Inleiding
Vrije velden zijn extra gegevens velden die door de gebruiker gedefinieerd kunnen worden. Het gebruik van de vrije velden geeft de vestiging - school - bestuur de gelegenheid om extra informatie bij te houden van leerlingen of personeelsleden. Deze definities worden dus niet door Rovict vastgelegd, maar door de gebruikers zelf.
Vrije velden kunnen door de applicatiebeheerder aangemaakt worden. Vrije velden kennen een niveau principe. Dit betekent dat een veld dat door een school is gedefinieerd, ook zichtbaar is bij de onderliggende vestigingen van dezelfde school. Een veld dat door een vestiging is gedefinieerd, is alleen zichtbaar bij die vestiging. Vrije velden die op bestuursniveau worden gedefinieerd, zijn zichtbaar bij alle onderliggende scholen en vestigingen.
Dit geldt alleen voor entiteiten (besturen, scholen, vestigingen) die aan het delen van gegevens doen.
Vrije velden moeten eerst gedefinieerd worden, daarna zijn ze als gegevensvelden beschikbaar op de pagina leerling - vrije velden.
Werkwijze
Via Mijn Menu > Vrij te definiëren ziet u de submenu’s:
Vrije velden zijn onderverdeeld in secties, groeperingen. Deze secties groeperen velden bij elkaar onder een bepaalde naam (bijvoorbeeld een sectie Abonnementen, Overblijven, Aanvullende gegevens). De benamingen van deze secties zijn ook zichtbaar op de pagina Leerling - Vrije velden.
Deze secties moeten eerst gedefinieerd worden. Daarna kunt u per sectie aangeven welke velden nodig zijn.
Aandachtspunten
Voor vrije velden gelden de volgende aandachtspunten:
- Vrije velden kennen onderling geen relatie. Het is dus niet zo dat u de waarde in het ene veld kunt laten afhangen van de waarde in een ander veld.
- U kunt niet aangeven welke velden verplicht zijn. Wel kunt u bij een vrij veld een tooltip definiëren (zie hieronder). Deze kunt u bijvoorbeeld gebruiken om toe te lichten dat dit veld altijd ingevuld moet worden.
Gegevens sectie
Voor een sectie kunt u de volgende gegevens invullen:
- Module: Leerling of personeel.
- Schermlabel: Deze naam wordt aangegeven als sectienaam op de invoerpagina’s voor vrije velden. Bijvoorbeeld: abonnementen.
- Code veld: Naam van het veld of een vrije code.
- Vervallen: Wanneer een sectie niet meer wordt gebruikt of onjuist is kunt u een onderdeel op vervallen zetten. De secties zijn dan niet meer zichtbaar op de gegevenspagina’s met vrije velden.
- Positie: Met de positie geeft u aan waar op de pagina de sectie getoond moet worden. U kunt hierbij kiezen uit de linker of de rechter kolom.
- Volgnummer: Wanneer meerdere secties worden aangemaakt geeft dit de volgorde aan van het tonen in het vrije velden scherm.
Per sectie kunt u vrije velden aanmaken die in die sectie getoond moeten worden.
Gegevens vrij veld
Per vrij veld zijn de volgende gegevensvelden beschikbaar:
- Module: U geeft aan bij welke module het vrije veld hoort.
- Selectie: In dit veld worden alle aangemaakte secties voor de opgegeven module getoond. U moet aangeven onder welke sectie het aangemaakte vrije veld valt.
- Schermlabel: Het schermlabel is de naam die op het scherm getoond wordt voor dit veld.
- Tooltip: Een tooltip is een tekstvakje dat getoond wordt wanneer de gebruiker met de muis bij het gegevensveld gaat staan. In dit veld kunt u de tekst opgegeven die getoond wordt in die tooltip. U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken om een toelichting te geven op het vrije veld.
- Vervallen: Vrije velden die eenmaal in gebruik zijn, kunnen niet meer verwijderd worden. U kunt van een vrij veld wel aangeven dat het “vervallen” is. Het is dan niet meer zichtbaar in de invoerpagina bij de leerling of het personeelslid.
- Veldtype: Vrije velden hebben een bepaald type. Dit type bepaalt hoe het veld er uit ziet: is het een invulveld, een keuzelijst etc. Hier onder staat een overzicht van alle beschikbare typen vrije velden.
Veldtype:
- Ja/Nee keuze: Veldje waarin een vinkje kan worden gezet.
- Geheel getal: Numerieke waarde zonder waarden achter de komma
- Decimaal: Numerieke waarde met getallen achter de komma.
- Tekst: Vrije tekst kan ingevoerd worden met maximaal 50 tekens.
- Memo: Vrije tekst kan ingevoerd worden.
- Datum: Veld waarin een datum ingevoerd kan worden.
- Keuzelijst: Een veld waarin de gebruiker een keuze moet maken uit een aantal vaste waarden. Binnen de keuzelijst kunt u meerdere keuzes aanmaken.