In de structuur van ESIS legt u de structuur vast waaruit uw organisatie bestaat. U geeft aan uit welke besturen, scholen, vestigingen en locaties uw organisatie bestaat.
Deze structuur bestaat uit de volgende onderdelen:
- Eenheden
- Besturen
- Scholen
- Vestigingen
- Locaties
De meeste van deze onderdelen maken ook deel uit van de autorisatie die u in ESIS kunt regelen. De locaties zijn hier een uitzondering op. U kunt gebruikers niet autoriseren tot op het niveau van locaties. De locaties in ESIS maken geen deel uit van de autorisatiestructuur. Zie ook de achtergrond informatie over autorisatie.
Hierbij wordt er vanuit gegaan dat in een eenheid (lees database) een of meerdere besturen kunnen worden beheerd. Vervolgens kunnen onder een bestuur een of meerdere scholen worden beheerd, die op hun beurt weer bestaan uit vestigingen met locaties waar les wordt gegeven.
Pas wanneer u een geldige licentie heeft ingevoerd, kunt u een school met bijbehorende vestiging aanmaken.
Bij de diverse onderdelen van de structuur kan worden aangegeven of deze ook gebruik wil maken van de mogelijkheden om gegevens te delen met andere entiteiten in de structuur.
De theoretische mogelijkheid bestaat dat er meerdere eenheden in dezelfde database zitten. In de praktijk zal dit meestal niet het geval zijn.
Elementen kunnen niet verwijderd worden uit de structuur. Wel kunnen ze op “vervallen” gezet worden, als ze niet meer in gebruik zijn.
Door de gegevens in een hiërarchische structuur te plaatsen, wordt direct duidelijk hoe de verhouding is tussen de besturen, scholen ( met hun vestigingen) en locaties.
Eenheid
Het aanmaken van de structuur begint met het aanmaken van een eenheid waaronder de rest van de organisatie beschreven wordt.
(Bestuur, school, vestiging/locatie)
IP restricties
Bij het aanmaken van een Eenheid is het mogelijk om IP adressen van de gebruikers aan te geven. Hiermee kan aangegeven worden welke computers toegang hebben tot de gegevens onder die eenheid in ESIS. Of er daadwerkelijk van IP restricties gebruik gemaakt wordt, hangt van de instelling hiervoor. Lees hiervoor meer onder “instellingen”.
Bestuur
In dit onderdeel worden de besturen beheerd in de (organisatie) structuur van ESIS.
Een bestuur wordt in de praktijk als de toplaag binnen de hiërarchie van de applicatie gezien. Het is mogelijk dat gebruikers rechten hebben op meer dan een bestuur.
Onder de eenheid kunnen een of meer besturen gedefinieerd worden. De gebruiker ziet de bestaande eenheden staan en maakt dan de keuze -besturen toevoegen.
- Bestuursnummer Dit veld bevat 5 posities en is een uniek nummer per bestuur.
- Bestuursnaam Dit veld is een unieke omschrijving binnen de eenheid.
- Korte naam bestuur In dit veld kunt u een korte naam van het bestuur omschrijven. 20 posities maximaal
Bij het aanmaken van een bestuur wordt de tabel met rollen automatisch gevuld met de standaard Rovict rollen.
School
Een school is altijd onderdeel van een bestuur. Per bestuur wordt geregistreerd welke scholen onder dit bestuur vallen, wat hun BRIN nummers zijn en wat hun officiële naam is. Per school wordt later aangegeven welke (neven) vestigingen bij de school horen.
De school is de formele definitie van het BRIN nummer. Deze bevat alleen officiële gegevens als naam, BRINnummer etc. In de definitie van de school worden geen “praktische” zaken opgenomen als bijvoorbeeld het adres.
Let op:
U kunt een school pas aanmaken in de structuur wanneer u een licentie heeft voor deze school.
Wanneer een vestiging van de school reeds een licentie heeft, en er komt een licentie bij voor een andere vestiging, dan hoeft de school niet opnieuw in de structuur aangemaakt te worden. Deze bestaat dan al. In dat geval is het aanmaken van de vestiging voldoende.
Bij een school zijn de volgende gegevensvelden van belang:
- Schoolsoort: Via de keuzelijst schoolsoorten kan een schoolsoort gekoppeld worden aan de school. In uitzonderlijke gevallen kan een school meerdere ‘soort schoolsoorten’ omvatten. De schoolsoort die hier opgegeven wordt, heeft invloed op de onderwijssoorten (dus uw onderwijsaanbod) dat u aan kunt maken. Bijvoorbeeld: wanneer u in dit veld de schoolsoort SO opgeeft, dan kunt u alleen onderwijssoorten voor Speciaal Onderwijs aanmaken. Wanneer u aan een school de schoolsoort SO of VSO toekent, moet u ook een uitsplitsing maken naar schooltype (REC 1 t/m REC 4).
- Logo: U kunt een logobestand aangeven bij de school. Dit logo wordt afgebeeld in de menubalk van ESIS wanneer u op schoolniveau bent ingelogd en afgedrukt op overzichten.
Vestiging/Locatie
Vestiging
Onder vestigingen worden alle officieel erkende vestigingen van de school geregistreerd. Iedere school heeft in ieder geval een vestiging 00, omdat iedere school in ieder geval uit een hoofdvestiging bestaat.
