1. Exporteren
Vanuit ESIS kunt u overzichten exporteren naar Excel. Wanneer u in ESIS een overzicht hebt samengesteld kunt u in onderstaand venster kiezen om het te exporteren:
Het standaard uitvoerformaat is PDF. U kunt echter ook kiezen voor Xls en Csv. Deze beide formaten zijn geschikt voor uitvoer naar Excel.
2. Verschil Xls en Csv
Het formaat Xls exporteert bijna alle 'opmaak informatie' uit ESIS naar Excel. Het formaat Csv geeft een kale uitvoer van gegevens: het laat veel 'overbodige' opmaak weg. Csv is aan te bevelen als u in Excel nog wilt gaan sorteren, filteren of andere functies wilt gaan toepassen.
Hieronder ziet u twee keer een hetzelfde ESIS overzicht (leerlinglijst instelbaar/invullijst) in de uitvoerformaten Xls en Csv:
In het Xls- formaat wordt het logo meegenomen, rasterlijnen worden niet getoond en er zijn lege tussenkolommen geplaatst, daarnaast worden kolommen en rijen in verschillende breedtes en hoogtes gezet. Op zich is dit geen probleem maar wanneer u wilt sorteren, filteren enz. dan zou u deze zaken handmatig moeten aanpassen of verwijderen. Dat kost veel tijd en is niet nodig. U dat geval kunt u beter kiezen voor Csv.
3. Het maken van een Csv bestand.
We nemen als voorbeeld een export van het overzicht: Leerlinglijst instelbaar/ invullijst.
In ESIS kiest u voor: - Informatie: - Uitvoer - Leerlingen: Leerlinglijst instelbaar/ invullijst
In het startvenster kunt u aangeven welke leerlingen of groepen in het overzicht moeten worden getoond. U kunt gemakshalve alle leerlingen hier selecteren.
- Klik op: <Volgende> en selecteer de velden naar keuze.
- Kies bij Sortering voor: Totaal op alfabet.
- klik op <Volgende>
U ziet nu het volgende venster: selecteer het uitvoerformat Csv.
Vervolgens klikt u op de diskette (Opslaan).
Er kan mogelijk een melding komen dat het downloaden van bestanden wordt geblokkeerd.
U ziet het volgende venster: Kies voor Opslaan.
In het volgende venster geeft u het bestand evt. een andere naam en selecteert u de juiste locatie. Vervolgens kunt u het bestand opslaan.
Nu kunt u het bestand openen
U krijgt nu het geëxporteerde overzicht te zien in Excel.
Let op:
De menubalken die u ziet, zijn voor nieuwe versies van Excel anders vorm gegeven.
Voor sorteren, filteren, het aanpassen van kolommen en rijen e.d. verwijzen we u naar de Help in Excel zelf.
Het gaat in deze uitleg om de te volgen werkwijze.
Om optimaal met dit overzicht te kunnen werken moet u nog een paar aanpassingen doen.
Er mogen geen (deels) gevulde cellen boven en onder de lijst staan. Die moet u dus verwijderen. Alle kolommen moeten een veldnaam hebben. Zijn die voor een deel niet aanwezig dan moet u die toevoegen. Hieronder wordt aan de hand van een voorbeeld uitgelegd wat u precies moet doen.
1. Verwijder de rijen 1 t/m 4
2. Vul in cel A1 het woord: 'Naam' in.
3. Kolommen die te smal zijn moet u evt. verbreden. In het voorbeeld is dat oa. kolom G.
4. Verwijder de laatste rij uit het overzicht. In het voorbeeld is dit rij 208
Met dit opgeschoonde bestand kunt u verder aan de slag in Excel.