Leerling toevoegen

 

Leerling toevoegen

Het invoeren van leerlinggegevens is de eerste administratieve stap in het registratieproces van een leerling. In deze stap legt u de leerlinggegevens vast. Anders gezegd: u maakt de leerling in ESIS aan. Pas wanneer deze stap is afgerond, kunt u de leerlinggegevens bewerken.

De gegevens van een leerling zijn verdeeld over een aantal pagina’s in ESIS. Deze pagina’s zijn in het linkergedeelte van het scherm, het stappenplan, aangegeven. Deze pagina’s kunnen stapsgewijs doorlopen worden. Wanneer een stap is afgerond, tenminste de verplicht in te vullen velden zijn gevuld, komt er voor deze stap een groen vinkje te staan.

Achtergrondinformatie Leerling toevoegen

Leerling toevoegen
Voor het toevoegen van een broertje/zusje van een leerling waarvan gegevens in ESIS aanwezig zijn, adviseren wij u gebruik te maken van de optie Ik wil de gegevens van een andere leerling gebruiken (bijvoorbeeld een broertje of een zusje).

Pagina Leerling Extra
Voorschoolse historie
Bij de Voorschoolse historie registreert u gegevens over de VoorSchoolse VVE-activiteiten waaraan de leerling heeft deelgenomen voordat de leerling bij u op school kwam. Bij de Inschrijving van de leerling kunt u de Vroeg-schoolse VVE-activiteiten van de leerling registreren.

Pagina Samenvatting
Verwijderen van een leerling
Door op de knop te klikken wordt de leerling uit ESIS verwijderd.  Rovict adviseert u een leerling alleen te verwijderen als de leerlinggegevens ten onrechte zijn ingevoerd.

Een leerling die de school verlaat, verwijdert u niet uit de database maar deze leerling schrijft u uit via Uitschrijven. Als u een leerling voor een verkeerde schoolsoort heeft ingeschreven of als de inschrijving niet voor deze leerling van toepassing is, verwijdert u alleen de inschrijving bij de leerling, daarna kan de leerling opnieuw ingeschreven en ingedeeld worden op de juiste schoolsoort.

Pagina Zorg
Op de pagina Zorg kunnen medische gegevens van een leerling die relevant zijn voor de school, geregistreerd worden. Zowel de behandelend arts(en), een diagnose, medicijngebruik of overige medische informatie kunnen geregistreerd worden. Bij de inschrijving kunnen eventuele handicaps en nevenhandicaps van de leerling geselecteerd worden.

Pagina Verzorgers
Gezinsvertegenwoordiger
Op basis van het gegeven Gezinsvertegenwoordiger bepaalt ESIS welke leerlingen tot één gezin behoren. Een gezin bestaat uit alle leerlingen, die dezelfde verzorger als gezinsvertegenwoordiger hebben. U kunt bij Gezinsvertegenwoordiger aangeven of deze verzorger de gezinsvertegenwoordiger is van deze leerling door Ja te selecteren. Een leerling kan meer verzorgers hebben, maar heeft altijd maar één gezinsvertegenwoordiger.

Let op:

Een verzorger kan aan meer leerlingen gekoppeld worden. Hierbij kan het voorkomen dat deze verzorger voor de ene leerling WEL de gezinsvertegenwoordiger is, en voor de andere leerling NIET.

Verzorger(s)
Bij de leerling worden op de pagina Verzorgers de gekoppelde verzorgers getoond. Van deze verzorgers wordt tevens aangegeven of dit de wettige vertegenwoordiger en/of gezinsvertegenwoordiger is en of deze verzorger post ontvangt.
Bij de inschrijving van de leerling worden de verzorgers in onderstaande volgorde getoond:

1. gezinsvertegenwoordiger
2. wettige vertegenwoordiger(s)
3. overige verzorgers.

De twee verzorgers die bepalend zijn voor het leerlinggewicht van de leerling moeten bij de Inschrijving van de leerling op de pagina Bekostiging geselecteerd worden.

