ESIS kent de volgende ingangen naar overzichten op bovenschools niveau:
- Overzichten en exporten > Dashboard Managementinformatie
- Overzichten en exporten > Overzichten > Management > Management overzichten per school en bovenschools
- Overzichten en exporten > Overzichten > Management > Telling Dossierregistraties-OPP-Langdurig verzuim
- Overzichten en exporten > Overzichten > Management > Referentieniveaus
- Overzichten en exporten > Overzichten > Toetsen > Dwarsdoorsnede historie
- Overzichten en exporten > Exporteren > Prognose inschrijvingen
Dit artikel behandelt de derde.
Het overzicht Telling Dossierregistraties – OPP – Langdurig verzuim toont u een telling per vestiging van de dossierregistraties van het type diagnose, extra ondersteuning en incident en van de ondersteuningsniveaus, ontwikkelingsperspectieven BRON en langdurig relatief verzuim.
Dit overzicht is ontwikkeld voor directies, intern begeleiders en bovenschoolse kwaliteitsmedewerkers om inzicht te krijgen in:
- de veiligheid op de school/scholen op basis van incidentregistraties,
- de zorgzwaarte en -behoeften op de school/scholen op basis van diagnoseregistraties, lopende ontwikkelingsperspectieven en zorg- of ondersteuningsniveaus,
- de verzuimproblematiek op de school/scholen op basis van langdurig relatief verzuim (ongeoorloofd verzuim van >28 dagen).
Hoe maakt u de telling
Ga naar Overzichten en exporten > Overzichten. Onder het kopje Management ziet u onderaan het lijstje met overzichten de link naar de telling. De telling is zichtbaar als het recht Overzichten > Management voor uw rol op ‘Aan’ staat.
Als u de link heeft aangeklikt, komt u in het scherm Selectie.
- U kiest een periode: een schooljaar of een vrij te selecteren periode.
- U kiest een groepering: groep of per leerjaar.
- U geeft aan in welke bestandsformaten ESIS de telling moet maken. In het xlsx-formaat worden de tellingen in één bestand gezet, verdeeld over tabbladen. In het csv-formaat krijgt u per tabblad een apart bestand.
Na <Volgende> wordt de export in het scherm getoond. Deze bestanden kunt u downloaden.
Hebt u een rol op bestuursniveau, dan ziet u de gegevens van alle vestigingen in het overzicht. Hebt u een rol op schoolvestigingsniveau, dan ziet u alleen de gegevens van uw eigen vestiging.
De onderdelen van de telling
Op het eerste tabblad van de telling staat een toelichting. Het bestand bestaat verder uit een telling voor elk van de volgende onderdelen:
- Incidenten
- Diagnoses
- Extra ondersteuning
- OPP
- Ondersteuningsniveau
- Verzuim (langdurig relatief verzuim)
Het bestand bevat tevens de volgende controlelijsten:
- Registraties (bevat incidenten, diagnoses en extra ondersteuning)
- OPP
- Ondersteuningsniveau
- Verzuim (langdurig relatief verzuim)
De controlelijsten tonen de getelde gegevens. In de controlelijsten worden de leerlingnamen niet getoond in verband met de privacy.
Wat leest u in het overzicht: een uitleg bij tellingen
Algemene kolommen
Schoolvestigingnaam
Deze kolom toont de namen van de vestigingen.
BRIN-nummer
In deze kolom wordt het BRIN-nummer met het vestigingsnummer weergegeven.
Groep of Leerjaar
Afhankelijk van uw keuze toont deze kolom de groepsnamen of de leerjaren. Omdat het mogelijk is om een periode langer dan één schooljaar te kiezen, toont de kolom achter de groep of het leerjaar ook het schooljaar. ‘1/2B (2018-2019)’ betekent dus: de groep 1/2B van het schooljaar 2018-2019.
Incidenten, Diagnoses en Extra ondersteuning
Soort incident, extra ondersteuning of diagnose
Voor de dossierregistraties diagnoses, extra ondersteuning en incidenten is er voor elk een afzonderlijk tabblad. De kolom Soort … toont de soort incident, extra ondersteuning of diagnose die geteld is.
De soorten incidenten die medewerkers kunnen kiezen bij het invoeren, kan de applicatiebeheerder of intern begeleider aanpassen in de hulptabel Soort diagnose, Soort extra ondersteuning of Soort incident. Lees meer hierover in de handleiding Inrichten ESIS Dossier en Toetsen.
Aantal registraties in periode
Deze kolom toont het aantal registraties van de betreffende soort. ESIS telt daarbij alle registraties met een Datum aangemaakt in de gekozen periode. De begin- of einddatum (niet verplichte velden) worden in de telling niet betrokken. Een registratie wordt meegeteld, als:
- de Datum aangemaakt valt binnen de gekozen periode;
- de leerling op het moment van Datum aangemaakt een actieve indeling had in een basisgroep.
