Beheer Vrije overzichten
Het beheer van vrije overzichten is te vinden in het menu Vrij te Definiëren > Vrije overzichten.
(Vrije overzichten afdrukken vindt u hier).
Invoermethode
Bij het maken van een vrij overzicht biedt ESIS een keuze uit drie invoermethodes, te weten:
Toelichting op de invoermethodes:
- Een nieuw Vrij Overzicht samenstellen:
dit is de standaardinstelling van ESIS. Via deze optie maakt u zelf een geheel nieuw vrij overzicht. - Een bestaand Vrij Overzicht kopiëren:
een bestaand Vrij Overzicht dient als basis, het overzicht moet onder een nieuwe naam opgeslagen worden. Daarna kunt u eventueel wijzigingen of aanvullingen aanbrengen. - Een Vrij Overzicht importeren:
via deze optie is het bijvoorbeeld mogelijk om een Vrij Overzicht te importeren dat een andere school gemaakt heeft. (Die school moet wel met ESIS werken). Daarna kan het eventueel naar eigen wens aangepast worden. Op onze website www.rovict.nl staan voorbeelddefinities van vrije overzichten die u kunt downloaden. Bij deze definities staat ook een instructie over het downloaden en importeren van deze vrije overzichtdefinities.
Algemene gegevens
In bovenstaand overzicht is gekozen voor het samenstellen van een “nieuw” vrij overzicht.
Toelichting op de velden en opties:
| Naam | Naam waaronder het vrije overzicht wordt opgeslagen |
| Omschrijving | Een omschrijving van het vrije overzicht |
| Trefwoorden | Door het invoeren van trefwoorden wordt het mogelijk via het zoekscherm vrije overzichten te zoeken en te groeperen op trefwoord |
| Module | U geeft aan uit welke module gegevens op het vrije overzicht moeten komen. |
| Inhoudelijke opties | |
| Vrij overzicht zonder zoeker | In principe worden alle gegevens (bijvoorbeeld alle leerlingen) uit de opgegeven module afgedrukt. Bij een overzicht zonder zoeker kan het aantal getoonde gegevens beperkt worden door gebruikt te maken van selectievelden. Wanneer u, bijvoorbeeld bij een vrij overzicht met leerlinggegevens geen aanvullende selectie maakt of een voorwaarde toevoegt, worden alle leerlingen (ingevoerd, ingeschreven, ingedeeld, uitgeschreven) afgedrukt. |
| Vrij overzicht met een leerlingzoeker | Bij het afdrukken van een vrij overzicht verschijnt eerst een leerlingzoeker om leerlingen te selecteren. Met behulp van de leerlingzoeker kunt u ook leerlingen die zijn uitgeschreven of nog niet actief zijn afdrukken. Via <Uitgebreid zoeken> in de leerlingzoeker heeft u meer mogelijk heden op op te zoeken, zoals bijvoorbeeld op onderwijssoort. |
| Vrij overzicht met een groepenzoeker | U krijgt eerst het groepenselectiescherm te zien om groepen te selecteren bij het afdrukken van het overzicht. |
| Vrij overzicht met een medewerkerzoeker | Bij het afdrukken van een vrij overzicht krijgt u eerst een medewerkerkiezer te zien. Daarna wordt het overzicht afgedrukt. Vrije overzichten met gegevens uit de module medewerkers worden altijd voorzien van een medewerkerzoeker. |
| Het vrij overzicht vraagt om een peildatum |
Wanneer dit veld wordt aangevinkt, dan wordt bij het afdrukken van het vrije overzicht gevraagd om een peildatum op te geven. Het overzicht wordt dan afgedrukt met de stand van zaken op de aangegeven peildatum. De peildatum wordt ook afgedrukt op het overzicht. Wanneer het overzicht niet vraagt om een peildatum, dan wordt de stand van zaken van vandaag gebruikt om de waarde te bepalen. |
| Het vrij overzicht is zichtbaar voor anderen | Door dit veld aan te vinken, wordt aangegeven dat het vrije overzicht beschikbaar is om te kiezen bij Overzichten en Exporten>Vrije overzichten. Wanneer dit veld niet is aangevinkt, dan is het vrije overzicht alleen beschikbaar om af te drukken voor gebruikers die rechten hebben op Vrij te Definiëren>Vrije overzichten. Bij het aanmaken van een nieuw vrij overzicht wordt gevraagd of het vrij overzicht ook beschikbaar moet zijn voor andere gebruikers. Later kan dit alsnog worden aangegeven door dit veld aan te vinken. |
| Layout opties | Hier kunnen bijvoorbeeld het lettertype en de afdrukafstand worden geselecteerd. Van diverse velden kan aangegeven worden of ze op het overzicht afgebeeld moeten worden. |
| Afdrukstand | U maakt een selectie of het overzicht staand of liggend afgedrukt moet worden. |
Toegang vrij overzicht
Bij het definiëren van een nieuw Vrij overzicht ziet u bij onderdeel Toegang dat de rol administrateur en de rol directie standaard zijn aangevinkt. In het merendeel van de gevallen zal een Vrij overzicht gegevens bevatten die voor deze functie van belang zijn. U kunt echter besluiten om meer rollen toegang te geven tot het afdrukken van dit overzicht door de betreffende rollen te selecteren. Of juist de administrateur of directie geen toegang te geven door deze rollen te de-selecteren.