Wordt geregistreerd dat een verzorger van een leerling is overleden dan:

• verschijnt deze verzorger niet meer op overzichten.
• vraagt ESIS welke verzorger nu gezinsvertegenwoordiger voor de leerling wordt.
• worden de velden Wettige vertegenwoordiger, Gezinsvertegenwoordiger Ouder ontvangt schoolpost bij deze verzorger op Nee gezet.
• staat op de samenvattingspagina van de leerling én op de standaard-verzorgerspagina in rode letters (Overleden dd-mm-jjjj).
• is het niet meer mogelijk om deze verzorger via de verzorger zoeker te selecteren. 

Samenvatting

Op de samenvattingspagina worden de belangrijkste gegevens van de leerling getoond. Onder andere de bereikbaarheidsgegevens van de leerling in de vastgelegde volgorde, gegevens van de verzorger(s) en de medische gegevens van de leerling. Ook bij de verzorgers worden de bereikbaarheidsgegevens getoond in de volgorde die door de administrateur is vastgelegd. 

De samenvattingspagina verschijnt na het invoeren van alle gegevens van de leerling en wanneer u een leerling heeft geselecteerd na een zoekactie.

Onderaan deze pagina vindt u de knop om een leerling te verwijderen. Wij adviseren u nadrukkelijk om een leerling alleen te verwijderen als deze ten onrechte is ingevoerd en geen onderwijs bij u op school heeft gevolgd. Wanneer een leerling wordt verwijderd wordt er een bericht verwijdering verzonden naar het ROD.

Wanneer een leerling eenmaal ingeschreven is geweest, moet deze daarna uitgeschreven worden als deze de school weer verlaat. Het uitschrijven van een leerling doet u met de functie Uitschrijven.

Tip:

Wanneer een leerling bij u op school een voorlopige inschrijving heeft, en toch niet op uw school komt, dan kunt u de status van de voorlopige inschrijving ook aanpassen naar ingetrokken of afgewezen. U ziet de leerling dan niet meer terug bij het zoeken naar ingeschreven leerlingen, maar kunt de gegevens van de leerling toch nog bewaren.

Invoermethode

U wilt een nieuwe leerling toevoegen in ESIS. Klik op Leerling toevoegen. Op deze pagina maakt u een keuze voor de manier waarop u een nieuwe leerling wilt invoeren.
Er zijn 4 mogelijkheden:

• Geen gegevens hergebruiken (standaard-instelling).
• Gegevens van een andere leerling gebruiken (bijvoorbeeld een broertje of een zusje).
• Gegevens van een OSO-overstapdossier inlezen
• Ik wil de gegevens van een OSO-overstapdossier uploaden en importeren.

De optie Geen gegevens hergebruiken is de standaardinstelling.
Het stappenplan in de linker balk wordt zichtbaar nadat u voor een invoermethode heeft gekozen.
Op de volgende pagina’s gaat u de gegevens voor de nieuwe leerling verder invoeren of controleren.

Gegevens van een andere leerling gebruiken.

Als u de gegevens van een leerling gaat invoeren van wie al gegevens van een broertje of zusje in ESIS staan, kunt u een nieuwe leerling toevoegen via de optie Gegevens van een andere leerling gebruiken. De volgende gegevens worden bij deze leerling overgenomen:

• Voorvoegsel
• Achternaam
• Volledig adres
• Telecom-informatie
• Geboorteplaats
• Geboorteland
• Nationaliteit 1 en 2
• Datum in Nederland
• Gedoopt
• Gezindte
• Thuistaal 1 en 2
• Woont in COA
• Woont in tehuis
• Zorgverzekering
• WA-verzekering
• Artsen-gegevens
• De gegevens van de verzorger(s).

Nadat u deze stap heeft bevestigd, komt u op de pagina’s met basisgegevens van de leerling. U dient deze pagina’s te doorlopen om de nog ontbrekende gegevens aan te vullen en om reeds ingevulde gegevens eventueel te corrigeren.

Inlezen van OSO-overstapdossier
Als u hiervoor kiest, komt u in het scherm Uitwisseling - OSO-overstapdossier - Leerling inlezen. U selecteert hier de betreffende leerling en klikt op  .

