Een nieuwe koppeling maken met Social Schools voor uitwisseling absenties

Je start met het maken van de koppeling in ESIS (1) daarna activeer je de koppeling in Social Schools (2).

LET OP: heb je al een actieve koppeling met Social Schools ga dan naar het artikel: Absentie uitwisseling aanzetten in de bestaande koppeling met Social Schools 

1. Koppeling aanzetten in ESIS met Social Schools

(a) Met de rol van applicatiebeheerder ga je in het menu naar Instellen > Koppelingen > 

(b) Vervolgens ga je naar de Ouder Portaal koppelingen - Basis
- De Ouderportalkoppeling - Basis is een koppeling waarin alleen de basisgegevens en absenties uitgewisseld
kunnen worden. De prijs per leerling staat hier vermeld.

(c) Kies voor de knop Activeren achter de koppeling. (de prijs per leerling staat hier ook vermeld).

1. Vul je naam in en zet een vinkje om akkoord te gaan met de voorwaarden.

2. Vul de verificatiecode in. Deze code maak je zelf

De code begint met je brin- en vestigingsnummer en bestaat uit 20 tot 50 tekens (geen speciale tekens zoals % of #). 
Let op: Deze code moet in ESIS én in het andere systeem hetzelfde zijn, anders werkt het niet.

3. Vink de optie “Absenties” aan.

4. Sla op. ESIS toont de volgende pop up en laat eventueel weten als er nog iets ontbreekt. Kies Ja

5. Je ontvangt een bevestigingsmail.

2. Koppeling aanzetten in Social Schools met ESIS

Je kan de koppeling zowel op automatische als op handmatige verwerking zetten. In dat laatste geval wordt de informatie wel binnengehaald, maar nog niet verwerkt. Dat dien je dan zelf te bevestigen. 

Als de koppeling aan staat en op 'automatisch', worden de volgende zaken dagelijks (lees in de nacht) automatisch uitgevoerd: 

• Leerlingen worden bijgewerkt:
  • nieuwe leerlingen worden aangemaakt.
  • leerlingen die zijn gewijzigd worden bijgewerkt.
  • leerlingen die de school hebben verlaten worden verwijderd.
• Bij nieuwe leerlingen worden uitnodigingen verstuurd naar de e-mail adressen van ouders/verzorgers die bekend zijn in de administratie.

 
Let op! binnen ESIS kan je meerdere koppelingen actief hebben (basis & uitgebreid). Je mag er maar 1 tegelijk actief hebben, anders werkt de koppeling met Social Schools niet. 
 
Stap 1 - De koppeling instellen

Volg onderstaande stappen om de koppeling in te stellen:

1. Ga naar Beheer > Meer.
2. Ga vervolgen naar 'Koppeling administratie'.
3. Kies bij 'Koppelingen' ESIS.
4. Vul de verificatiecode in die je gisteren gemaakt hebt in ESIS bij de activatie van de koppeling. 
   Let op! als je deze net aangemaakt hebt binnen ESIS, zal deze verificatiecode niet direct werken! Ga er vanuit dat je pas een dag na aanmaken de code kan gebruiken binnen Social Schools.
5. Heb je de juiste code ingevuld? Dan kun je verdergaan met de volgende stappen voor het activeren van de koppeling.

Stap 2 - Activeren koppeling

Advies is om allereerst de koppeling op 'Handmatig verwerken' in te stellen, je school in te richten op basis van de gegevens uit je administratie, ouders handmatig uit te nodigen en dan pas de instelling van de koppeling te wijzigen naar 'Automatisch verwerken'. Dit geeft je namelijk de meeste controle over het proces! 

1. Ga naar Beheer > Meer.
2. Ga vervolgens naar 'Koppeling administratie'.
3. Selecteer ESIS en kies 'Activeren'.
4. Er opent een pop-up met instellingen: 
   Afbeelding: instellingen pop-up 
   

1. Synchroniseren van gegevens 
   Bepaal op welke manier je wilt dat de koppeling gaat werken. Je hebt de volgende opties bij het verwerken:

(a) Automatisch - Iedere nacht maken we vanaf Social Schools contact met ESIS en halen we de gegevens van jouw school op. Vervolgens kijken we naar de verschillen en verwerken die. Dat kan gaan om leerlingen die zijn gewijzigd, toegevoegd of verwijderd. Hetzelfde doen we voor de groepen/klassen. Als je de optie hebt aangezet voor het uitnodigen van ouders wordt deze actie ook automatisch uitgevoerd. 
 
Ter controle sturen we je altijd een mail met de doorgevoerde acties, maar deze kun je ook volgen door bij Koppeling administratie Koppelingen Overzicht te bekijken. 
Afbeelding: koppelingen overzicht 

Let op! Indien het aantal wijzigingen te groot is, bijvoorbeeld bij de jaarovergang, worden de wijzigingen niet automatisch doorgevoerd en wordt de melding 'Actie vereist' gegeven. Dit om te voorkomen dat er handelingen plaatsvinden die je (misschien nog) niet wilt laten uitvoeren.

(b) Handmatig - Feitelijk dezelfde handeling als hierboven waarbij je zelf het moment van verwerken bepaalt. Hierbij hebben wij alvast het meest recente bestand voor je opgehaald (in de nacht ervoor) en klaargezet voor import. Eerst ga je naar de optie 'Nu verwerken'. Je doorloopt de stappen 1 voor 1 waarbij je bewust keuzes maakt en bij kan sturen indien je dat wenst. Je moet er dan nog wel over nadenken dat je zelf de ouders uitnodigt. 
Hiervoor ga je naar de Excel importfunctie. 

6. Controleer na de eerste keer importeren altijd de koppeling tussen de administratieve groepen en de klassen. Dit kan via Beheer > Meer > Koppeling Administratie > Administratieve groepen. 
   Zorg dat iedere administratieve groep aan een klas gekoppeld is. 
   Als je al eerder een handmatige import hebt gedaan op basis van een EDEX bestand, zal je in de meeste gevallen geen acties hoeven uit te voeren.

Let Op! Na het aanzetten van de koppeling duurt het tot de volgende werkdag totdat je de gegevens kunt verwerken. Dit heeft ermee te maken dat de gegevens van jullie school alleen 's nachts opgehaald kunnen worden. 

Uitnodigen van ouders

Bij het nieuw toevoegen van leerlingen bestaat de mogelijkheid om de ouders automatisch uit te nodigen voor Social Schools. Op basis van de beschikbare e-mailadressen van de ouders in de leerlingenadministratie (dit kunnen er meer dan 2 zijn als je dat hebt ingeregeld!) ontvangen de ouders een e-mail met de koppelcode als ouder van het kind. Alleen bij de automatische verwerking worden deze uitnodigingen automatisch verstuurd.