U kunt een gewenst export formaat selecteren om gegevens uit ESIS te krijgen. ESIS bevat momenteel de volgende exportmogelijkheden:
- EDEX / EDEXML export
- Export verplichte eindtoets
- DOD Export
- Instrumenten export
- Invoerlijst export
- Plaatsingswijzer
- BRON export bekostigingsgegevens
- Rapportageplan export
- Rapportsjabloon export
- Prognose inschrijvingen
Hieronder zijn enkele van bovenstaande exporten uitgelicht.
EDEX / EDEXML export
Wat is een EDEX of EDEXML bestand?
Tussen de educatieve uitgevers en leveranciers van leerlinginformatiesystemen zijn begin jaren negentig afspraken gemaakt over de uitwisseling van administratieve gegevens, de EDEX (EDucatieve EXport). Door de technische ontwikkelingen is behoefte ontstaan aan een meer geavanceerde standaard uitwisseling. Sinds 2004 wordt meer en meer gebruik gemaakt van de nieuwe standaard export de EDEXML (EDucatieve EXport Markup Language). EDEXML is de modernere, en meer uitgebreide, versie van EDEX.
Door het maken van een EDEX/EDEXML wordt het mogelijk gegevens uit ESIS op te nemen in educatieve programma’s en bijvoorbeeld Cito LVS.
Het maken van een EDEX/EDEXML export
De mogelijkheid voor het maken van een EDEX/EDEXML export is afhankelijk van de rechten die een gebruiker heeft. Via de Rovict standaardrol groepsleerkracht is dit bijvoorbeeld niet mogelijk.
Een EDEX/EDEXML export wordt gemaakt voor één of meer basisgroepen. Via Inrichten> Groepen en onderwijssoorten moet bij de groepen een EDEX code ingevuld worden. In het selectiescherm worden alleen de basisgroepen getoond die voorzien zijn van een EDEX code. Deze EDEX code kan maximaal uit 4 posities bestaan en moet voor iedere groep uniek zijn. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn dat de opgegeven EDEX code afwijkt van de gebruikte groepscode.
Na selectie van de groep(en) heeft u de keuze tussen het maken van een EDEX of EDEXML export, dit zal afhangen van het pakket waarin u het bestand wilt importeren.
Voor het stappenplan: klik hier.
EDEX of EDEXML
Bij het maken van de export dient u te beslissen of u een EDEX of een EDEXML bestand wilt maken en welke versie van EDEXML. Standaard zet ESIS deze keuze op EDEXML 2.0 maar er is ook een EDEXML 1.03 versie. Er zijn pakketten die alleen de verouderde EDEX formaat gebruiken.
Een EDEXML export bestaat uit één bestand waarin de volgende gegevens staan vermeld:
Algemeen: type bestand, schooljaar, brincode van de school, vestigingsnummer van de school, naam van de persoon die het bestand heeft aangemaakt, de groepscode(s) van de groep(en) die in het bestand zijn opgenomen, de naam van de groep(en), het leerjaar van de groep(en).
Van de leerlingen: het leerlingnummer, de achternaam, voorvoegsels, voorletters, roepnaam, geboortedatum, geslacht (1= jongen, 2= meisje), groepscode van de basisgroep waarin de leerling is ingedeeld, postcode van het woonadres van de leerling, instroomdatum op school.
Van de groepsleerkracht: de aan de basisgroep gekoppelde groepsleerkrachten, de code van de groepsleerkracht, de achternaam, voorvoegsels, voorletters, roepnaam, groepscode(s) waaraan de groepsleerkracht is gekoppeld.
In een EDEX/EDEXML bestand worden dus alleen:
- Die leerlingen opgenomen die in een basisgroep (met EDEXcode) zijn ingedeeld.
- Die leerkrachten getoond die aan een basisgroep gekoppeld zijn waar leerlingen in ingedeeld zijn.
EDEXML met of zonder BSN-4
Bij het maken een EDEXML bestand kunt u kiezen voor een bestand met of zonder BSN-4. Standaard staat de selectie op Niet opnemen. Mocht u de BSN-4 toch willen opnemen, dan zet u de radiobutton op Opnemen als BSN-4.
Een aangemaakt EDEX/EDEXML bestand wordt in ESIS getoond als een hyperlink. Door met de rechtermuisknop op deze hyperlink te klikken kan het bestand via “Doel opslaan als” op een andere locatie dan in ESIS worden opgeslagen. Door in het scherm Resultaat op de knop 
te klikken kunt u het aangemaakte bestand per e-mail verzenden.
Externe partij of applicatie
In verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wil Rovict het gebruik van de handmatige EDEXML-export zoveel mogelijk terugdringen en vervangen door automatische koppelingen. Om zicht te krijgen op het gebruik van de handmatige EDEXML, wil Rovict graag weten voor welke externe partij of applicatie je de EDEXML-export maakt.
De informatie die u hier opgeeft wordt uitsluitend door Rovict gebruikt om zicht te krijgen op welke partijen er nog geen machine-to-machine koppeling gebruiken.
Prognose inschrijvingen
De export Prognose inschrijvingen levert u een prognose telling per vestiging van de verwachte leerlingenaantallen op de prognosedatum 1 oktober, aan de hand van de peildatum (de eerste van de maand) en de verwachte in- en uitschrijvingen tussen de peildatum en de prognosedatum.
Hoe maakt u de export
Ga naar Overzichten en exporten>Exporteren. Onderaan ziet u de link "Prognose inschrijvingen'.