De gegevens van een OSO-overstapdossier uploaden en importeren.
Het is mogelijk om bij het toevoegen van een nieuwe leerling een XML in OSO-formaat vanaf een lokale PC te importeren in ESIS. Dit biedt de mogelijkheid om bijvoorbeeld gegevens vanuit een aanmeldportal te importeren in ESIS.

Basisgegevens

U vult hier de kerngegevens van een leerling in, zoals Burgerservicenummer (Sofinummer), naam, adres, geboortedatum, etc. U kunt een leerling pas opslaan als u op deze pagina de verplicht in te vullen velden heeft ingevuld (gemarkeerd door een *). De volgende velden zijn verplicht:

• roepnaam
• voornaam
• achternaam
• geboortedatum

De meeste velden op deze pagina spreken voor zich. Voor enkele velden vindt u hier de toelichting:

• BSN: Het Burgerservicenummer (Sofinummer) wordt door de overheid verstrekt en is uniek voor iedereen. Het bestaat uit 9 cijfers.
  Controle op de geldigheid van dit nummer vindt plaats op basis van de cijfercombinatie. Er vindt GEEN controle plaats op juiste combinatie met de naam van de leerling.
• Onderwijsnummer: Het Onderwijsnummer wordt verstrekt door de gemeente wanneer aan de leerling geen sofinummer is verstrekt.
  Dit unieke nummer is noodzakelijk voor de financiering van leerlingen zonder Sofinummer. Wanneer u een onderwijsnummer invoert, wordt een controle gedaan of dit een correct nummer is. Ook hier vindt GEEN controle plaats of het ingevoerde nummer ook daadwerkelijk bij deze leerling hoort.
• Foto toevoegen: Met deze knop kunt u een foto toevoegen bij de leerling. Deze foto wordt onder andere getoond in de statusbalk van de leerling.
  Om een foto toe te voegen, moet u aangeven waar het fotobestand staat. Door te klikken op de knop wordt een nieuw scherm geopend waarin naar de foto gezocht kan worden.
• Postcode:  ESIS bewaart alle ingevoerde adresgegevens in een aparte tabel. Dit betekent dat u een reeds bestaand adres kunt gebruiken bij andere leerlingen. Dit bevordert eenduidige invoer van adresgegevens.
  Om te controleren of het adres dat u wilt invoeren inmiddels al bestaat, klikt u op de knop  bij de postcode. Vervolgens voert u de postcode in van het adres dat u wilt invoeren. ESIS controleert nu voor u of er al een of meer adressen voorkomen bij deze postcode.
  U kunt een keuze maken uit de gevonden adressen.
• Huisnummer en toevoeging: Hier vult u het huisnummer in en toevoegingen in die anders zijn dan een nummer. Bijvoorbeeld a,b,c.
• Huisnummeraanduiding: Dit veld bevat de volgende mogelijkheden:
  • TO - tegenover
  • BY - bij
• Locatieomschrijving: Wanneer u moet aangeven dat het in te voeren adres zich tegenover, TO, of bij, BY, iets bevindt, dan kunt u dit veld “Locatieomschrijving”gebruiken als extra indicatie.
• (Deel)Gemeente: U kunt hier de (Deel)Gemeente selecteren waar de afdeling leerplichtzaken is gevestigd. Bij sommige gemeenten hebben de deelgemeenten een eigen afdeling leerplichtzaken, bij andere gemeenten is de afdeling leerplichtzaken voor deelgemeenten gecentraliseerd.
• Adres geheim/onbekend: Indien u deze wijzigt in Ja wordt het adres niet getoond op de overzichten, zoals de groepslijsten.
• Bereikbaarheid: ESIS kent de volgende telecomsoorten:
  • telefoon
  • fax
  • mobiele telefoon
  • e-mailadres
  • overig
• Waarde: Bij het veld Waarde kunt u het telefoonnummer, e-mailadres of andere telecomgegevens invoeren. Bij deze invoer zit geen controle op de ingevoerde waarde of op het aantal posities. Het is mogelijk een telefoonnummer uit meer dan 10 getallen in te voeren. Bijvoorbeeld een buitenlands nummer. De keuze om een telefoonnummer met of zonder tussenstreepje te schrijven is vrij. Er vindt geen controle plaats op het nummer.
  Bij het veld Omschrijving kunt u nog extra informatie vermelden.
• Afdruk: Eén van de nummers kunt u aangeven als het telefoonnummer dat op overzichten wordt afgedrukt. Dit telefoonnummer zal ook in een eventueel OSO dossier of koppeling met ouderportaal worden meegegeven.  Automatisch wordt het eerste telecomelement dat aangegeven is, geselecteerd als nummer op afdruk. Bij het verwijderen van een telecomregel die als nummer op afdruk  aangevinkt staat, wordt automatisch het volgende telecomelement aangevinkt als nummer op afdruk.Alleen telecomregels van het type “telefoon” of “mobiele telefoon” kunt u aanvinken als noodnummer. Telecomregels die u aanvinkt als “geheim” worden in principe niet in de overzichten of koppelingen opgenomen. Een uitzondering hierop vormt het overzicht met “geheime telefoonnummers”.
• Extra Omschrijving: In dit veld kunt u meer informatie opnemen. U kunt daarbij denken aan op welke dag in de week dit telefoonnummer in noodsituaties gebeld kan worden. Op deze manier kunt u registreren welke verzorgers op welke dagen van de week gebeld kunnen worden in noodsituaties.

