Bestuur - School - Vestiging

In de structuur van ESIS legt u de structuur vast waaruit uw organisatie bestaat. U geeft aan uit welke besturen, scholen, vestigingen en locaties uw organisatie bestaat.
Deze structuur bestaat uit de volgende onderdelen:

• Eenheden
• Besturen
• Scholen
• Vestigingen
• Locaties

De meeste van deze onderdelen maken ook deel uit van de autorisatie die u in ESIS kunt regelen. De locaties zijn hier een uitzondering op. U kunt gebruikers niet autoriseren tot op het niveau van locaties. De locaties in ESIS maken geen deel uit van de autorisatiestructuur. Zie ook de achtergrond informatie over autorisatie.

Hierbij wordt er vanuit gegaan dat in een eenheid (lees database) een of meerdere besturen kunnen worden beheerd. Vervolgens kunnen onder een bestuur een of meerdere scholen worden beheerd, die op hun beurt weer bestaan uit vestigingen met locaties waar les wordt gegeven.
Pas wanneer u een geldige licentie heeft ingevoerd, kunt u een school met bijbehorende vestiging aanmaken.

Bij de diverse onderdelen van de structuur kan worden aangegeven of deze ook gebruik wil maken van de mogelijkheden om gegevens te delen met andere entiteiten in de structuur.
De theoretische mogelijkheid bestaat dat er meerdere eenheden in dezelfde database zitten. In de praktijk zal dit meestal niet het geval zijn.

Elementen kunnen niet verwijderd worden uit de structuur. Wel kunnen ze op “vervallen” gezet worden, als ze niet meer in gebruik zijn.

Door de gegevens in een hiërarchische structuur te plaatsen, wordt direct duidelijk hoe de verhouding is tussen de besturen, scholen ( met hun vestigingen) en locaties.

Eenheid

Het aanmaken van de structuur begint met het aanmaken van een eenheid waaronder de rest van de organisatie beschreven wordt.
(Bestuur, school, vestiging/locatie)

IP restricties
Bij het aanmaken van een Eenheid is het mogelijk om IP adressen van de gebruikers aan te geven. Hiermee kan aangegeven worden welke computers toegang hebben tot de gegevens onder die eenheid in ESIS. Of er daadwerkelijk van IP restricties gebruik gemaakt wordt, hangt van de instelling hiervoor. Lees hiervoor meer onder “instellingen”.

Bestuur

In dit onderdeel worden de besturen beheerd in de (organisatie) structuur van ESIS.

Een bestuur wordt in de praktijk als de toplaag binnen de hiërarchie van de applicatie gezien. Het is mogelijk dat gebruikers rechten hebben op meer dan een bestuur.
Onder de eenheid kunnen een of meer besturen gedefinieerd worden. De gebruiker ziet de bestaande eenheden staan en maakt dan de keuze -besturen toevoegen.

• Bestuursnummer Dit veld bevat 5 posities en is een uniek nummer per bestuur.
• Bestuursnaam Dit veld is een unieke omschrijving binnen de eenheid.
• Korte naam bestuur In dit veld kunt u een korte naam van het bestuur omschrijven. 20 posities maximaal

Bij het aanmaken van een bestuur wordt de tabel met rollen automatisch gevuld met de standaard Rovict rollen.

School

Een school is altijd onderdeel van een bestuur. Per bestuur wordt geregistreerd welke scholen onder dit bestuur vallen, wat hun BRIN nummers zijn en wat hun officiële naam is. Per school wordt later aangegeven welke (neven) vestigingen bij de school horen.
De school is de formele definitie van het BRIN nummer. Deze bevat alleen officiële gegevens als naam, BRINnummer etc. In de definitie van de school worden geen “praktische” zaken opgenomen als bijvoorbeeld het adres.

Bij een school zijn de volgende gegevensvelden van belang:

• Schoolsoort: Via de keuzelijst schoolsoorten kan een schoolsoort gekoppeld worden aan de school. In uitzonderlijke gevallen kan een school meerdere ‘soort schoolsoorten’ omvatten. De schoolsoort die hier opgegeven wordt, heeft invloed op de onderwijssoorten (dus uw onderwijsaanbod) dat u aan kunt maken. Bijvoorbeeld: wanneer u in dit veld de schoolsoort SO opgeeft, dan kunt u alleen onderwijssoorten voor Speciaal Onderwijs aanmaken. Wanneer u aan een school de schoolsoort SO of VSO toekent, moet u ook een uitsplitsing maken naar schooltype (REC 1 t/m REC 4).
• Logo: U kunt een logobestand aangeven bij de school. Dit logo wordt afgebeeld in de menubalk van ESIS wanneer u op schoolniveau bent ingelogd en afgedrukt op overzichten.

Vestiging/Locatie

Vestiging
Onder vestigingen worden alle officieel erkende vestigingen van de school geregistreerd. Iedere school heeft in ieder geval een vestiging 00, omdat iedere school in ieder geval uit een hoofdvestiging bestaat.
Naast deze hoofdvestiging kunnen nog andere vestigingen aangemaakt worden.

Aanleverpunt IBG
In dit veld vult u het nummer in van het aanleverpunt dat voor deze vestiging geldig is. Dit nummer wordt op verschillende momenten in de communicatie tussen vestiging en DUO gebruikt. Rovict adviseert om een aanleverpunt aan te vragen voor elke vestiging waar u een zelfstandige administratie voert.

Inspectielocatie
Een vestiging kan een zogenaamde Inspectielocatie zijn. U kunt dit aangeven met de keuzeoptie. Als een vestiging een inspectielocatie is dan dient aangegeven te worden van welke vestiging (meestal 00) deze inspectielocatie onderdeel van is. U kunt in ESIS werken met een inspectielocatie als zelfstandige vestiging. In de PGN scan en de Bron uitwisseling worden de gegevens van de hoofdvestiging meegenomen.

Locatie
De locaties van de school zijn de feitelijke gebouwen waarin les wordt gegeven en die fysiek echt bestaan. Onder de vestiging worden de fysieke locaties aangemaakt.
Wanneer er officiële stukken afgedrukt worden vanaf een locatie, dan staan daar altijd de adresgegevens en personeelsgegevens op van de betreffende locatie.

Deze adresgegevens en personeelsgegevens (Naam en functie van degene die tekenbevoegd is) kunt u invullen door op Toevoegen te klikken. U vult alle gegevens in en slaat deze op door op te klikken.

Mocht u een reeds ingevuld gegeven willen wijzigen dan klikt u op Wijzigen. U kunt het gegeven verwijderen door deze te selecteren en middels te verwijderen. Daarna vult u hier het juiste gegeven in en slaat deze op door te klikken op .