Koppelingenoverzicht
In ESIS zijn de koppelingen te beheren vanaf één plek. In het onderdeel Koppelingen (te bereiken via menu Instellen > Koppelingen) kunnen koppelingen geactiveerd, gepauzeerd/hervat en beëindigd worden.
Het beheren van uw koppelingen kunt u dus doen zonder tussenkomst van Rovict. Bij het activeren is het niet meer nodig om vooraf een offerte te tekenen alvorens de koppeling te kunnen activeren. Beëindigingen kunt u zelf in ESIS invoeren. Activeringen en beëindigingen worden achteraf administratief door Rovict verwerkt.
De rollen supervisor, applicatiebeheerder, directie en administrateur hebben standaard toegang tot deze functionaliteit.
Het onderdeel Koppelingen bestaat uit een overzichtsscherm, een activatiescherm, een beëindigingsscherm en een logboek.
Overzichtsscherm
In het overzichtsscherm ziet u welke koppelingen geactiveerd zijn. Geactiveerde koppelingen kunnen bewerkt en beëindigd worden.
Toelichting op knoppen
Door te klikken op 
komt u in het scherm van de koppelingsgegevens.
In dit scherm kunt u de koppeling activeren of pauzeren/hervatten. Pauzeren doet u door de verificatiecode te verwijderen en de wijziging op te slaan. Hervatten doet u door de verificatiecode weer toe te voegen en de wijziging op de slaan.
Door te klikken op de knop 
komt u in het scherm Koppeling beëindigen. U kunt hier een geactiveerde koppeling beëindigen.
In het logboek 
ziet u chronologisch welke acties rondom koppelingen zijn uitgevoerd.
Verder ziet u welke koppelingen beschikbaar zijn en dus geactiveerd kunnen worden. De volgende koppelingstypes worden onderscheiden:
- Ouderportalkoppeling - Basis
- Ouderportalkoppeling - Uitgebreid
- UWLR Leerlinggegevens (UitWisseling Leerlinggegevens en Resultaten)
- Samenwerkingsverband
- Overige koppelingen
Door te klikken op de blauwe balk worden de beschikbare koppelingen getoond. Deze kunnen indien gewenst geactiveerd worden.
Overige koppelingen
De type Overige koppelingen bevatten de BRON en OSO koppeling. De koppeling BRON wordt niet geactiveerd en beëindigd in dit menu-onderdeel, maar door onder Import-Export-Koppelingen > Certificaatbeheer een certificaat toe te voegen (activeren) of te verwijderen (beëindigen). De koppeling OSO wordt in dit menu-onderdeel wel geactiveerd of beëindigd.
Voor de OSO koppeling dient u op de beveiligde website van OSO een aanleverpunt te hebben aangemaakt. Meer informatie over het aanmaken van een aanleverpunt kunt u vinden op www.oso-od.nl
Wanneer u de koppeling activeert, ontvangt u een bevestigingsmail op het mailadres dat aan de ESIS gebruiker gekoppeld is die de koppeling activeert. Tevens ontvangt de Rovict administratie een bevestigingsmail.
Koppeling activeren
Het activeren van de koppeling doet u door uw naam in de vullen, voor akkoord een vinkje te zetten en een verificatiecode in te vullen.
De verificatiecode bestaat uit het brinnummer en vestigingsnummer van uw school aangevuld met een tekenreeks. De verificatiecode bestaat minimaal uit 20 en maximaal uit 50 karakters. De verificatiecode dient zowel in ESIS als in het koppelende systeem ingevoerd te worden. Is de code in beide systemen niet identiek of ontbreekt in één of beide systemen, dan heeft het koppelende systeem geen toegang tot de ESIS gegevens.
Voor de ouderportal koppeling ontvangt u een verificatiecode van de ouderportal leverancier. Deze voert u vervolgens in ESIS in. Voor Basispoort verzint u zelf een code die in zowel in ESIS als in Basispoort invoert.
Koppeling pauzeren/hervatten
Het is mogelijk om uw koppeling te activeren zonder een verificatiecode in te vullen. De koppeling krijgt dan de status “gepauzeerd”. Het koppelende systeem kan op dat moment geen nieuwe gegevens van uw school opvragen.
