Verzenden naar BRON

Vanuit ESIS kunt u leerlinggegevens verzenden naar BRON. Het gaat hierbij om leerlingen die in ESIS zijn ingeschreven en ingedeeld,

• maar nog niet zijn verzonden naar BRON
• om mutaties in leerling- of inschrijvingsgegevens
• om uitschrijfgegevens.

Vanuit het BRON startscherm klikt u op Verzenden.

U komt in het scherm waar u vier keuzemogelijkheden heeft:

Voor al deze vier selectiemethoden selecteert u leerlingen via het scherm Leerlingen selecteren.
Dit scherm toont boven de lijst met leerlingnamen een alfabetische paginering. Op deze manier kunt u makkelijker de leerlingen selecteren waarvoor u BRON berichten wilt verzenden.
De alfabetische paginering laat de eerste twee letters zien van de achternaam van de eerste leerling op de pagina.

1. ESIS selecteert automatisch leerlingen voor verzending

Als u deze optie selecteert, komt u in het Leerling Selectie scherm. Alle leerlinggegevens die volgens ESIS in aanmerking komen voor verzending, worden nu getoond. ESIS heeft de leerlingen aangevinkt waarvan ESIS bepaald heeft dat deze verzonden moeten worden. Leerlingen van wie  de inschrijfdatum ligt na de datum waarop verzonden wordt naar BRON, worden niet meer aangevinkt door ESIS. Dit is om te voorkomen dat leerlinggegevens naar BRON worden verstuurd als nog niet zeker is dat deze leerlingen daadwerkelijk op uw school komen.
Achter de namen van de leerlingen worden de Inschrijfdatum, de eventuele laatste verzenddatum (Laatst verzonden), de Laatste Verzendstatus en de huidige BRON-status getoond.

Een leerling kan de volgende terugkoppelstatussen (Laatste Verzendstatus) hebben:

• Afgekeurd: De leerling heeft een afkeuring die nog opgelost moet worden. Dit is onafhankelijk van de huidige BRON-status. Ga naar de leerling in de leerlingadministratie en kijk bij BRON-historie wat de afkeuring inhoudt en los deze op. Vervolgens wisselt u de leerling nogmaals uit met BRON.
• Goedgekeurd: De leerling is goedgekeurd. Er is geen verdere handeling nodig, totdat er weer een wijziging in de gegevens van deze leerling plaatsvindt. De huidige BRON-status toont ingeschreven.
• Wacht op terugkoppeling: De leerling is verstuurd naar BRON, maar nog niet terug-ontvangen. Door middel van de knop Ontvangen in het BRON-startscherm kunt u kijken of de leerling teruggekoppeld wordt.
• Nog nooit verzonden: De leerling is nog nooit naar BRON verzonden.
• Spontane terugkoppeling: BRON heeft informatie bij deze leerling teruggekoppeld, zonder dat de leerling verstuurd is naar BRON. Ga naar de leerling in de leerlingadministratie en kijk bij de BRON-historie wat de melding inhoudt en los deze op. Vervolgens wisselt u de leerling nogmaals uit met BRON.

En een leerling kan de volgende Huidige BRON-status hebben:

• Geen: de leerling is nog nooit uitgewisseld met BRON.
• Afkeur melding inschrijving: De leerling heeft een afkeuring, die nog opgelost moet worden. Ga naar de leerling in de leerlingadministratie en kijk bij BRON-historie wat de afkeuring inhoudt en los deze op. Vervolgens wisselt u de leerling nogmaals uit met BRON.
• Ingeschreven: de leerling staat geregistreerd in BRON.
• Uitgeschreven: de leerling staat in BRON niet meer geregistreerd als ingeschreven op uw school.
• Dubbele inschrijving: de leerling heeft ook nog een inschrijving op een andere school. Kijk bij de BRON-historie van de leerling, open de XML en kijk welke school deze leerling ook heeft ingeschreven. Neem eventueel contact op met deze school.
• Geïdentificeerd: de leerling is positief geïdentificeerd door BRON, maar nog niet in BRON geregistreerd. Om de leerling te registreren, moet deze nogmaals uitgewisseld worden met BRON.

U controleert de statussen, kiest de leerlingen om te versturen en klikt op de knop . U komt in het Leerlingencontrole-scherm. U kunt hier via de knop Afdrukken een lijst afdrukken met de leerlingen die u wilt versturen.