Volgorde bereikbaarheid
U kunt de volgorde van de bereikbaarheidsgegevens bij zowel de leerling als de verzorger aanpassen door de betreffende regel te verschuiven. Op deze manier kunt u een duidelijke volgorde vastleggen wie er het eerst geïnformeerd moet worden tijdens een noodsituatie met de betreffende leerling. Deze volgorde wordt zowel in de samenvattingspagina van de leerling (Leerlingenadministratie – Leerling) als in Leerlinginformatiescherm van het leerlingdossier getoond.

 

Wijzigen van adresgegevens van gezinsleden

Zodra een of meer van de adresgegevens van een leerling of van zijn bijbehorende verzorgers worden gewijzigd, zal ESIS aanbieden of de gewijzigde gegevens ook bij andere gezinsleden van deze leerling doorgevoerd moeten worden.

ESIS toont alle gezinsleden die bij deze leerling horen. De gezinsleden worden verzameld op de volgende manier:
Van de betreffende leerling wordt de gezinsvertegenwoordiger bepaald. Alle leerlingen van wie deze verzorger ook de gezinsverzorger is, worden geselecteerd.
Daarnaast worden alle verzorgers geselecteerd die bij deze leerling horen. Van deze geselecteerde leerlingen en verzorgers worden alleen die gezinsleden getoond die dezelfde oorspronkelijke postcode- en huisnummer- combinatie hebben als de gewijzigde leerling.
(Het kan dus voorkomen dat een leerling wel gezinsleden en verzorgers heeft, maar dat ESIS niet aanbiedt of deze ook meeverhuisd moeten worden).

Per getoond gezinslid kunt u aangeven of de gewijzigde gegevens ook bij dit gezinslid overgenomen moeten worden.

BSN-nummer komt al voor in ESIS
Als bij het invoeren van een leerling ESIS de melding geeft dat het BSN-nummer al voorkomt, kunt u 2 dingen doen:

• De inschrijving van deze leerling opslaan zonder BSN-nummer. Dit is geen definitieve oplossing.
• Naar de Leerlingzoeker gaan. De status op — zetten en het betreffende nummer in het veld PGN-nummer invoeren. ESIS toont de leerling(en) waar dit nummer reeds aan gekoppeld is. Dan kunt u bepalen wat u moet doen: de in te voeren leerling stond dus toch al in ESIS of er is bij een andere leerling het verkeerde BSN-nummer geregistreerd of het BSN-nummer dat u nu bij de in te voeren leerling wilt registreren, is niet juist.

