Dit stappenplan helpt u bij het maken van etiketten in Word op basis van Vrije Overzichten. U kunt de gegevens uit ESIS afdrukken op etiketten.
Dit stappenplan is bedoeld voor de gevorderde gebruiker. Enige ervaring met Word is handig bij het uitvoeren van dit stappenplan.
Tip: ESIS beschikt over een standaard-leerlingadresetiket. U kunt etiketten met leerlingadressen afdrukken via Overzichten en Exporten > Overzichten-Leerlingen per groep - Groep selecteren - Uitvoer formaat–Etiketten.
Dit levert adresetiketten op voor het formaat Avery L7160. Dit zijn 3 x 7-etiketten.
Daarnaast kunt u in ESIS het formaat Avery 3490 selecteren (Inrichten > Instellingen – module Overzichten). Dit zijn 3 x 8-etiketten.
Voorwerk
In het onderdeel Vrije Overzichten (Vrij te Definiëren > Vrije overzichten) definieert u een Vrij Overzicht dat de gegevens bevat die u op de etiketten wilt afdrukken.
U kunt bijvoorbeeld een Vrij Overzicht aanmaken dat leerlinggegevens bevat, verzorgergegevens of medewerkergegevens.
Via Overzichten en Exporten > Vrije overzichten drukt u het aangemaakte Vrije Overzicht af. Als uitvoerformaat kiest u voor XLS en daarna klikt u op het icoontje
 |
Exporteer en toon overzicht. |
Het aangemaakte overzicht wordt nu in Excel geopend. U ziet dat alle opmaak, zoals logo en kop- en voetteksten ook in Excel aanwezig zijn. Voor het maken van etiketten is dit niet gewenst.
Daarom gaat u alleen de regels met gegevens uit dit overzicht Knippen. Daarna plakt u ze weer in een nieuw leeg Exceloverzicht.
Om de gegevens uit dit overzicht te knippen, selecteert u de gewenste regels en kolommen (zie bovenstaande afbeelding).
Belangrijk: u moet ook de regel met de veldnamen (zoals naam, adres etc.) meenemen in de selectie.
Daarna kiest u voor “Knippen” in het menu bewerken of gebruikt u de toetscombinatie [Ctrl-X].
U opent nu een nieuw Exceldocument.
In dit document kiest u direct met de toetscombinatie [Ctrl-V] voor plakken.
Het document dat u nu heeft gekregen, slaat u op met een bekende naam op een herkenbare bestandslocatie (bijvoorbeeld uw Bureaublad).
Etiketten maken in Word
De schermafbeeldingen komen uit Word 365, en kunnen voor andere versies iets afwijken.
1. Open Word, selecteer Verzendlijsten, Klik op Afdruk samenvoegen starten. Selecteer Stapsgewijze Wizard Afdruk Samenvoegen.
2. Selecteer, rechts bovenin het scherm, Etiketten.
3. Klik onderin het scherm op <Volgende: Begindocument>.
4. Klik op Opties, selecteer Etiketformaat, klik op <OK>.
5. Klik onderin het scherm op <Volgende: Adressen selecteren>.
6. Klik op <Bladeren> en selecteer het bestand dat via ESIS is gemaakt. Laat het vinkje voor De eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen staan. Klik op <OK>.
7. Geef aan welke records gebruikt moeten worden voor de etiketten. Standaard staan alle etiketten geselecteerd, dus er hoeft niets gewijzigd te worden. Klik op <OK>.
8. Klik onderin het scherm op <Volgende: Etiketten schikken>.
9. Klik op <Meer Items>.
10. Selecteer de velden waar gebruik van wordt gemaakt, bijvoorbeeld Naam, Adres, Plaats, klik na elk veld op <Invoegen>. Klik na selectie van alle velden op <Sluiten>.
11. Zet de velden nu op de juiste plaats door achter het veld dat naar de volgende regel verplaatst moet worden op <ENTER> te klikken.
12. Klik op <Alle etiketten bijwerken>.
13. Het document ziet er als volgt uit (alleen het 1e record is anders, de overige records beginnen met <<Volgende record>>.
Het is mogelijk het bestand via <Opslaan als> nu een naam te geven zodat dit bestand als hoofddocument gebruikt kan worden.
14. Klik onderin het scherm op <Volgende: Etiketvoorbeeld>. Op het scherm verschijnen alle etiketten.
15. Klik onderin het scherm op <Volgende: Samenvoeging voltooien>.
16. Klik, halverwege in het rechter scherm, óf
- op <Afdrukken>, de etiketten worden direct geprint óf
- op <Afzonderlijke labels bewerken>. Eventuele wijzigingen kunnen nog aangebracht worden.
Laat Alles geselecteerd staan om alle etiketten af te drukken. Klik op <OK>. De etiketten kunnen nu afgedrukt worden, volgens de gebruikelijke werkwijze.
Als bij punt 13 een hoofddocument is aangemaakt, verschijnt de volgende keer bij het openen van het document de onderstaande melding:
Klik op <Ja>, het document wordt geopend.