In het controlescherm worden alle leerlingen getoond die u op de vorige pagina heeft geselecteerd. Voordat de leerlingegegevens daadwerkelijk verzonden worden, vindt er eerst een controle plaats of de gegevens van deze leerlingen voldoen aan de voorwaarden die zijn gesteld aan het verzendproces. Deze controle kan controlesignalen en afkeuringen opleveren. Leerlinggegevens die een afkeuring opleveren, kunnen niet verstuurd worden naar BRON.

Per leerling wordt aangegeven hoe de controles voor deze leerling zijn verlopen. Aangegeven wordt of het mogelijk is om de leerlinggegevens te versturen. Bovenaan het scherm wordt vermeld hoeveel signalen er bij de controle in totaal zijn gevonden en van hoeveel leerlingen de gegevens verstuurd zullen worden, als er op dat moment geen aanpassingen meer gedaan worden in de leerlinggegevens.

Bij de leerlinggegevens die niet verstuurd kunnen worden, wordt aangegeven om welke reden dat het geval is. Achter iedere leerling worden de geconstateerde signalen vermeld. Door te klikken op de knop bij deze signalen, krijgt u een uitgebreidere toelichting per signaal. Wanneer de tekst van deze toelichting te lang is om in het scherm af te beelden, kunt u deze volledig in beeld krijgen door met uw muis over de signaaltekst te gaan. Dit levert een zogenaamde “tooltip” op met daarin de volledige tekst.

Wanneer u onderin het scherm op de Afdrukken-knop klikt, verschijnt een uitgebreider verslag van het controleproces. In dit verslag staan alle leerlingen met detailgegevens vermeld. Leerlinggegevens die niet door de controles heen komen, worden niet verstuurd.

Indien bij de afkeuring van leerlinggegevens vaak dezelfde foutcode (=signaal) voorkomt, dan kan er sprake zijn van een structureel probleem in de inrichting van ESIS of in de manier waarop u de leerlinggegevens geregistreerd heeft.

Door op de knop te klikken, worden de goedgekeurde leerlinggegevens verzonden naar het Verzenden Bevestigen-scherm.

 

Klik op . U komt in het scherm waar u het verzenden kunt bevestigen.

 

U heeft 4 keuzes in het dropdown-venster:

• Identificatieverzoek: Een verzoek aan BRON om meer gegevens te verkrijgen over de leerling, bv. BRP-gegevens of een BSN-nummer.
• Melding inschrijving: Dit gebruikt u bij alle wijzigingen bij een leerling die van belang zijn voor BRON, dus ook bij het uitschrijven van een leerling of het doorgeven van de Verplichte Eindtoets.
• Verwijdering inschrijving: Als de leerling toch niet verstuurd hoefde te worden naar BRON, dan gebruikt u Verwijdering inschrijving.
• Wijziging inschrijfdatum: De inschrijfdatum van een leerling is aangepast in ESIS en u meldt dit aan BRON. Dit voorkomt de melding van dubbele inschrijving.

Als u klikt op dan wordt de leerling verstuurd naar BRON. U komt dan bij het Verzendresultaat. 

Achter iedere leerling wordt de verzendstatus na afloop van het verzendproces vermeld. Er wordt ook een XML-knop afgebeeld. XML is een bestandstype zoals .txt of .doc. In dit bestand staat de informatie die naar BRON is gestuurd. Bij de registratieoverzichten staat alleen bij het meest recente bericht de XML.

Het XML-bericht wordt automatisch vergeleken met de gegevens die in het bezit zijn van BRON. Wanneer de gegevens van een leerling nog niet aanwezig zijn in de BRON-database, dan krijgt u een melding retour dat de leerling positief geïdentificeerd is. Deze melding krijgt u niet per omgaande. Als u op een later tijdstip het BRON Startscherm opent, dan controleert ESIS of BRON of u op een eerder door u verzonden bericht heeft gereageerd. Als dat zo is, wordt u geadviseerd eerst op Ontvangen te klikken.

Wanneer u klikt op de XML-knop, dan wordt dit bestand geopend en kunt u dit bestand afdrukken.
U kunt het bestand ook opslaan door met de rechter muisknop de XML-knop aan te klikken en voor Opslaan als te kiezen. U kunt dan zelf een bestandslocatie kiezen om het bestand op te slaan.

Door op te klikken keert u terug in het BRON-startscherm.