In de uitwisseling met ROD wordt ook geverifieerd of het BSN-nummer dat bij een leerling in ESIS geregistreerd is, correct is. Kijk dus de uitwisseling met ROD na als u het BSN-nummer nu bij een andere leerling terugvindt. Is de uitwisseling correct verlopen, dan zal het BSN-nummer bij de nog in te voeren leerling niet juist zijn.

Extra

Op het tabblad Extra registreert u de aanvullende gegevens van de leerling.

In onderstaande tabel krijgt u een toelichting op een aantal essentiële velden op deze pagina.

• Eén- ouder gezin: In dit veld geeft u aan of het gezin van de leerling een eenoudergezin is. Als de verzorging van het kind op het moment van inschrijving berust bij één ouder, is sprake van een eenoudergezin. Dit veld is van belang bij de bepaling van het gewicht van de leerling. Bij de inschrijving wordt de hier ingevulde waarde getoond.
• Opmerkingen gezinssituatie: In dit veld heeft u vrije ruimte voor het maken van aanvullende opmerkingen over de gezinssituatie van de leerling. Bijvoorbeeld: Kind mag nooit opgehaald worden door ..........
• Signaal gezinssituatie: In dit veld kunt u aangeven of er op de samenvattingspagina van de leerling een signaal moet verschijnen dat er iets bijzonders aan de hand is met de gezinssituatie van de leerling.
• Woont in COA:  In dt veld geeft u aan of de leerling in een Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers (COA) verblijft.
• Nationaliteit: In dit veld vult u de nationaliteit van de leerling in. Er is ruimte om een tweede nationaliteit bij de leerling te registreren.
• Voorschoolse historie: In de gegevensvelden voor de Voorschoolse historie registreert u gegevens over de VVE-activiteiten van de leerling waaraan deze heeft deelgenomen voordat de leerling op school kwam.
• Zwemdiploma: Vrij in te vullen velden met door u aangegeven informatie. Controle op de inhoud van deze velden vindt niet plaats.

Zorg

Op het tabblad Zorg onderhoudt u de verschillende zorggegevens van een leerling, waaronder de medische gegevens, maar ook gegevens over de indicaties en beschikkingen.

• Verzekeringen: U kunt verzekeringsgegevens registreren van de leerling. De tabel met zorgverzekeraars wordt niet door Rovict onderhouden. Indien nodig kunt u er uw eigen aanpassingen in doorvoeren.
  Het invoeren van een polisnummer bij een leerling is niet verplicht.
• Medische relaties: U kunt meerdere medische relaties bij een leerling registreren, bijvoorbeeld de huisarts, een specialist etc. Wanneer u een medische relatie aan de leerling toevoegt, geeft u eerst aan om wat voor soort relatie het gaat. Daarna kunt u een keuze maken uit de medische relaties die er zijn.
• Relaties zoeken: Door binnen het zoekveld de eerste letter van de relatie in te toetsen, kunt u via een keuzelijst de betreffende relatie aanklikken en selecteren.
• Medicijngebruik op school: Het kan noodzakelijk zijn om aan te geven dat een leerling medicijnen moet gebruiken. Dit kan in het veld Medicijngebruik op school worden ingevoerd.
• Medische informatie: Informatie die hier wordt ingevuld, is zichtbaar voor de begeleiders die inzage hebben in de gegevens van de leerling. U kunt bij het exporteren van gegevens aangeven of deze meegenomen moeten worden.

Verzorgers

U kunt hier de verzorgers van de leerling aanmaken, koppelen, wijzigen of verwijderen. Aan één leerling kunnen meerdere verzorgers gekoppeld worden.

Bij de leerling worden op de pagina Verzorgers de aan deze leerling gekoppelde verzorgers getoond. Van deze verzorgers wordt tevens aangegeven of dit de wettige vertegenwoordiger en/of gezinsvertegenwoordiger is en of deze verzorger post ontvangt.

