Handelingen die nodig zijn als u voor de eerste keer de koppeling tussen ESIS en VVE-UP wilt starten en gegevens wilt aanleveren.
- Toegang tot de VVE-UP-module in ESIS –> Regelen welke gebruiker toegang heeft tot deze module.
- Vestiging –> Aangeven of de vestiging deelneemt aan VVE-UP-uitwisseling.
- Groepen –> Aangeven welke groepen deelnemen aan VVE-UP-uitwisseling.
- Leerlingen per groep matchen –> Een hele groep (gelijktijdig) matchen.
- Niet gematchte leerlingen matchen –> Onzekere matches handmatig matchen.
- Handmatig een Aanlevering doen –> Gegevens m.b.t. groepen en leerlingen aanleveren.
- Mededelingen opvragen –> De volgende dag kunnen deze mededelingen over de aanlevering opgevraagd worden. U checkt of er bijzonderheden gemeld worden door VVE-UP.
- Acties uitvoeren n.a.v. Mededeling –> Indien nodig in ESIS gegevens aanpassen.
En daarna?
Na deze initiële handelingen wikkelt ESIS acties automatisch af. De VVE-UP-module verstuurt automatisch:
- Een matching van alle peuters en kleuters in VVE-UP-groepen,
- Een aanlevering
- Opvragen van mededelingen bij VVE-UP.
U moet zelf nog wel de volgende handelingen handmatig uitvoeren:
| Wat | Waar |
|---|---|
| Leerling in- of uitschrijven | ESIS leerlingadministratie (Leerlingen> Leerlingenadministratie) |
| Leerling indelen in groep | ESIS leerlingadministratie (Leerlingen > Leerlingenadministratie) |
| Leerlinggegevens aanpassen (indien nodig) | ESIS leerlingadministratie (Leerlingen > Leerlingenadministratie) |
| Controleren of nieuwe leerlingen gematcht kunnen worden | VVE-UP-module (Uitwisselen > VVE-UP-uitwisseling > Gegevens van de leerlingen - Leerlingen) |
| Controleren of aanleveringen goed verstuurd worden | VVE-UP-module (Uitwisselen > VVE-UP-uitwisseling > Gegevens van de vestiging - Gegevens aanleveren) |
| Mededelingen opvragen en zonodig actie ondernemen | VVE-UP-module (Uitwisselen > VVE-UP-uitwisseling > Gegevens van de vestiging - Mededelingen opvragen) |
| Na een Jaarovergang opnieuw opgeven welke groepen deelnemen aan VVE-UP | VVE-UP-module (Uitwisselen > VVE-UP-uitwisseling > Gegevens van de groepen - Overzicht) |
Autorisatie
De volgende standaard of afgeleide rollen in ESIS hebben toegang tot de VVE-UP-module:
- Administrateur
- Applicatiebeheer
- Interne begeleider
- Supervisor
Indien een andere rol toegang moet krijgen tot de VVE-UP-module in ESIS, dan kan dit door de eigenaar van een rol (bestuur of vestiging) desgewenst aan te passen bij Inrichten > Gebruikers en rollen.
Benodigde gegevens van VVE-UP
Om de koppeling te activeren dient u in de VVE-UP-module in ESIS de VVE-UP-BRINcode, Gebruikersnaam en Wachtwoord in te vullen. Deze gegevens ontvangt u van VVE-UP.
Voor vragen met betrekking tot inloggegevens verwijzen we u naar de helpdesk van VVE-UP: info@vveupsupport.nl en de supportsite www.vveupsupport.nl. U kunt bij de VVE-UP helpdesk ook terecht voor vragen over het proces van het doen van aangiften, het matchen etc.