Wanneer u een Vrij overzicht definieert op basis van een kopie of import van een ander Vrij overzicht, dan zijn er standaard geen rollen geselecteerd. Als u het Vrij overzicht voor anderen beschikbaar wilt stellen, moet u minimaal één rol hebben geselecteerd.
We willen benadrukken dat u bij de selectie van de rollen na moet gaan of deze rollen rechten hebben op het afdrukken van Vrije overzichten. Als ze dit niet hebben, kunnen ze het Vrije overzicht alsnog niet bekijken en afdrukken.
U kunt zo nodig dit recht op Vrije overzichten afdrukken laten aanpassen door de applicatiebeheerder van het bestuur.
Veldselectie
In dit scherm worden de gegevens geselecteerd die op het vrije overzicht afgebeeld moeten worden. De volgorde is nog niet van belang, deze kan in het volgende scherm nog aangepast worden.
U selecteert de velden die u wilt gebruiken. Deze verplaatst u met de > knop naar de rechterkolom. Alle gegevens die in de rechterkolom staan, worden in het vrije overzicht opgenomen.
U kunt uit verschillende rubrieken gegevens selecteren.
Klik na selectie van alle gewenste gegevens op <Volgende>.
Veldopties
In dit scherm kan aangegeven worden of de geselecteerde informatie wel of niet getoond moet worden. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om alle leerlingen uit een bepaalde basisgroep te selecteren, maar het veld Geboorteland niet af te laten drukken op het overzicht. In dit geval geeft u aan dat Geboorteland niet zichtbaar moet zijn.
Voor de velden waarvan u heeft aangegeven dat ze zichtbaar moeten zijn, kunt u ook nog de volgende informatie Weergave veld titel, Kolombreedte en Veldvolgorde opgeven.
Het veld Weergave veld titel geeft aan onder welke naam het gegeven op het overzicht wordt afgedrukt. Bijvoorbeeld: u heeft aangegeven dat het veld Volledige naam opgenomen moet worden in het overzicht. Boven de kolom met leerlingnamen wilt u de tekst naam hebben staan in plaats van volledige naam. In het veld Weergave veld titel vult u daarom naam in.
De kolombreedte wordt in pixels weergegeven, voor het afdrukken van een overzicht is het raadzaam hier even mee te experimenteren. Voorbeeld: bij lettertype Arial, grootte 10, kolombreedte 250 pixels wordt een kolom bij het afdrukken 6 cm breed.
Na het aanbrengen van wijzigingen klikt u op <Opslaan> en vervolgens op <Volgende>.
Tip: wanneer u later aan een vrij overzicht nog velden toevoegt, krijgt u van ESIS een keuze wat er met de reeds ingestelde kolombreedtes moet gebeuren. Als u de reeds ingestelde kolombreedtes wilt bewaren, kiest u voor <Zelf aanpassen>. Als u wilt dat ESIS voor u de kolombreedtes opnieuw instelt, kiest u voor <Herberekenen door ESIS>.
Voorwaarden
U kunt hier nog extra voorwaarden opgeven waaraan het overzicht moet voldoen.
Daarna klikt u op <Gereed>. U krijgt nu nog de mogelijkheid om de voorwaarden te combineren.
Vervolgens klikt u op <Gereed>.
Onderstaande melding verschijnt op het scherm:
Bijvoorbeeld:
Als deze combinatie de bedoeling is, klikt u op <Combinatie maken> en vervolgens op <Gereed>. Of u wijzigt de instellingen.
Het volgende scherm verschijnt:
Wanneer u het overzicht beschikbaar stelt aan anderen, komt het in de lijst van Vrije overzichten te staan om het af te drukken (Mijn Menu > Overzichten en Exporten > Vrij overzichten).
U kunt het overzicht ook eerst bekijken of het oplevert wat u wilt hebben en waar nodig aanpassen.
Het beschikbaar stellen van het overzicht aan anderen kan later worden aangevinkt in het scherm Algemene gegevens van dit overzicht.
