Medewerkers

 

In het onderdeel Medewerkers kunt u diverse gegevens registreren van uw medewerkers, zoals:

• Burgerlijke staat
• Burgerservicenummer
• Rekeningnummer
• Bereikbaarheid
• Nationaliteit
• Geboortedatum

Daarnaast kunt u de aanstellingen van uw medewerkers, en de wijzigingen daarin, registreren.

Mocht u velden missen voor gegevens die u hiernaast nog in ESIS wilt bijhouden, dan kunt u gebruik maken van de vrije velden.

Voor het gebruik van ESIS kent het programma een systeem van gebruikers, rollen en rechten. Het is raadzaam om in elk geval voor elke medewerker die met ESIS werkt, een inlog account aan te maken in ESIS bij ‘Inrichten – Gebruikers en Rollen’ en de medewerker te koppelen. De medewerker wordt dan een gebruiker in ESIS, met bepaalde rollen en rechten.

Met de rol Groepsleerkracht kan ESIS zodanig ingericht worden dat de gebruiker alleen de leerlingen in ESIS ziet waar hij begeleider van is.

Overzicht medewerkers

U kunt medewerkers zoeken op naam en per schoolvestiging. Met uitgebreid zoeken worden meerdere zoekmogelijkheden zichtbaar. Wilt u alle medewerkers in één lijst zien, voert u dan geen naam in en klikt u meteen op Zoek.

Achter de naam van de medewerker staat het geslacht en de woonplaats. Als u een medewerker selecteert, verschijnt onderaan de pagina informatie over de aanstelling van de medewerker en de scholen of vestigingen waar de medewerker minstens één taakstelling heeft.

Met de knoppen toevoegen of wijzigen komt u in een volgend scherm waarin u gegevens van de geselecteerde medewerker kunt invoeren of bestaande gegevens kunt aanpassen.

Voor een goede werking van de medewerkerzoeker is het van belang om medewerkers te koppelen aan de school/vestiging.
U kunt dit doen door bij de aanstelling van een medewerker een taakstelling op de vestiging op te geven.

Let op:

Bij het zoeken van medewerkers voor uw eigen vestiging, vindt ESIS alleen die medewerkers die een taakstelling op uw vestiging hebben, hebben gehad of in de toekomst hebben. Wanneer het veld Vestiging bij een taakstelling leeg is, of wanneer er helemaal geen taakstelling is opgegeven, wordt de medewerker niet gevonden bij het zoeken op uw vestiging.

U kunt een taakstelling opgeven bij de pagina met aanstellingen van de medewerker.

Toelichting statussen op vestigingsniveau: 

Status	Toelichting welke medewerker wordt getoond
Oud	Medewerker waarvan alle taakstellingen op uw vestiging een einddatum hebben.
Actief	Medewerker die minimaal één taakstelling op uw vestiging heeft die geldig is op peildatum. D.w.z. de taakstelling heeft geen einddatum of een begindatum in de toekomst.
Toekomstig	Medewerker die een taakstelling op uw vestiging heeft met een begindatum in de toekomst en geen andere taakstelling heeft die voldoet aan de criteria van ‘Actief’.

 Tip:

Wanneer u een medewerker niet kunt vinden, kunt u - alleen op bestuursniveau - deze alsnog proberen te vinden. De medewerker kan onder verschillende statussen gevonden worden afhankelijk van het feit of deze medewerker nog een actieve aanstelling heeft of niet. Op dit niveau is het mogelijk om de ingevoerde medewerker aanstellingsgegevens en taakstellingsgegevens in ESIS te geven. Dan pas kan de medewerker weer op school- of vestigingsniveau gevonden worden.

