Koppeling ouderportaal

 

Een algemene beschrijving van Koppelingen vindt u in het artikel Koppelingenoverzicht

Klik hier voor een instructievideo over hoe koppelingen te activeren

Inleiding

De koppeling tussen ESIS en een Ouderportaal bestaat uit een aantal onderdelen, die de school zelf kan activeren. De school zelf kan altijd bepalen of gegevens overgedragen worden tussen het ouderportaal en ESIS. In de ouderportaal kan de school aangeven voor welke groepen ouders deze gegevens ook daadwerkelijk beschikbaar komen.

Verschillende fases

De koppeling met het ouderportaal realiseert Rovict in verschillende fases. Het eerste deel van deze koppeling is nu gereed. Deze bevat de overdracht van gegevens van ESIS naar het ouderportaal:

1. basisgegevens van leerlingen, ouders/verzorgers en medewerkers;
2. groepsindeling;
3. ESIS schoolrapporten.
4. Toetsoverzicht voor ouders.

 

Met welke ouderportals kunt u koppelen?

We koppelen met de volgende ouderportalen:

• Wis Collect
• Aerobe DLO
• BasisOnline Ouderportaal
• DigiDUIF
• DIZOS
• Mijn School
• Keistoer
• Mijnschoolinfo
• Walvi
• Schoudercom
• Social Schools
• MijnRapportfolio
• TRIPS
• Parentcom

Beschikken over de koppeling

De koppeling is geen standaard onderdeel van ESIS. Wanneer u met een ouderportal aan de slag wilt gaan en de koppeling met ESIS wilt maken, dan kunt u deze zelf activeren. U doet dit bij Inrichten>Koppelingen.

Activeren koppeling

De koppeling kan geactiveerd en gedeactiveerd worden door gebruikers met de rollen supervisor, intern begeleider en applicatiebeheerder.

Klik op de knop die achter de gewenste Ouderportal staat.

De verificatiecode kunt u zelf aanmaken. Deze begint met uw brinnummer bv 99QQ00 aangevuld tot minimaal 20 karakters. Dan wordt dit bijvoorbeeld 99QQ00ABCDEFGHIJKLMN,

Uitzetten van de koppeling

Indien u niet langer de gegevens wilt uitwisselen met het ouderportaal dan verwijdert u in ESIS de Verificatiecode. De gegevens worden niet langer uitgewisseld met het ouderportaal.

Koppeling Ouderportaal

Toelichting op velden

• Selecteer het ouderportaal: Uit de keuzelijst selecteert u hier de ouderportaal waarmee u gegevens wilt uitwisselen. U kunt kiezen uit Ouderportalkoppeling Basis en Ouderportalkoppeling Uitgebreid (Basisgegevens en Schoolrapporten en-/of Toetsoverzichten).
• Verificatiecode: Deze maakt u zelf aan. De verificatiecode begint met uw brinnummer en heeft minimaal 20 tekens.
  Onderdelen: Door middel van het plaatsen van een vinkje kunt u hier aangeven welke onderdelen uitgewisseld mogen worden naar uw ouderportal.Er worden alleen actuele gegevens uitgewisseld. Dat wil zeggen gegevens van:

• • ingeschreven leerlingen,
  • indelingen in het huidige schooljaar en
  • medewerkers die een actieve aanstelling (= taakstelling op de vestiging) hebben.
    Gegevens van de verzorgers worden alleen uitgewisseld voor ingeschreven leerlingen.
    Hierbij gaat het om de volgende gegevens:
    • Basisgegevens (van de leerlingen, verzorgers, medewerkers en groepsindelingen). Zie paragraaf Welke gegevens worden uitgewisseld in dit Help scherm.
    • ESIS schoolrapporten en het toetsoverzicht voor ouders.
      
      • ESIS schoolrapporten en het toetsoverzicht voor ouders kunt u alleen uitwisselen met uw ouderportal als u deze hier heeft aangevinkt.
      • De uitwisseling van het ESIS schoolrapport met de ouderportal vindt pas plaats wanneer u een schoolrapport archiveert bij de leerling(en).
      • De uitwisseling van het toetsoverzicht voor ouders gebeurt nadat er op Publiceren is geklikt.

Toelichting op knoppen

De koppeling wordt tot stand gebracht, zodra u de ingevulde gegevens heeft opgeslagen met de knop 
In uw ouderportaal vindt u de gegevens (van de aangevinkte onderdelen) terug zoals deze in ESIS geregistreerd zijn.

Let op:

Als de verificatiecode door u is ingevuld, moet er ook minimaal één onderdeel zijn aangevinkt. Indien dit niet het geval is, toont ESIS een melding als u de gegevens door middel van deze knop opslaat.

Welke gegevens worden uitgewisseld?
In onderstaande tabel is per gegeven middels een kruisje aangegeven of het meegaat met de uitwisseling.

Gegevens/Data	Leerlingen	Verzorgers	Medewerkers	Groep	Schoolrapporten
Roepnaam	x	x	x	-	-
Tussenvoegsel	x	x	x	-	-
Achternaam	x	x	x	-	-
Geboortedatum	x	-	-	-	-
Straat	x	x	-	-	-
Huisnummer	x	x	-	-	-
Toevoeging	x	x	-	-	-
Postcode	x	x	-	-	-
Plaats	x	x	-	-	-
Land	x	x	-	-	-
Gekoppelde verzorger(s)	x	-	-	-	-
Gekoppelde leerling(en)	-	x	-	-	-
ESIS schoolrapporten	x	-	-	-	x
Gekoppelde groep	x	-	-	-	-
Groepstype	-	-	-	x	-
GroepNaam	-	-	-	x	-
Onderwijssoort	-	-	-	x	-
leerjaar	-	-	-	x	-
schoolsoort	-	-	-	x	-
Begeleider van de groep	-	-	-	x	-
E-mail adres omschrijving	x	x	x	-	-
Telefoonnummers	x	x	x	-	-

Wijzigingen
Als u in ESIS een wijziging aanbrengt in één van de gegevens zoals hierboven beschreven, wordt deze wijziging automatisch verzonden naar het Ouderportaal. Deze staan na maximaal 1 uur klaar voor het ouderportaal.  Doorgaans halen ouderportalen hun informatie elke nacht op uit ESIS om bij te werken.

 

Verwijdering van de koppeling
Indien u niet langer de gegevens uit ESIS wilt uitwisselen met de door u gekozen Ouderportal voert u onderstaande handelingen uit:

1. Verwijder de verificatiecode
2. Verwijder alle vinkjes bij het veld Onderdelen
3. Klik op 

De bestaande gegevens worden verwijderd uit het Ouderportaal. Via deze ouderportaal kan geen informatie uit ESIS meer worden opgevraagd.