Je start hiervoor in ESIS.
LET OP: heb je nog geen actieve koppeling met Social Schools ga dan naar het artikel: Een nieuwe koppeling maken tussen ESIS en Social Schools
- Koppeling aanpassen in ESIS met Social Schools
Met de rol van applicatiebeheerder ga je in het menu naar Instellen > Koppelingen >
Kies achter de geactiveerde koppeling ‘Social Schools’ voor Bewerken en zet een vinkje bij Absenties.
- Uitwisseling Absenties met ESIS aanzetten in Social Schools
Je gaat nu de uitwisseling aanzetten in Social Schools.
- Kies in het linker menu voor Beheer > Meer > Apps & modules.
-
Onderaan bij blok 'Administratie' zet je het vinkje naar rechts, zodat hij ingeschakeld is.
Afbeelding: absentiemeldingen aangezet -
Indien je niet wilt dat ouders hun zoon/dochter absent kunnen melden via Social Schools, zet het schuifje dan weer naar links
Afbeelding: absentiemeldingen uitgezet.
Absentie redenen opgeven
Er dienen nog wel redenen opgegeven te worden zodat een ouder zijn kind absent kan melden. Zonder redenen kan er geen absentiemelding worden gemaakt. Zie daarvoor het artikel absenties redenen instellen.
Kies rechtsboven voor Instellingen
Vervolgens zet je het schuifje om
Hierna ververs je het scherm om de absentieredenen bij te laten werken.
Op deze pagina zie je dus ook de absentiereden die de ouders kunnen kiezen en kun je deze aan- en uitzetten.
Onder Notificaties, stel je in wie er een notificatie ontvangt als een ouder een absentie meldt.
Goed om te weten:
-
Je absentieredenen in Social Schools worden (mogelijk) aangepast
Om te kunnen synchroniseren met ESIS is het van belang dat de absentieredenen in Social Schools overeenkomen met de absentieredenen in ESIS. Daarom passen wij de absentieredenen in Social Schools automatisch aan op het moment dat je de ESIS-integratie inschakelt. Dit wordt zichtbaar op het moment dat je de pagina opnieuw laadt. Eerdere absenties (met een absentiereden die is nu is vervallen) blijven nog wel zichtbaar in het absentieoverzicht.
-
Reeds bestaande absenties worden niet gesynchroniseerd
Absenties die al in Social Schools stonden op het moment dat de ESIS-integratie wordt aangezet, worden niet meegenomen in de synchronisatie. Dit komt doordat de absentieredenen in Social Schools eerst afgestemd dienen te worden met ESIS. Vanaf het aanzetten van de ESIS-integratie worden alle nieuwe absentiemeldingen automatisch gesynchroniseerd.
-
Absenties worden iedere minuut gesynchroniseerd met ESIS
De absenties die in Social Schools binnenkomen, worden iedere minuut gesynchroniseerd met ESIS. Er komt dan een groen vinkje achter de absentiemelding te staan in het overzicht. Absenties die nog niet zijn gesynchroniseerd, tonen een rood, liggend streepje.
Let op: heeft een absentiemelding een dag later nog steeds een liggend streepje? Dan is het versturen naar ESIS mislukt en zal dit niet meer worden geprobeerd. In dit geval dien je de absentie alsnog handmatig in ESIS te zetten.
-
Voor ouders is het invullen van een einddatum nu verplicht
Voorheen waren ouders niet altijd verplicht om een einddatum bij de absentie op te geven. Met het aanzetten van de ESIS-integratie is dit echter wel verplicht. -
Absentieredenen worden nachtelijk gesynchroniseerd met ESIS
Als je in ESIS een absentiereden toevoegt, aanpast of verwijdert, dan wordt dit tijdens de nachtelijke synchronisatie aangepast in Social Schools.
Let op! Het is mogelijk dat een ouder een absentie indient met een reden die diezelfde dag in ESIS is verwijderd. De verwijderde absentiereden staat dan namelijk nog wel in Social Schools, omdat de nachtelijke synchronisatie deze wijziging nog niet heeft kunnen overnemen. Deze absentiemelding zal dan niet kunnen synchroniseren met ESIS en krijgt om deze reden dus geen groen vinkje.