Artikelen in deze sectie

Verzending naar ROD en kort stappenplan controle aantallen

 

Automatisch verzenden naar ROD.

Gegevens worden na een juist inschrijfproces automatisch verzonden naar ROD.

Verzenden naar ROD kan maximaal 1 jaar voor de inschrijfdatum plaatsvinden. Voorwaarde voor het verzenden van de inschrijving is dat er ook een indeling toegevoegd moet zijn.

Eerder ingeschreven leerlingen met een toekomstige inschrijving worden niet verzonden.

 

Controle aantallen bekostigde leerlingen

In de bijlage onderin deze pagina tref je een kort stappenplan aan voor de controle van het aantal bekostigde leerlingen.

 

Handmatig verzenden naar ROD.

Bij 3 verschillende wijzigingen bij de leerling administratie is het mogelijk handmatig (opnieuw) naar ROD informatie te verzenden.

Welke gebruik je wanneer?

1.

Identificatie bij ROD (Leerlingadministratie > Leerling)
 

Hier verstuur je de gegevens van de leerling zelf opnieuw. 

Is de geboortedatum niet juist dan pas je het aan en kun je dit handmatig verzenden met deze knop.
2.

Inschrijving naar ROD versturen (Leerlingenadministratie > Leerling > Inschrijving)
 

Hiermee verstuur je alle gegevens die horen bij de inschrijving dus o.a. ook de indeling en de uitschrijving. 
3.

Advies VO naar ROD versturen (Leerlingenadministratie > Leerling > Inschrijving > Extra)
 

Het voorlopig, herzien/definitief advies VO voor groep 8 wordt (opnieuw) verzonden. 

 

FAQ

Wanneer ik leerlingen heb ingeschreven, maar nog niet aan een groep heb gekoppeld, moet ik ze dan handmatig verzenden, zodra ik ze aan een groep heb gekoppeld?  

  • Bij het invoeren van de leerling gebeurt er nog niets.
    Vervolgens wordt er een inschrijving ver in de toekomst, maar binnen een jaar (en binnen het schooljaar), bijv. 01-06-2025, aangemaakt. Dan wordt er op de dag van aanmaak automatisch een identificatie verstuurd. Voeg je ook een indeling toe dan zal de inschrijving ook verzonden worden.
    Controleer dit in de ROD status (bericht Identificeren Persoon en/of Inschrijving)

Brinmapper fout, rood kruis 

  • Heeft een leerling in de ROD status bij het bericht identificeren of inschrijving een rood kruisGa dan naar de leerlingenadministratie en verstuur handmatig indien van toepassing de identificatie en pas daarna de inschrijving.  
    Leerlingenadministratie > Leerling > knop onderin  "Identificatie bij ROD" en/of Leerlingenadministratie > Leerling > Inschrijving > knop ondering ”Naar ROD verzenden”. 

Bel icoon rechtsboven in ESIS 

  • Wanneer er een afkeuring van de inschrijving ontvangen is van ROD dan zie je een bel icoon rechtsboven in ESIS. 
    Kies dit en je ziet de leerlingnaam(namen) van de leerlingen waarbij dat het geval is met de reden van afkeuring. Schuif de balk naar rechts en je kunt door het potlood te kiezen direct naar de inschrijving.
  • LET OP: Controleer ook altijd ROD Notificaties. Er kunnen ook afkeuringen zijn op bijv. de  identificatie. Die zie je niet terug bij de bel.

Welke leerlingen tellen mee bij de 1 februari telling 

  • Alle leerlingen die een actieve bekostigde inschrijving hebben met een inschrijvingsdatum tot 1 februari worden meegeteld. Inschrijvingen vanaf 1 februari of uitschrijvingen voor 1 februari tellen dus niet mee. 
    Tot 28 februari is het mogelijk met terugwerkende kracht leerlingen (met inschrijvingsdatum voor 1 februari) te registreren of te corrigeren en dus te laten meetellen voor de bekostiging.
    Hierna is dit niet meer mogelijk.

Waar kan ik controleren hoeveel leerlingen er met IGBO zijn ingeschreven. 

  • Er is geen keuze bij vrije overzichten voor het veld IGBO.  
    Rovict kan wel een overzicht uit de database aanleveren. Er is nu een wens aangemaakt voor het toevoegen van het veld IGBO aan de Vrije Overzichten of aan het Overzicht Tellingen voor bekostiging.
    Je kunt het wel terugzien in het registratieoverzicht in de kolom Opleiding. Heb je IGBO aangevinkt dan zie je dat hier terug. Zo kun je dus controleren of de leerlingen als IGBO leerling bij het ROD bekend zijn. 

