Vernieuwingen in het Overstapdossier OSO
Selectieve uitlevering
De belangrijkste vernieuwing is gericht op het mogelijk maken van het “selectief uitleveren“ van onderdelen van het dossier. In het kader van de Wet op de Privacy is “Dataminimalisatie” een belangrijk uitgangspunt: gegevens worden alleen toegevoegd aan het dossier wanneer ze relevant zijn.
- In de OSO-gegevensset (‘OSO Dossier’) wordt gewerkt met overstapprofielen. Een overstapprofiel verdeelt de OSO-gegevensset in categorieën (clustering van gegevens).
- Elk overstapprofiel bevat een categorie verplicht (V), optioneel (O) of verboden (X). Standaard worden de gegevens van de categorieën V en O meegestuurd.
Vanaf deze release kunt u ervoor kiezen één of meerdere van de optionele categorieën niet mee te sturen.
- In het dossier zijn metagegevens opgenomen. Het gaat dan om metagegevens als de aanmaakdatum, het LAS waarmee het dossier is aangemaakt, het Overstapprofiel, etc.. In de metagegevens kan de ontvangende school ook zien óf en zo ja welke optionele categorieën niet meegestuurd zijn.
Menu-onderdeel ‘Uitwisseling > OSO-Overstapdossier > Overstapdossier onderhouden’
In ‘Overstapdossier maken’ legt u vast welke gegevens u opneemt in het OSO-dossier.
- De verplichte velden zijn uitgegrijsd en kunt u niet selecteren.
- De optionele velden kunt u (de)selecteren. Standaard zijn alle optionele velden geselecteerd.
- U kunt het aantal schooljaren aangeven waarvan de toetsresultaten worden opgenomen; voor de POVO-overstap is dat maximaal 3 jaar.
In ‘Bijlagen toevoegen’ kunnen uit het leerlingdossier bijlagen worden toegevoegd aan het OSO Overstapdossier. Ook documenten die op het netwerk, pc of ander medium staan, kunnen worden toegevoegd.
Zodra een bijlage is toegevoegd, verschijnt hiervan een melding in de metadata van het dossier. Wanneer later de bijlage weer wordt verwijderd, dan verschijnt er wederom een melding van in de metadata van het dossier.
Status en foutmeldingen
Door met de cursor op de statusmelding van een dossier te gaan staan, verschijnt er een pop-up met een toelichting op de melding.
Dat is ook het geval wanneer in het proces van het uitwisselen of aanmaken van een OSO Dossier een fout of uitzondering optreedt. In de popup vindt u een toelichting en een advies voor de vervolghandeling.
Bewaartermijn Dossierverzoeken
In deze release is de bewaartermijn voor Dossierverzoeken ingesteld op 6 (kalender-)maanden of tot het einde van het OSO'17 'seizoen' (juni/juli 2018). Voorheen was dit 3 maanden.
Aanpassingen
- Bijlagen Toevoegen: Als bij het toevoegen van een document er in het veld ‘omschrijving’ niets is ingevuld, dan wordt nu bij de omschrijving niet meer het volledige pad naar het document weergegeven, maar alleen de ‘Bestandsnaam’ opgenomen. U kunt daarna de omschrijving eventueel nog wijzigen.
- Indien een school meerdere locaties heeft met een verschillend adres, kan bij het aanmaken van een OSO Dossier nu een keuze gemaakt worden tussen de bezoekadressen van de verschillende locaties. Deze gegevens zijn inzichtelijk in het OSO Dossier dat klaargezet wordt.