Let op:
De verificatiecode dient wel identiek te zijn aan de code die is ingevoerd in het koppelende systeem.
Toelichting op velden
- Uw naam: Hier vult u uw naam in. Naast dat de ESIS gebruiker gelogd wordt die de koppeling activeert, wordt tevens gevraagd uw naam in te vullen.
- Voor akkoord: Indien u akkoord gaat, dan gaat u akkoord met de gebruikersvoorwaarden van de koppeling.
-
Verificatiecode: Dit veld is beschikbaar voor alle overige koppelingen (met uitzondering van BRON).
De code dient als volgt opgebouwd te zijn: - De eerste 6 tekens van de verificatiecode zijn uw brinnummer plus vestigingsnummer.
Bijvoorbeeld 12RT01 - Nu moet u de verificatiecode aanvullen tot minimaal 20 en maximaal 50 tekens.
Bijvoorbeeld 12RT01ABCDEFGHIKLMNO. Wij verzoeken u om geen speciale tekens hierbij te gebruiken zoals bijvoorbeeld % en # omdat dit bij sommige koppelingen problemen kan opleveren.
Toelichting op knoppen
De koppeling is in ESIS geactiveerd, zodra u de ingevulde gegevens via de knop 
heeft opgeslagen. Indien u niet alle verplicht in te vullen velden heeft ingevuld, geeft ESIS aan welke informatie nog mist. Er wordt een pop up getoond waarin de activatie nogmaals bevestigd dient te worden.
Activeren in koppelend systeem
Nadat de koppeling in ESIS is geactiveerd, dient u tevens de koppeling in het koppelende systeem te activeren. Dit betekent minimaal dat u de verificatiecode tevens dient in te vullen in het koppelende systeem. Het kan zijn dat u nog andere handelingen dient uit te voeren. Dit kan per koppelend systeem verschillen.
Koppeling beëindigen
Wenst u de gegevensuitwisseling tijdelijk te stoppen, dan pauzeert u de koppeling door de verificatiecode te verwijderen in het activatiescherm. Wenst u de koppeling definitief te beëindigen, dan kunt u dit doen in het koppeling beëindigen scherm.
In het beëindigingsscherm vult u uw naam in, zet u een vinkje voor akkoord, vult u de einddatum in en vult u eventueel een reden van de beëindiging in.
Standaard is de einddatum de datum van “vandaag”. U kunt er voor kiezen om een datum in de toekomst te kiezen. Op de ingegeven einddatum wordt de gegevensuitwisseling gestopt. De ingegeven einddatum is niet per definitie de contractuele einddatum. U wordt door Rovict geïnformeerd over wanneer de koppeling contractueel beëindigd wordt.
Toelichting op velden
- Uw naam: Hier vult u uw naam in. Naast dat de ESIS gebruiker gelogd wordt die de koppeling beëindigt, wordt tevens gevraagd uw naam in te vullen.
- Voor akkoord: Indien u het vinkje zet, gaat u expliciet akkoord met de beëindiging.
- Einddatum: Standaard is de einddatum de datum van “vandaag”. U kunt er voor kiezen om een datum in de toekomst te kiezen. Op de ingegeven einddatum wordt de gegevensuitwisseling gestopt. De ingegeven einddatum is niet per definitie de contractuele einddatum. U wordt door Rovict geïnformeerd over wanneer de koppeling contractueel beëindigd wordt.
- Reden van de beëindiging: Hier kunt u de reden van de beëindiging invullen.
De koppeling wordt op het moment van het verstrijken van de einddatum beëindigd.
Indien u niet alle verplicht in te vullen velden heeft ingevuld, geeft ESIS aan welke informatie nog mist.
Er wordt een pop up getoond waarin de beëindiging nogmaals bevestigd dient te worden.
Koppelingenlogboek
In het logboek ziet u chronologisch welke acties rondom koppelingen zijn uitgevoerd.
Het logboek is benaderbaar vanuit het overzichtsscherm. Rechtsonder staat de knop.