Toelichting statussen op bestuursniveau

Status	Toelichting welke medewerker wordt getoond
Geen	Medewerker die geen aanstelling heeft of heeft gehad.
Oud	Medewerker waarbij de aanstelling een einddatum heeft en er geen andere aanstellingen zijn die actief of toekomstig zijn D.w.z. aanstellingen zonder einddatum of aanstellingen met begindatum in de toekomst. Of medewerker waarbij de aanstelling geen einddatum heeft maar alle taakstellingen wel een einddatum hebben.
Toekomstig	Medewerker waarbij de aanstelling een begindatum heeft in de toekomst en er geen actieve aanstellingen zijn.  Of medewerker waarbij de aanstelling een begindatum heeft die voor de peildatum ligt, maar alle taakstellingen een begindatum hebben in de toekomst.
Actief	Medewerker waarbij de begindatum van één van de aanstellingen voor of op de peildatum ligt en deze aanstelling geen einddatum heeft. Of de medewerker heeft een aanstelling met begindatum die voor op de peildatum ligt en één of meer taakstellingen op de vestiging(en) die een begindatum hebben die voor of op de peildatum liggen en geen einddatum hebben.

 Medewerker - Details

U voert bij Medewerker - Details de naw-gegevens van medewerkers in of u wijzigt gegevens.

• BSN
  De afkorting BSN staat voor Burgerservicenummer, ook wel bekend als sofinummer.
• Nationaliteit
  Achter het veld Nationaliteit staat een . Dit kunt u gebruiken om een tweede nationaliteit bij een medewerker in te voeren. Er verschijnt dan een extra veld Tweede nationaliteit.

Medewerker - Extra

Bij Medewerker - Extra kunt u aanvullende gegevens en een foto van een medewerker wijzigen of toevoegen.

• Bankrekening
  Wanneer u in het veld Banktype heeft gekozen voor Bankrekening, dan wordt er in dit veld een extra controle uitgevoerd op het door u ingevoerde bankrekeningnummer. Op bankrekeningnummers zit een zgn. elfproef. Dit is een controleberekening of het ingevoerde bankrekeningnummer een geldig nummer kan zijn. ESIS staat alleen geldige bankrekeningnummers toe.

• Telecomsoort
  ESIS kent de volgende telecomsoorten:

  • telefoon
  • fax
  • mobiele telefoon
  • e-mailadres
  • overig.

  Bij het e-mailadres kunt u aangeven welk e-mailadres gebruikt dient te worden voor de koppeling met Basispoort. U vinkt de radiobutton aan achter het gewenste e-mailadres van de medewerker.

• Foto
  Om een foto toe te voegen, moet u aangeven waar het fotobestand staat. Door te klikken op opent een nieuw scherm waarin gezocht kan worden naar de foto.

Medewerker - Vrije velden

Vrije velden zijn extra gegevensvelden waarin u gegevens kunt registreren waarvoor standaard in ESIS geen plaats is. U kunt bijvoorbeeld denken aan abonnementsgegevens, sleutelafgifte, interne personeelscode.

Voordat er vrije velden op deze pagina verschijnen die u kunt invullen, moeten deze eerst gedefinieerd zijn. Het definiëren doet u bij Vrij te definiëren> Vrije velden definities. Als er geen invulvelden zijn, dan zijn er nog geen vrije velden gedefinieerd. De indeling en volgorde van de vrije velden zijn ook onderdeel van de definitie van vrije velden en kunnen naar eigen wens aangepast worden.

U kunt gegevens invoeren, zoals u dat ook gewend bent van de overige pagina’s met medewerkers.

Medewerkers Aanstellingen

U ziet een overzicht van de aanstellingen van een medewerker met de betreffende begin- en einddatum. De meest recente aanstelling ziet u bovenaan, die uit het verste verleden onderaan.
U kunt aanstellingen toevoegen of selecteren om ze vervolgens te wijzigen of te verwijderen. Met de knop Toevoegen of Wijzigen komt u in een volgend scherm, waarin u de gegevens van een aanstelling kunt invoeren of wijzigen.

Als u een aanstelling heeft geselecteerd, ziet u onderaan het scherm welke school of vestiging is gekoppeld aan de aanstelling.

Aanstellingdetails

Bij de Aanstellingdetails kunt u de gegevens invoeren of wijzigen van een nieuwe of bestaande aanstelling.

