In de automatische koppeling met Basispoort zullen de volgende gegevens uitgewisseld worden:
Vestiging:
Schooljaar
BRINnummer
Vestigingsnummer
Groepen:
EDEX-code van de groep
Groepscode
Groepsomschrijving
Leerlingen:
Achternaam
Voorvoegsel
Roepnaam
Geslacht
Geboortedatum
Groep
Leerjaar
Medewerkers:
Achternaam
Voorvoegsel
Roepnaam
E-mailadres
Groepen
Voorbereiding:
- Controleer of uw BRINnummer en vestigingscode in ESIS dezelfde zijn als waarmee uw school(locatie) bij DUO CFI geregistreerd staat. Zo ja, dan hoeft u niets te doen. Zo nee, kijk in de handleiding en FAQ van Basispoort wat hiervan de consequentie is.
- Heeft uw locatie een eigen schooladministratie? Of deelt u één administratie samen met een andere locatie? In het laatste geval hoeft u de koppeling maar op één locatie aan te zetten. Zie de handleiding en FAQ van Basispoort.
- Controleer of alle groepen in het huidige schooljaar een unieke EDEX-code hebben in ESIS (Inrichten > Groepen en onderwijssoorten – Groep via knop <Wijzigen> naar scherm Groep detail). Zo niet, vul in deze pagina het veld EDEX-code in.
- Controleer of alle groepsleerkrachten – die een actieve aanstelling hebben in ESIS- aan een groep gekoppeld zijn. Zo niet, koppel deze groepsleerkrachten dan alsnog aan een groep in ESIS.
- Controleer of de medewerkers die u als begeleider van de groep mee wil sturen naar Basispoort het vinkje bij EA (externe applicaties) aan hebben staan.
- Controleer of alle actieve leerlingen (= status Ingeschreven of Ingedeeld) in ESIS aan een basisgroep gekoppeld zijn. Zo niet, bepaal of dit juist is of dat de leerling toch nog gekoppeld moet worden aan een basisgroep.
- Controleer of actieve medewerkers – die een taakstelling hebben in ESIS – maar één keer ingevoerd zijn bij Overig > Medewerkers. Indien dit niet zo is, pas dit dan aan.
- Het e-mailadres van de medewerker wordt als volgt bepaald:
- ESIS heeft bij Overig > Medewerkers – Medewerker extra de radiobutton aangevinkt bij het e-mailadres dat hier bij de medewerker is vermeld. Indien de medewerker meerdere e-mailadressen heeft, dan staat de radiobutton Basisp. aangevinkt bij het e-mailadres met het hoogste ID. Controleer of bij het gewenste e-mailadres de radiobutton is aangevinkt.
- Indien u een nieuw e-mailadres opgeeft bij een medewerker (Modules > Medewerkers – Medewerker extra), dan vinkt u de radiobutton in kolom Basisp. aan achter het e-mailadres dat gebruikt wordt voor de koppeling met Basispoort.
- Op deze manier wordt bij de 1e uitwisseling met Basispoort het juiste e-mailadres uitgewisseld.
Let op: Alleen de medewerkers met een actieve aanstelling op de vestiging worden uitgewisseld met Basispoort.
Let Op!!
Mocht u al actief zijn geweest in Basispoort, dan is het van belang dat u controleert of het e-mailadres waarmee een leerkracht nu inlogt bij Basispoort, ook het e-mailadres is dat u in ESIS heeft ‘aangevinkt’. Mocht dat niet het geval zijn, dan dient u dit in ESIS te corrigeren, voordat u de automatische koppeling bij Basispoort aanzet.
Mocht u dit niet doen, dan wordt er bij Basispoort een nieuw ID aangemaakt voor deze leerkracht met het ‘nieuwe’ e-mailadres. Op dat adres ontvangt de leerkracht dan een (nieuwe) activatielink (en is het ‘oude e-mailadres direct gedeactiveerd voor inlog bij Basispoort).
Voor meer informatie over Basispoort verwijzen we naar de Helppagina van Basispoort. Hier vindt u behalve de handleiding ook de antwoorden op veel gestelde vragen.
Let Op!!
De kolom EA bepaalt enkel of een medewerker als begeleider van deze groep wordt doorgegeven aan o.a. Basispoort. Niet of de medewerker überhaupt meegestuurd wordt.