2. Zelf selecteren van Leerlingen

Als u deze optie selecteert, toont ESIS u alle aanwezige leerlingen. U kunt zelf inschrijvingen selecteren die u wilt verzenden.
U kunt hier bijvoorbeeld een selectie maken op leerlingen met verzendstatus Afgekeurd en/of Spontane terugkoppeling. U krijgt dan een overzicht van leerlingen die aan deze selectie voldoen. Om deze leerlingen bekostigd te krijgen, moet u de signalen bij deze leerlingen oplossen. Daarna kunt u deze leerlingen opnieuw verzenden naar BRON.

Vink de checkbox aan voor iedere leerling die u wilt selecteren. De leerlingen staan in alfabetische volgorde. Wanneer u de checkbox voor de kolomkop PGN aanvinkt, dan selecteert ESIS voor u alle leerlingen in één keer.

Na het selecteren van de gewenste leerlingen, klikt u op om naar het leerlingencontrolescherm te gaan. Klik op . U komt op het scherm waar u het verzenden kunt bevestigen. Als u klikt op dan wordt de leerling verstuurd naar BRON. Door op te klikken, keert u terug op het BRON-startscherm.

3. Bekostigingsgegevens opvragen

Via de BRON-koppeling geeft u aan DUO door welke leerlingen zijn ingeschreven met de bedoeling om deze leerlingen bekostigd te krijgen. U ontvangt van BRON de terugkoppeling dat de gegevens akkoord zijn. Dat wil nog niet zeggen dat de bekostiging in orde is.
Via Mijn BRON van DUO kunt u rechtstreeks bij DUO kijken hoeveel leerlingen bekostigd worden op een peildatum. U kunt echter niet zien welke leerlingen dat zijn.
Vanaf nu kunt u met de BRON-koppeling in ESIS uw bekostigingsgegevens op leerlingniveau opvragen bij DUO. Hiermee wordt het mogelijk om de leerlingadministratie in ESIS één op één te vergelijken met de bekostigingsgegevens die DUO van de vestiging heeft.

DUO zet 2 keer per week een nieuw overzicht met bekostigingsgegevens klaar in BRON. Vervolgens kunt u het overzicht via ESIS opvragen bij BRON. Op het bekostigingsoverzicht staat tot welke datum de gegevens door DUO zijn bijgewerkt.

U kunt het overzicht met bekostigingsgegevens handmatig opvragen.
Om de bekostigingsgegevens van DUO actueel te houden in ESIS, vraagt ESIS bij de eerste BRON-uitwisseling van de maand automatisch het overzicht met bekostigingsgegevens van DUO bij BRON op. Dus indien u als eerste uitwisseling van een maand de optie kiest om leerlingen te verzenden naar BRON, dan verstuurt ESIS automatisch de aanvraag voor het overzicht met bekostigingsgegevens mee. Wanneer u vervolgens de BRON-gegevens gaat ontvangen, ontvangt u tevens het overzicht met bekostigingsgegevens.

4. Registratie-overzicht opvragen

Een registratie-overzicht is een overzicht van alle leerlingen met daarbij de informatie per leerling hoe deze is geregistreerd bij BRON.

U kunt een registratieoverzicht opvragen voor uw hele school op een bepaalde peildatum.

Selecteer de peildatum die u wilt gebruiken.

Als u op de knop klikt, opent het Verzenden Bevestigen-scherm.

Om een registratie-overzicht terug te krijgen van BRON, klikt u op de knop Ontvangen.

Het registratie-overzicht kunt u na ontvangst opvragen via het BRON-startscherm. U klikt op afdrukken achter BRON Ontvangstoverzicht.

Bij Berichtsoort kiest u voor Registratieoverzichten.

Periodieke opruiming registratieoverzichten

Rovict voert periodiek een opruiming uit in de BRON-berichten om de omvang van de gegevensbestanden te beperken. Deze opruiming heeft betrekking op de registratie-overzichten en de XML-berichten die per leerling zijn opgeslagen.

Indien u registratieoverzichten van een bepaald moment (b.v. voor of na de jaarovergang) wilt bewaren, is het verstandig het registratie-overzicht op dat moment elektronisch (als pdf) op uw netwerk op te slaan.
U kunt echter ook op elk gewenst moment een registratie-overzicht opvragen met een bepaalde peildatum, dus de status van een bepaalde datum.