Achtergrond
ESIS heeft een Absentenregistratie, waarin de school de afwezigheid van leerlingen kan registreren en kan communiceren over de afwezigheid van leerlingen conform de eisen van de leerplichtwet 1969. De absenties kunnen op individueel-, groeps- en schoolniveau in beeld worden gebracht. Gegevens met betrekking tot absenties worden door diverse andere programmaonderdelen gebruikt (bv. Dossier).
Het registreren van afwezigheid is alleen wettelijk verplicht bij leerlingen die leerplichtig zijn en ingeschreven zijn op een bekostigde schoolsoort.
Absentie-invoer kan uitgevoerd worden door een centraal persoon (conciërge, administratieve kracht) en/of door de groepsleerkracht.
Zie ook: Stappenplan Verzuimmeldingen
Voorbereiding
- Voordat u de absenten op een juiste manier kunt gaan invoeren, is het van belang dat bij de onderwijssoorten/groepen in de jaarplanning de lestijden goed zijn aangegeven. Wanneer u daar aangeeft dat de woensdagmiddag geen les is, wordt dit ook niet getoond in het absentenoverzicht.
In het Jaarplan kunt u de vakanties en vrije dagen opgeven. Deze worden verwerkt op absentie-invoerschermen en op enkele absentieoverzichten.
Zie: Jaarplanning, lestijden en lesroosters - De absentiecodes worden ingesteld in een hulptabel:
Menu > Inrichten > Hulptabellen > Hulptabellen Absenties
De Instellingen voor de absentie vindt u via Menu > Inrichten > Instellingen
Zie: Hulptabellen en Instellingen Absentie.
Absenten invoeren
Selecteren van een groep
Het invoeren van absentiemeldingen gaat per groep. U begint met het selecteren van de groep waarvoor u absentiemeldingen wilt invoeren.
Invoer absentiemeldingen
In het absentiescherm kunt u een of meerdere cellen aanklikken. Onderaan het scherm geeft u aan welke absentiereden er op de selectie toegepast moet worden. De aangemaakte absentiemeldingen hebben een bereik van het geselecteerde dagdeel / dagdelen waarvan de cellen zijn aangeklikt. Op deze manier kunt u:
- van 1 leerling 1 dagdeel verzuim opgeven
- van 1 leerling meerdere dagdelen verzuim opgeven
- van meerdere leerlingen 1 of meer dagdelen verzuim opgeven.
Na het selecteren van een aantal cellen (door ze aan te klikken), kiest u een absentiereden in het veld absentiereden. Deze reden wordt vervolgens toegepast op alle geselecteerde cellen. Wanneer u voor één leerling meerdere cellen heeft aangeklikt, dan worden deze samen als één absentiemelding gezien. De eerste cel geldt dan als begindagdeel van de absentie, de laatste cel als einddagdeel van de absentie.
Muteren van absentiemeldingen
Door op een absentiemelding te klikken, opent er een nieuw venstertje waarin de gegevens van de absentiemelding bewerkt kunnen worden.
Gegevens per melding
Voor iedere absentiemelding kunnen onder andere de volgende gegevens opgegeven worden:
- Begindatum
Datum waarop de leerling als afwezig wordt gemeld. - Einddatum
Datum waarop de leerling weer aanwezig is. Wanneer een absentie langer duurt dan het geselecteerde dagdeel in het invoerscherm, dan kunt u op deze manier de einddatum van de absentiemelding aanpassen.- In het systeem wordt rekening gehouden met weekenden, vrije dagen en vakanties. Vrije dagen worden in het lichtblauw aangegeven in het absentieoverzichtsscherm.
- Een absentie waarvan de periode doorloopt over deze vrije dagen, wordt gezien als één melding. Bijv. een ziekmelding van donderdag t/m dinsdag is één melding. Absentiemeldingen kunnen de grens van het schooljaar niet overschrijden.
- De begin- en einddatum van de absentiemelding van een leerling mag niet overlappen met de begin- en einddatum van een andere absentiemelding van dezelfde leerling.
- Toelichting
Per absentiemelding is een toelichting mogelijk. - Reden
U moet een reden opgeven bij een absentiemelding. De hulptabel met absentieredenen kan door de school onderhouden worden. Absentieredenen kunnen onderverdeeld worden in 3 soorten, die elk met een eigen kleur in het absentieoverzichtsscherm weergegeven worden:- Geoorloofd = groen
- Ongeoorloofd = rood
- Ziek = geel
- Verzuimtijd per dagdeel:
In de hulptabel met absentieredenen kan per reden aangegeven worden of voor die reden de verzuimtijd in minuten opgegeven moet worden. Als dit voor deze reden nodig is, dan kan in dit veld aangegeven worden hoeveel minuten per dagdeel bij deze melding geteld moeten worden.
Verzuimsignalen
- Een leerling kan een signaal krijgen conform de signaalinstellingen van de Absentie.
Wanneer een vooraf ingestelde normabsentie (zie Instellingen Absentie) is overschreden, dan verschijnt na het klikken op de knop
een signaal in de vorm van een ! bij deze leerling.
In deze video laten wij het gebruik van de absentiemodule zien.