In de automatische koppeling met Basispoort zullen de volgende gegevens uitgewisseld worden:
Vestiging:
Schooljaar
BRINnummer
Vestigingsnummer
Groepen:
EDEX-code van de groep
Groepscode
Groepsomschrijving
Leerlingen:
Achternaam
Voorvoegsel
Roepnaam
Geslacht
Geboortedatum
Groep
Leerjaar
Medewerkers:
Achternaam
Voorvoegsel
Roepnaam
E-mailadres
Groepen
Voorbereiding:
- Controleer of uw BRINnummer en vestigingscode in ESIS dezelfde zijn als waarmee uw school(locatie) bij DUO CFI geregistreerd staat. Zo ja, dan hoeft u niets te doen. Zo nee, kijk in de handleiding en FAQ van Basispoort wat hiervan de consequentie is.
- Heeft uw locatie een eigen schooladministratie? Of deelt u één administratie samen met een andere locatie? In het laatste geval hoeft u de koppeling maar op één locatie aan te zetten. Zie de handleiding en FAQ van Basispoort.
- Controleer of alle groepen in het huidige schooljaar een unieke EDEX-code hebben in ESIS (Inrichten > Groepen en onderwijssoorten – Groep via knop <Wijzigen> naar scherm Groep detail). Zo niet, vul in deze pagina het veld EDEX-code in.
- Controleer of alle groepsleerkrachten – die een actieve aanstelling hebben in ESIS- aan een groep gekoppeld zijn. Zo niet, koppel deze groepsleerkrachten dan alsnog aan een groep in ESIS.
- Controleer of alle actieve leerlingen (= status Ingeschreven of Ingedeeld) in ESIS aan een basisgroep gekoppeld zijn. Zo niet, bepaal of dit juist is of dat de leerling toch nog gekoppeld moet worden aan een basisgroep.
- Controleer of actieve medewerkers – die een taakstelling hebben in ESIS – maar één keer ingevoerd zijn bij Overig > Medewerkers. Indien dit niet zo is, pas dit dan aan.
- Het e-mailadres van de medewerker wordt als volgt bepaald:
- ESIS heeft bij Overig > Medewerkers – Medewerker extra de radiobutton aangevinkt bij het e-mailadres dat hier bij de medewerker is vermeld. Indien de medewerker meerdere e-mailadressen heeft, dan staat de radiobutton Basisp. aangevinkt bij het e-mailadres met het hoogste ID. Controleer of bij het gewenste e-mailadres de radiobutton is aangevinkt.
- Indien u een nieuw e-mailadres opgeeft bij een medewerker (Modules > Medewerkers – Medewerker extra), dan vinkt u de radiobutton in kolom Basisp. aan achter het e-mailadres dat gebruikt wordt voor de koppeling met Basispoort.
- Op deze manier wordt bij de 1e uitwisseling met Basispoort het juiste e-mailadres uitgewisseld.
Let op: Alleen de medewerkers met een actieve aanstelling op de vestiging worden uitgewisseld met Basispoort.
Let Op!!
Mocht u al actief zijn geweest in Basispoort, dan is het van belang dat u controleert of het e-mailadres waarmee een leerkracht nu inlogt bij Basispoort, ook het e-mailadres is dat u in ESIS heeft ‘aangevinkt’. Mocht dat niet het geval zijn, dan dient u dit in ESIS te corrigeren, voordat u de automatische koppeling bij Basispoort aanzet.
Mocht u dit niet doen, dan wordt er bij Basispoort een nieuw ID aangemaakt voor deze leerkracht met het ‘nieuwe’ e-mailadres. Op dat adres ontvangt de leerkracht dan een (nieuwe) activatielink (en is het ‘oude e-mailadres direct gedeactiveerd voor inlog bij Basispoort).
Voor meer informatie over Basispoort verwijzen we naar de Helppagina van Basispoort. Hier vindt u behalve de handleiding ook de antwoorden op veel gestelde vragen.