Inschrijving is/wordt niet verzonden 

  • Controleer of de identificatie van de leerling een goedkeuring heeft. Is dat niet zo verzend deze handmatig (let op de notificatie en los deze eerst op).  
    De identificatie heeft een goedkeuring, maar de inschrijving wordt toch niet verzonden. 
    Kijk of de leerling ook een indeling heeft. Een inschrijving kan alleen verzonden worden als de leerling ook een indeling heeft. Verzend de inschrijving dan handmatig.  
    Inschrijvingen kunnen tot 1 jaar van te voren worden verzonden. 
    Wordt de inschrijving nog steeds niet verzonden, controleer ook de schoolsoort, heb je per abuis “OV” gekozen ipv BO/SO/VSO/SBO. 
    Lukt het nog steeds niet, maak een melding bij: support@rovict.nl

Hoe wordt de telling aan DUO doorgegeven? 

  • Dit gebeurt automatisch en op basis van de uitwisseling van de leerlingen.  
    De uitwisseling van leerlingen is direct. Wanneer je bijv.  een leerling inschrijft dan gaat er een bericht naar DUO en zodra je daarop (identificatie en inschrijving) een goedkeuring hebt ontvangen wordt de leerling meegeteld voor de bekostiging. 
    Wanneer je een registratieoverzicht afdrukt met beide data op 1-2-2025 dan kun je controleren hoeveel, en welke leerlingen, er bekostigd worden. Deze leerlingen zijn geregistreerd bij DUO/ROD.

Signalen 

  • Meer informatie over de signalen in de notificaties of bij ROD status kun je HIER vinden.Op dit moment veel voorkomende signalen die je niet zelf kunt oplossen en altijd moet melden via support@rovict.nl:
Signaal Omschrijving
027 De begindatum van de inschrijvingsperiode mag maar 1 keer voorkomen
003 Er is geen persoon gevonden met de opgegeven combinatie van onderwijsnummer, geboortedatum en geslacht.

 

Synchroniseren geboorteland ouders 

Kan de IGBO (International georiënteerd basisonderwijs) niet automatisch aangevinkt staan voor de International scholen? 

  • Nee dit kan niet omdat dit scherm voor alle scholen die ESIS gebruiken hetzelfde is. Je moet dit dus direct tijdens het inschrijven aanvinken.

Wat als leerlingen geen doorstroom/eindtoets maken V(SO) school?   

Welke inschrijvingsdatum geef je leerlingen die 4 jaar worden in de zomer.

  • Wordt de leerling na 1 augustus vier jaar dan schrijf je de leerling in per de eerste schooldag.  
    Een leerling die in de zomervakantie 4 jaar wordt (dus vóór of op 1 augustus), bijvoorbeeld op 27 juli, en vanaf het begin van het nieuwe cursusjaar naar school gaat wordt ingeschreven (en ingedeeld) per 1 augustus. 
    Meer informatie kun je nalezen via: https://support.rovict.nl/hc/nl/articles/360002237397-Inschrijfdatum-en-uitschrijfdatum

De opgegeven postcode wordt door DUO niet geaccepteerd' 

  • Je gaat hier naar het adres van de leerling in de leerlingenadministratie en kiest achter het veld postcode voor het loepje. Uit de lijst kies je dan onderaan 1 van de postcodes met de stad in hoofdletters. Kies hierna voor het handmatig identificeren en verzend eventueel ook de inschrijving opnieuw. Blijf je de foutmelding krijgen, maak dan een melding bij support@rovict.nl

Bij de inschrijving is niet zichtbaar of er bijlagen zijn geupload.  

  • Een bijlage bij de inschrijving kun je inderdaad alleen inzien wanneer je kiest voor inzien/wijzigen van de inschrijving. De optie om hier een bijlage toe te voegen is gemaakt zodat het inschrijvings-/aanmeldformulier kan worden toegevoegd door de administrateur. 
    Er is nu een wens aangemaakt om bij de inschrijving ook te tonen dat er een bijlage is. 
    Deze ligt ter beoordeling bij de Product Manager.
    De bijlage kan ook door anderen worden ingezien via DMG > Acties > Leerlingenadministratie > Inschrijving > Bijlage inzien. Alleen de administrateur kan hier aanpassingen doen.

Hoe voer je peuters en kleuters in? 

Verwante artikelen