Algemene werking hulptabellen
ESIS bevat een groot aantal hulptabellen. Dit zijn tabellen met codes en gegevens die u nodig heeft bij het werken met ESIS. Deze tabellen zijn in ESIS herkenbaar aan een “lijst” met daarin de verschillende mogelijke waarden. Wanneer u voldoende rechten heeft, treft u achter deze lijst een icoontje aan om een gegeven aan de hulptabel toe te voegen.
Zoals u ziet zijn deze hulptabellen verdeeld over een aantal categorieën.
Hulptabellen zijn er in 2 soorten:
- Rovict tabellen: deze worden onderhouden door Rovict. U kunt de gegevens in deze tabellen gebruiken, maar u heeft geen rechten om aanpassingen in de gegevens van een Rovict hulptabel door te voeren.
- Niet - Rovict tabellen: afhankelijk van uw rechten in ESIS, kunt u de gegevens in de hulptabel aanpassen (toevoegen, wijzigen, verwijderen).
Wij beschrijven hier de algemene werking van de hulptabellen.
Van iedere hulptabel zijn specifieke beschrijvingen te vinden door op een van deze categorieën te klikken:
Boomstructuur
In het Beheer menu van ESIS worden alle hulptabellen weergegeven in een boomstructuur. In deze boomstructuur worden eerst de verschillende categorieën getoond. Met het 
knopje voor een categorie kunt u deze uitklappen. U ziet dan de hulptabellen in deze categorie.
Een hulptabel selecteert u door er op te klikken. De gegevens van de hulptabel verschijnen dan in beeld. Als u in het zoekveld de beginletter typt van het record dat u zoekt en dan op Enter klikt, gaat ESIS zelf naar het eerste record dat met die letter begint.
Het schermgedeelte voor de hulptabel bestaat uit 2 delen:
- het overzichtsgedeelte waarin alle aanwezige gegevens (records) in de hulptabel afgebeeld worden.
- het detailgedeelte, waarin alle gegevensvelden van een gegeven getoond worden.
U selecteert een record (gegeven) in de hulptabel door er op te klikken. In het detailscherm verschijnen dan alle gegevensvelden van dat record.
Voor ieder record kunnen in de hulptabel in ieder geval een code en een omschrijving opgegeven worden. De code is een korte, herkenbare afkorting voor het gegeven. Op veel plekken in ESIS is niet genoeg ruimte om een lange omschrijving weer te geven, op die plekken wordt deze code gebruikt. De omschrijving is een langere omschrijving, aanduiding voor het geven. Deze omschrijving mag maximaal 50 tekens bevatten.
Bijvoorbeeld: in de tabel met aanhefcodes
code: Dhr.
omschrijving: de heer
Onderhoud gegevens via beheermenu
Mits u voldoende rechten heeft, kunt u de volgende bewerkingen op de gegevens uitvoeren:
- Toevoegen: u voegt een nieuw record toe aan de gegevens in de hulptabel. Hiervoor moet u minimaal de voor deze hulptabel verplichte velden * toevoegen. Welke dat zijn, verschilt per hulptabel.
Wijzigen: u wijzigt de gegevens van een bestaand record.
Verwijderen: u verwijdert het record uit de hulptabel. Als u deze keuze maakt, wordt een controle uitgevoerd of het record inmiddels al ergens in ESIS in gebruik is. Als dat zo is, dan kan het record niet verwijderd worden. Als het record nog niet gebruikt wordt in ESIS, dan kunt u het verwijderen.
Wanneer boven de tabel aangegeven staat Onderhouden door Rovict kunt u geen wijziging doorvoeren in deze lijsten.
Onderhoud gegevens vanuit de keuzelijst
Op de plekken in ESIS waar u met de hulptabellen werkt, kunt u achter de hulptabel een icoontje aantreffen om een gegeven aan de hulptabel toe te voegen, wanneer dit nog niet voorkomt.
Wanneer u op dit icoontje klikt, komt u in een nieuw pop-up scherm terecht waarin u de gegevens in kunt voeren.
Voor het toevoegen van gegevens maakt het niet uit via welke weg u dit doet.
Nota bene: de optie “vervallen” is niet beschikbaar wanneer u gegevens via de lijst toevoegt aan een hulptabel. Deze optie is alleen via Inrichten>Hulptabellen beschikbaar. Als een record in gebruik is, kunt u deze niet verwijderen. U kunt deze dan wel op Vervallen zetten.
Het wijzigen en verwijderen van gegevens uit hulptabellen kan ook alleen via Inrichten > Hulptabellen.