Achter Verklaring gedrag en Verklaring gezondheid kunt u de datum invoeren waarop u deze verklaringen ontvangen heeft.

De hulptabel die ten grondslag ligt aan het veld burgerlijke staat is in tegenstelling tot die van de ouders/verzorgers een Rovicttabel. Deze kunt u dus niet aanpassen.

Zie: Hulptabellen Medewerker

De velden Begindatum,  Functie en Soort medewerker zijn verplichte velden. Bij Begindatum voert u de datum in waarop de aanstelling van de medewerker in gaat. Bij Functie maakt u een keuze uit de door uw organisatie beschikbaar gestelde functies.
Bij Soort medewerkers geeft u aan in welke categorie de functie valt (onderwijzend personeel, onderwijs ondersteunend personeel, e.d.).
De beschikbare functies en medewerkerssoorten kunnen met de hulptabellen worden onderhouden.

In het veld Duobaan met kunt u een andere medewerker selecteren met wie de medewerker in een duo-baan samenwerkt.

 

Toegelicht: Aanstellingen, taakstellingen en medewerkers
Een medewerker kan één of meerdere aanstellingen hebben. Vervolgens kunt u door middel van de taakstelling aangeven op welke scholen de aanstellingen worden vervuld. Zo kunt u in ESIS bijhouden welke aanstellingen een medewerker heeft gehad bij het bestuur en welke looptijd deze hebben gekend.

In principe heeft een medewerker bij een bestuur slechts één lopende aanstelling, een uitzondering daar gelaten. Een aanstelling kan wijzigen in omvang en status. Binnen de aanstelling kunt u deze gegevens bijhouden.
U kunt een nieuwe aanstelling aanmaken als er ook daadwerkelijk sprake is van een nieuwe aanstelling, bijvoorbeeld wanneer de functie van de medewerker verandert of een medewerker tijdelijk is gestopt en vervolgens weer is aangesteld.

Aanstelling extra

Hier kunt u de extra gegevens invoeren over de aanstelling van de medewerker.

Werktijdfactor
Bij Werktijdfactor voert u in wanneer de aanstelling ingaat, welke omvang de werktijdfactor heeft, wat de formatiestatus is en welke omvang de BAPO heeft. De BAPO is een regeling voor bevordering van arbeidsparticipatie van ouderen, uitgedrukt in uren per jaar.

Met de Formatiestatus wordt bedoeld de rechtspositionele status van het betreffende deel van de aanstelling.
Aan de formatiestatus ligt een hulptabel ten grondslag die u niet kunt wijzigen.
Zie: Hulptabellen Medewerker
Als een aanstelling wijzigt qua omvang of status, dan kunt u op de bekende wijze (middels het plusje) regels toevoegen en bij begindatum de datum invoeren waarop de nieuwe gegevens van kracht zijn.

Taakstelling
Met taakstelling wordt bedoeld: op welke school/vestiging is de betreffende medewerker in de aanstelling werkzaam.

Let op:

Het is belangrijk om een medewerker een taakstelling op de vestiging te geven.
Alleen medewerkers met een taak op een vestiging worden in de keuzelijsten voor medewerkers getoond.

 

Medewerker – verwijderen

U kunt een medewerker uit ESIS verwijderen als u een rol op bestuursniveau heeft. U selecteert de medewerker die u wilt verwijderen. Als deze medewerker meer taakstellingen heeft, staat hij meerdere malen in de lijst. De medewerker wordt dan meerdere malen geselecteerd.

Vervolgens klikt u op  verwijderen. In de pop-up bevestigt u dat u deze medewerker wilt verwijderen. Let op! Als u een medewerker verwijdert, kan dit niet ongedaan worden gemaakt!

Als een medewerker is verwijderd die bijvoorbeeld als eigenaar van een registratie in ESIS staat dan wordt de naam van de medewerker hier nog wel getoond. Achter zijn naam staat dan een (H).