Als u de link heeft aangeklikt, komt u in het scherm Selectiecriteria.
U ziet de prognosedatum die de export zal hanteren. U kunt de peildatum opgeven. Let erop, dat de export altijd de 1e van de maand waarin de peildatum valt als werkelijke peildatum hanteert. U kunt aanvinken in welke bestandsformaten ESIS de export moet maken. In het xlsx-formaat worden de prognose en de controlelijst in één bestand gezet, verdeeld over tabbladen. In het csv-formaat krijgt u twee aparte bestanden.
Na <Volgende> worden de exports in het scherm getoond. Deze bestanden kunt u downloaden.
Export in twee delen
De export bestaat uit 2 onderdelen:
- De prognosetabel
- De controlelijst
De prognosetabel bevat de berekende aantallen en de uiteindelijke prognose. De controle lijst toont u de getelde leerlingen, zodat u altijd kunt nagaan welke leerlingen ESIS in de telling heeft betrokken.
Wat leest u in de export: de prognosetabel
Toelichting kolommen en hoe ESIS de aantallen berekent
Vestiging:
In deze kolom worden de namen van de vestigingen getoond.
BRIN-nummer:
In deze kolom wordt het BRIN-nummer met het vestigingsnummer weergegeven.
Aantal op dd-mm-jjjj:
Het aantal ingedeelde leerlingen op de peildatum.
In deze kolom wordt per vestiging het aantal ingedeelde leerlingen op de peildatum getoond. Ingedeeld wil hier zeggen: ingeschreven op de peildatum en ingedeeld in een groep met een onderwijssoort van een bekostigde schoolsoort.
Groep 8 schoolverlaters:
Het aantal leerlingen in leerjaar, dat gaat uitstromen.
In deze kolom wordt per vestiging het aantal leerlingen getoond, dat op het moment van de peildatum een indeling heeft in een groep met onderwijssoort van een bekostigde schoolsoort met leerjaar 8. Op de peildata 1-08 en 1-09 wordt de telling Groep 8 schoolverlaters achterwege gelaten. Leerlingen die dan in leerjaar 8 zitten zullen op de aanstaande 1-oktoberdatum nog niet zijn uitgestroomd. Het resultaat van de telling op die peildata is 0.
Op alle andere peildata bestaat het aantal groep 8 schoolverlaters alleen uit de leerlingen die op de peildatum een actieve (geen toekomstige) indeling hebben in leerjaar 8.
De kolom telt alleen leerlingen voor BO-vestigingen. SO en VSO kennen geen leerjaar. ESIS kan zodoende in die schoolsoorten de groep 8 schoolverlaters niet tellen.
Uitschrijving verwacht:
Het aantal leerlingen met een uitschrijving tussen peildatum en prognosedatum.
In deze kolom wordt per vestiging het aantal leerlingen getoond met een uitschrijving waarvan de uitschrijfdatum ligt tussen de gekozen peildatum en de prognosedatum en waarbij het leerjaar van de onderwijssoort van de laatste indeling niet gelijk is aan leerjaar 8. In deze kolom worden ook de uitschrijvingen SO en VSO getoond.
Inschrijvingen in periode:
Het aantal leerlingen met een inschrijving tussen de peildatum en de prognosedatum.
In deze kolom wordt per vestiging de optelsom getoond van:
- Leerlingen met een inschrijving op een bekostigde schoolsoort op de vestiging met een inschrijfdatum tussen de peildatum en de prognosedatum. Een indeling in een groep is nog niet noodzakelijk. Als een een leerling op de peildatum wordt meegeteld in de kolom Aantal op...., dan wordt deze leerling niet eveneens in de kolom Inschrijvingen in periode geteld.
- Leerlingen met een voorlopige inschrijving op de vestiging, waarbij de status aanmelding niet gelijk is aan ‘ingetrokken’ of ‘afgewezen’ en waarbij de verwachte instroomdatum ligt tussen 1 augustus van het huidige schooljaar en de prognosedatum 1 oktober.
Wanneer er zowel een voorlopige inschrijfdatum is die voldoet aan deze criteria als een 'echte'inschrijfdatum tussen 1 augustus van het huidige schooljaar en de peildatum, dan wordt deze leerling niet meegeteld in de kolom Inschrijvingen in periode.
Wanneer er zowel een voorlopige inschrijfdatum is die voldoet aan deze criteria als een 'echte'inschrijfdatum tussen de peildatum en de prognosedatum, dan wordt alleen de inschrijf datum in het overzicht geteld in de kolom Inschrijvingen in periode.
Prognose:
Het verwachte aantal leerlingen op de aanstaande 1 oktober.
In deze kolom wordt per vestiging de uitkomst getoond van:
Aantal op - Groep 8 schoolverlaters - Uitschrijvingen verwacht +Inschrijvingen in periode.
Groei:
Het verschil tussen het huidige aantal ingedeelde leerlingen en het aantal op 1 oktober.
In deze kolom wordt per vestiging de uitkomst getoond van:
Prognose - Aantal op
Wat leest u in de export: de controlelijst
De controlelijst toont de kolommen Groep 8 schoolverlaters, Uitschrijvingen verwacht en Inschrijvingen in periode uit de Prognosetabel alle getelde leerlingen met BRIN-nummer, categorie, achternaam, voornaam, geboortedatum, inschrijfdatum en uitschrijfdatum. In de kolom Categorie wordt de kolomnaam getoond waarin de leerling meetelt in de tabel van het overzicht. De controlelijst sorteert eerst op BRIN-nummer en daarna op achternaam.