Vanaf augustus 2022 stuurt ESIS de RIO*-opleidingsgegevens mee in de uitwisseling met ROD**. Het gaat hier om de ‘Onderwijsaanbiedercode’ en de ‘Onderwijslocatiecode’. DUO stelt deze gegevens nog niet als verplicht maar zal dat op korte termijn wel doen. Vandaar dat wij deze gegevens toevoegen aan ESIS.
RIO is in het afgelopen jaar gevuld door het bestuur van de organisatie waar jullie school onder valt.
Rovict heeft voor deze gegevens extra velden toegevoegd bij inschrijving en bij de organisatiestructuur, zodat deze gegevens uitgewisseld kunnen worden met ROD. ESIS haalt het merendeel van de gegevens op uit RIO en deze hoeven dus alleen gecontroleerd te worden op juistheid en aanwezigheid.
Zorg er daarom voor dat het bestuur tijdig, correct en volledig de gegevens in RIO heeft ingevuld.
LET OP: Een leerling wordt niet verstuurd, wanneer de gegevens in RIO niet correct gevuld zijn.
Ga hier naar de website van RIO om de gegevens te controleren.
Wanneer een leerling is ingeschreven met de juiste aanbiedercode en ingedeeld in een groep, die gekoppeld is aan de juiste locatie, dan wordt de leerling uitgewisseld met ROD.
Waar kun je wat in ESIS vinden?
Organisatiestructuur - Onderwijslocatiecode
In het menu bij organisatiestructuur vind je de onderwijslocatiecode(s), zoals Rovict deze heeft binnen gehaald van RIO. Wanneer er meerdere locaties bij een vestiging bekend zijn, zie je die hier allemaal terug.
Indien de locatie uit RIO al aanwezig is binnen ESIS (postcode en huisnummer) dan wordt alleen de onderwijslocatie toegevoegd. Is de locatie niet aanwezig binnen ESIS dan wordt deze locatie en de code toegevoegd. Je ziet in het veld <Naam> dan postcode en huisnummer als omschrijving staan.
*RIO – Register Instellingen Onderwijs
**ROD – Register Onderwijs Deelnemers
Groepen en onderwijssoorten - Onderwijslocatiecode
Wanneer je bij de organisatiestructuur gecontroleerd hebt of de locatiecodes goed zijn overgekomen en welke locatiecode bij welke locatie hoort dan kijk je bij Groepen en Onderwijssoorten of bij de groep de juiste locatie is gekozen.
Inschrijving - Onderwijsaanbiedercode
In het menu onder inschrijving bij een leerling vind je de Onderwijsaanbiedercode van RIO.
Indien er maar één onderwijsaanbiedercode aanwezig is wordt deze direct getoond. Bij bestaande inschrijvingen met meer onderwijsaanbiedercodes wordt default Anders getoond en kun je zelf de aanbiederscode wijzigen.
Is de code niet juist of staat er geen code dan kun je in het veld kiezen voor <Anders> en de juiste code invullen in het nieuwe veld. Het veld mag ook leegblijven omdat het nog geen verplichting is in de ROD uitwisseling.
Inschrijving – soort onderwijs voor SO en VSO
Codering soort onderwijs is verplaatst van Groepen en Onderwijssoorten naar Leerlingenadministratie – Inschrijving. Je geeft hier voor de leerling het doelgroeponderwijs weer. In de ROD uitwisseling worden de soorten onderwijs van cluster 1 en 2 uitgewisseld in het inschrijvingsbericht.
Groepen en onderwijssoorten – aanpassingen voor VSO
Met de ROD uitwisseling en RIO is voor VSO scholen het aanbod van de opleidingen gewijzigd van VSO naar VSO arbeidsmarkt, VSO dagbesteding en VSO vervolgonderwijs. In de inschrijvingsberichten worden in de inschrijvingsperiode (is de indeling) de elementcodes en leerjaar meegestuurd.
Hiervoor hebben we in ESIS de volgende aanpassing gedaan:
Het onderdeel Onderwijssoorten is voor VSO uitgebreid met Type en elementcode , zodat in de ROD uitwisseling bij het inschrijfbericht de juiste elementcode meegestuurd kan worden.
Bij Type Arbeidsmarkt en Dagbesteding vult ESIS automatisch de elementcode en het leerjaar. 
Bij type Vervolgonderwijs voer je zelf de elementcode en het betreffende leerjaar (1 t/m 6) in.
Dit betekent dat je – naast de bestaande onderwijssoorten - voor het huidige schooljaar dus andere onderwijssoorten aanmaakt dan voorheen. Als je bijvoorbeeld VMBOtl als opleiding aanbiedt dan is het nodig om 4 onderwijssoorten aan te maken, namelijk voor elk leerjaar één.
Bij de groepen koppel je de juiste onderwijssoorten. En daarna deel je een nieuwe leerling in een basisgroep in. Op deze manier is er bij de inschrijving en indeling van de leerling vastgelegd welke opleiding deze volgt, met welke elementcode en voor welk leerjaar. Informatie die verplicht aangeleverd moet worden bij ROD.
Wat te doen als je jaarovergang al hebt uitgevoerd?
Voor alle bestaande inschrijvingen hoef je niets te doen. De inschrijfberichten zullen op dezelfde wijze als vorig schooljaar naar ROD worden verzonden.
Echter om de nieuwe inschrijvingen goed te laten verlopen vragen we je de volgende handelingen uit te voeren:
- Maak nieuwe onderwijssoorten aan in huidig schooljaar
- Koppel deze onderwijssoorten aan bestaande groepen of maken nieuwe groepen aan.
- Voeg bij het indelen van een nieuwe leerling de groep toe waarbij je de juiste onderwijssoort en leerjaar koppelt.
- ESIS zal op basis van deze aanpassingen het inschrijvingsbericht opnieuw verzenden naar ROD.
Voor alle nieuwe inschrijvingen, die je vanaf 26-8-2022 toevoegt, is het niet meer nodig om het uitstroomprofiel in te voeren, mits de onderwijssoorten conform bovenstaande stappenplan zijn toegevoegd.