Naast deze hoofdvestiging kunnen nog andere vestigingen aangemaakt worden.
Let op:
U kunt een vestiging pas aanmaken in de structuur wanneer u een licentie heeft voor deze vestiging.
Aanleverpunt IBG
In dit veld vult u het nummer in van het aanleverpunt dat voor deze vestiging geldig is. Dit nummer wordt op verschillende momenten in de communicatie tussen vestiging en DUO gebruikt. Rovict adviseert om een aanleverpunt aan te vragen voor elke vestiging waar u een zelfstandige administratie voert.
Inspectielocatie
Een vestiging kan een zogenaamde Inspectielocatie zijn. U kunt dit aangeven met de keuzeoptie. Als een vestiging een inspectielocatie is dan dient aangegeven te worden van welke vestiging (meestal 00) deze inspectielocatie onderdeel van is. U kunt in ESIS werken met een inspectielocatie als zelfstandige vestiging. In de PGN scan en de ROD uitwisseling worden de gegevens van de hoofdvestiging meegenomen.
Locatie
De locaties van de school zijn de feitelijke gebouwen waarin les wordt gegeven en die fysiek echt bestaan. Onder de vestiging worden de fysieke locaties aangemaakt.
Wanneer er officiële stukken afgedrukt worden vanaf een locatie, dan staan daar altijd de adresgegevens en personeelsgegevens op van de betreffende locatie.
Deze adresgegevens en personeelsgegevens (Naam en functie van degene die tekenbevoegd is) kunt u invullen door op 
Toevoegen te klikken. U vult alle gegevens in en slaat deze op door op 
te klikken.
Mocht u een reeds ingevuld gegeven willen wijzigen dan klikt u op 
Wijzigen. U kunt het gegeven verwijderen door deze te selecteren en middels 
te verwijderen. Daarna vult u hier het juiste gegeven in en slaat deze op door te klikken op .
Onderwijslocatiecode
RIO (Register instellingen en Opleidingen) van DUO is gevuld door het bestuur van jouw school. ESIS heeft (een deel van) deze gegevens (onderwijslocatie en onderwijsaanbieder) binnengehaald, omdat deze moeten worden meegestuurd naar ROD (Register Onderwijs Deelnemers). De onderwijslocatie van de vestiging (***X***) zie je bij de locatie onder onderwijslocatiecode terug. Een groep krijgt les op een locatie. Elke groep moet in ESIS bij Inrichten > Groepen en Onderwijssoorten aan de juiste locatie gekoppeld worden. Deze locatie moet voorzien zijn van een onderwijslocatiecode voor alle indelingen met een begindatum vanaf 1-8-2023.
Indien jouw vestiging een niet officiële vestiging betreft kan in RIO de koppeling niet gelegd worden tussen de onderwijslocatie en jouw vestiging. De bestuurder zal in RIO de koppeling leggen met de officiële (hoofd)vestiging. In dat geval krijgt ESIS via RIO de locaties allemaal binnen op deze hoofdvestiging. Dat heeft als consequentie dat bij leerlingen die op de niet officiële vestiging ingeschreven en ingedeeld zijn de onderwijslocatiecode niet aanwezig is. Om dit op te lossen kun je via Beheer > Organisatiestructuur > Locatie de locaties met de betreffende onderwijslocatiecodes beheren en kopiëren naar de vestigingen in ESIS waar deze locaties in gebruik zijn. Deze actie kan zowel op bestuursniveau, schoolniveau als op vestigingsniveau worden uitgevoerd.
De knop Onderwijslocaties opent een pop -up waar je een aantal mogelijkheden krijgt aangeboden.
- Alleen onderwijslocatiecode overnemen bij één of meer locaties bij andere vestigingen binnen je bestuur en dezelfde brin 4 (school).
- De locatie bij deze vestiging direct op vervallen zetten.
- Nieuwe locatie aanmaken bij andere vestiging.
- Combinatie van bovengenoemde drie.
Indien er binnen de school meer locaties met hetzelfde adres zijn gevonden worden die getoond onder het kopje ‘Onderwijslocatiecode kopiëren naar locaties met hetzelfde adres’. Je kunt er voor kiezen om de onderwijslocatiecode naar een, enkele of geen locaties te kopiëren.
Daarnaast kun je de gehele locatie kopiëren naar een vestiging die hoort bij je school (brin 4). Dit doe je onder kopje ‘Nieuwe locatie met onderwijslocatie aanmaken bij geselecteerde vestiging’. Je selecteert de vestiging en geeft aan of en welk type adres je wilt overnemen. Bij deze actie kun je direct de locatie bij de huidige vestiging op vervallen zetten als de locatie niet bij deze vestiging hoort. Door te kopiëren bevestig je de keuzes die je hebt gemaakt. ESIS toont de uitgevoerde acties in een pop-up.
Zie ook punt A en B van de bijlage onderaan dit artikel.
Vervallen locaties
Indien een locatie niet meer in gebruik is en je deze in ESIS op vervallen hebt gezet, wordt in Locatie-overzicht (Beheer > Organisatiestructuur – Locatie overzicht) deze locatie niet meer standaard getoond. De locatie kun je in de overzichtspagina zichtbaar maken door ook de vervallen locaties tonen aan te vinken.