Belangrijke gegevensvelden

• Status: In de velden onder Status van de verzorger geeft u specifieke informatie aan over de relatie van deze verzorger tot deze leerling. U geeft hier aan wat de relatie is tussen de leerling en de verzorger (vader, moeder, voogd etc.) en of de verzorger gezinsvertegenwoordiger of wettelijke vertegenwoordiger is voor de leerling.
• Verplichte velden:
  • Achternaam
  • Postcode
  • Huisnummer
• Omschrijving opleiding: In dit veld vult u de omschrijving van de opleiding van de verzorger in. Deze omschrijving ziet u later terug bij de inschrijving van de leerling. De opleiding van de verzorger is namelijk bepalend voor het gewicht dat aan de leerling toegekend wordt. Bij de inschrijving van de leerling legt u een relatie tussen deze omschrijving en het niveau dat daarbij hoort volgens de gewichtenregeling.

Bewerkingen op de verzorgers

• Verzorger toevoegen: Bij het toevoegen van een verzorger toont ESIS die verzorgers die al in de database zijn opgenomen. U heeft vervolgens twee opties om de verzorger aan de leerling te koppelen:
1. U selecteert één van de getoonde verzorgers en geeft vervolgens de relatie tot de leerling aan.
2. U voegt een nieuwe (nog niet in de database voorkomende) verzorger toe door op de knop te klikken. Bij deze verzorger vult u ten minste de verplicht in te vullen velden in. Standaard neem ESIS de bij de leerling ingevoerde adresgegevens over.

Let op:

In beide gevallen geeft u de relatie tussen deze verzorger en deze leerling aan. Deze gegevens worden niet overgenomen van andere leerlingen, maar gelden specifiek voor de relatie tussen deze leerling en deze verzorger.

 

• Verzorger verwijderen: De al aan de leerling gekoppelde verzorgers kunnen verwijderd worden bij de leerling door op <Verwijderen> te klikken. U kunt de verzorger ontkoppelen bij deze leerling, de verzorger blijft dan wel in ESIS staan. U kunt de verzorger verwijderen, nu wordt de verzorger uit ESIS verwijderd.
  Door op <Gereed> te klikken komt u terug in het verzorgersscherm.
  Als de gezinsvertegenwoordiger verwijderd wordt, stelt ESIS verzorger(s) die aan deze leerling gekoppeld is (zijn), voor als gezinsvertegenwoordiger. U bent verplicht om in dit scherm een keuze te maken.
  Wanneer er geen verdere verzorgers voor deze leerling aanwezig zijn, zal deze controle ook niet plaatsvinden.
• Verzorger wijzigen: De gegevens van een aangevinkte verzorger kunt u wijzigen. Eventuele wijzigingen van de verzorger worden ook bij andere leerlingen die aan deze verzorger zijn gekoppeld, zichtbaar. Een uitzondering hierop zijn de velden onder Status. Deze velden moeten voor iedere relatie tussen deze verzorger en een leerling opnieuw worden aangegeven. Een adres verwijderen is niet mogelijk maak dan gebruik van een fake postcode (bijv. 9999ZZ) en onbekend bij het adres.

Gezinsvertegenwoordiger overleden
Indien u heeft aangegeven dat de verzorger is overleden en deze verzorger is de gezinsvertegenwoordiger van een leerling, dan verschijnt er een venster in ESIS waarin u kunt aangeven welke verzorger nu de gezinsvertegenwoordiger voor deze leerling wordt. Als de overleden verzorger ook nog gezinsvertegenwoordiger was van andere leerlingen, dan wordt u daar nu in ditzelfde venster op geattendeerd. Daarna dient u zelf bij deze andere leerlingen aan te geven wie nu hun gezinsvertegenwoordiger wordt. ESIS vult dit dus niet automatisch voor u in!

Vrije velden

Dit tablad bevat de vrije velden zoals die door uw beheerder zijn gedefinieerd bij Vrij te definëren> Vrije velden definities

Als dit scherm leeg is, heeft uw ESIS-beheerder nog geen Vrije Velden voor leerlingen gemaakt.

Vrije Velden zijn extra gegevensvelden waarin u gegevens kunt registreren waarvoor standaard in ESIS geen plaats is. U kunt hierbij denken aan abonnementsgegevens, overblijfgegevens etc.