Voor aantal leerlingen in periode
Deze kolom telt bij hoeveel leerlingen de registraties zijn gemaakt. Als er bijvoorbeeld drie keer een incident van de soort ongeval is aangemaakt in de gekozen periode bij één en dezelfde leerling en verder niet bij andere leerlingen, dan toont deze kolom ‘1’.
Ontwikkelingsperspectieven (OPP)
Aantal leerlingen met een OPP in periode
Deze kolom toont het aantal leerlingen met een OPP in de gekozen periode. Dit wordt bepaald op basis van de velden OPP doorgeven aan BRON in Onderwijs > Leerlingdossiers – Ontwikkelingsperspectief – Uitstroombestemming. De velden zijn ook te bereiken via Leerlingen > Leerlingenadministratie – Inschrijving – Passend Onderwijs.
Een OPP wordt meegeteld, als
- de looptijd van het OPP overlapt met de gekozen periode;
- de looptijd van het OPP overlapt met een actieve indeling van de leerling in een basisgroep.
De looptijd wordt bepaald aan de hand van de OPP datum ingang en de OPP datum einde.
Er wordt slechts één OPP per leerling geteld. Binnen het gekozen tijdvak wordt de laatste OPP-periode opgezocht en alleen die OPP-periode telt mee in de telling.
Ondersteuningsniveau
Ondersteuningsniveau omschrijving
Deze kolom toont de omschrijving van het ondersteuningsniveau.
De ondersteuningsniveaus die medewerkers kunnen kiezen bij het invoeren, kan de applicatiebeheerder of intern begeleider aanpassen in de hulptabel Ondersteuningsniveau. Lees meer hierover in de handleiding Inrichten ESIS Dossier en Toetsen.
Ondersteuningsniveaucode
Deze kolom toont de code van het ondersteuningsniveau.
Aantal leerlingen met dit niveau in periode
Deze kolom telt voor hoeveel leerlingen dit ondersteuningsniveau geldt. Dit wordt bepaald op basis van de ondersteuningsniveaus in Onderwijs > Leerlingdossiers – Ondersteuningsniveau.
Een ondersteuningsniveau wordt meegeteld, als
- de looptijd van het ondersteuningsniveau overlapt met de gekozen periode;
- de looptijd van het ondersteuningsniveau overlapt met een actieve indeling van de leerling in een basisgroep.
De looptijd wordt bepaald aan de hand van de Startdatum en Einddatum.
Er wordt slechts één ondersteuningsniveau per leerling geteld. Binnen het gekozen tijdvak wordt het laatste ondersteuningsniveau opgezocht en alleen dat telt mee in de telling.
Langdurig relatief verzuim
Aantal meldingen langdurig relatief verzuim
Deze kolom toont het aantal meldingen van langdurig relatief verzuim in de module PO Verzuim. Een melding wordt meegeteld, als:
- de Startdatum valt binnen de gekozen periode;
- de leerling op het moment van de Startdatum een actieve indeling had in een basisgroep.
Aantal leerlingen met langdurig relatief verzuim
Deze kolom toont voor hoeveel leerlingen er een melding langdurig relatief verzuim is gedaan in de gekozen periode.
Let op: in de nieuwe versie van PO Verzuim februari 2019 is aan PO Verzuim de status-optie Ingetrokken toegevoegd. De telling kent deze status nog niet en telt ook de ingetrokken LRV-meldingen.
Controlelijsten
In de controlelijsten ziet u terug welke registraties, OPP’s, ondersteuningsniveaus en meldingen langdurig relatief verzuim zijn meegeteld. De namen van de leerlingen worden hierbij niet getoond vanwege de privacy.
De telling kan afwijken van het aantal regels in de controlelijst. Dat komt doordat een ondersteuningsniveau of een OPP niet geteld wordt op basis van één datum, maar van een periode. Stel, dat u een overzicht maakt over de periode van twee schooljaren. In het eerste schooljaar startte het OPP en het heeft nog geen einddatum of de einddatum ligt in het tweede schooljaar. Dan telt het OPP mee voor de groep of het leerjaar van het eerste schooljaar, maar ook in dat van het tweede schooljaar. De controlelijst geeft u in dat geval de aanvullende informatie van de looptijden van de OPP’s.
Ook als een leerling binnen een schooljaar opnieuw is ingedeeld in een andere basisgroep, zal een verdubbeling van de telling voor die leerling optreden als beide indelingen in de gekozen periode vallen.
Vraag uzelf dus altijd eerst goed af, welke informatie u uit de telling wilt halen en bepaal dan de periode- en groeperingselectie.
Met de controlelijsten kunt u ook aanvullende tellingen en analyses uitvoeren.