BSN of OWN) meegegeven kunnen worden.
ESIS maakt daarvan een beveiligd zipbestand.
Ga naar Overzichten en Exporten -> Exporteren ->PGN lijst (versleuteld Excelbestand).
Een Regionaal initiatief moet dan wel de mogelijkheid hebben zo’n zipbestand in te lezen. Zij dienen hiervoor contact op te nemen met Rovict.