Het inschrijven van een leerling, is essentieel voor de bekostiging van de leerling. Zolang een leerling niet is ingeschreven, kan er ook geen bekostiging voor deze leerling plaatsvinden. De gegevens die u invoert bij de bekostiging van een leerlingen worden, waar nodig, ook gecommuniceerd naar IB-Groep.
Voor alle pagina’s van de inschrijving geldt dat u kunt bladeren naar een andere leerling.
Let op:
Een leerling kan op dezelfde school slechts één actieve inschrijving op een bekostigde schoolsoort (bijvoorbeeld BO) hebben.
De gegevens van de inschrijving zijn verdeeld over een aantal pagina’s:
- Overzicht
- Bekostiging
- Onderwijs
- Extra
- Passend Onderwijs
Bij de beschrijving van de pagina’s van de inschrijving worden de varianten voor de verschillende schoolsoorten apart beschreven.
De volgende schoolsoorten kunt u opgeven bij de inschrijving:
- BO (basisonderwijs, bekostigd)
- SBO (speciaal basisonderwijs, bekostigd)
- SO (speciaal onderwijs, bekostigd)
- VSO (voortgezet speciaal onderwijs, bekostigd)
- VVE (voor- en vroegschoolse educatie, niet bekostigd)
- OVERIG (overig, niet bekostigd). De schoolsoort OVERIG kunt u bijvoorbeeld gebruiken om aparte inschrijvingen te maken voor buitenschoolse opvang ed.
Zodra een leerling wordt ingeschreven (wanneer de pagina bekostiging is ingevuld en opgeslagen), wordt dit vermeld in de samenvatting bij deze leerling. De status van de leerling wordt dan ook aangepast. Indien u eerder de leerling voorlopig heeft ingeschreven zal deze inschrijving wijzigen naar “ingeschreven”
Na het inschrijven van een leerling kunt u meteen verder met het maken van een indeling voor de leerling. Hiermee geeft u aan welk onderwijssoort de leerling gaat volgen en in welke groep.
Achtergrondinformatie Inschrijven
Voor het inschrijven van leerlingen op scholen voor primair onderwijs gelden de volgende aandachtspunten:
Datum inschrijving: is de datum van de eerste schooldag waarop de leerling onderwijs volgt op uw school. De datum inschrijving moet niet verward worden met de datum waarop de ouders de leerling hebben aangemeld op school.
Is de eerste schooldag voor een leerling de eerste dag van het nieuwe schooljaar dan is de Datum inschrijving 1 augustus, mits de leerling op deze datum wél minimaal vier jaar oud is.
Er is een uitzondering voor leerlingen die tussen 1 augustus en de 1e dag van het schooljaar 4 jaar worden. Deze leerlingen schrijft u in op de datum waarop de leerling voor het eerst onderwijs volgt op uw school. Vaak is dat de 1e schooldag na de zomervakantie.
Voor vrijwel alle leerlingen ligt de Datum inschrijving vier jaar na de geboortedatum, voor kinderen van varende ouders (de varende kleuters) mag de inschrijfdatum op zijn vroegst 3,5 jaar na de geboortedatum liggen.
Komt de leerling op een andere datum voor het eerst op uw school dan schrijft u de leerling in per de datum waarop de leerling voor het eerst onderwijs bij u volgt. De leerling wordt niet ingeschreven op een datum die in het weekend of in een schoolvakantie valt. Voorbeeld: De leerling start op maandag, dan schrijft de andere school de leerling uit op zondag.
Meer informatie over de inschrijfdatum, leest u hier.
Bekostiging
Voor ingeschreven leerlingen én leerlingen die zijn uitgeschreven na 1 augustus 2007 die hebben deelgenomen aan de verplichte eindtoets moeten de gegevens van de eindtoets geregistreerd worden. De eindtoets gegevens worden geregistreerd via Leerlingen > Leerlingenadministratie - Leerling - Inschrijving- Extra
Via Inrichten> Instellingen Module ‘Inschrijving’ kunt u bij Standaard Eindtoetscode aangeven welke eindtoets u afneemt op school.
Overzicht inschrijvingen
Op deze pagina treft u een overzicht aan van alle inschrijvingen die er voor de leerling zijn. De meest recente inschrijving staat bovenaan. In het onderste (samenvattings)gedeelte van het scherm treft u beknopte informatie aan over de inschrijving die is geselecteerd.
Voor het verwijderen van inschrijvingen geldt het volgende: alleen de meest recente inschrijving kan verwijderd worden. Daarna kunnen eventueel eerdere inschrijvingen verwijderd worden.
Inschrijving Bekostiging
De schoolsoort die u selecteert achter Schoolsoort is bepalend voor de velden en pagina’s die bij de inschrijving getoond worden.
Deze velden zijn van belang voor de ROD uitwisseling.
Pagina voor BO, VVE en OVERIG
- Datum inschrijving: Dit is de datum van de eerste schooldag waarop de leerling onderwijs volgt. Als de leerling ingeschreven wordt vanaf de eerste schooldag van het schooljaar, dan dient hier de datum 1 augustus gehanteerd te worden.
- Schoolsoort: Een inschrijving is gekoppeld aan een schoolsoort. Indien uw school meer dan één schoolsoort heeft, selecteert u hier voor welke schoolsoort (BO, SO, VVE etc.) voor de inschrijving van toepassing is.
- Land van herkomst: Voor leerlingen voor wie dit van toepassing is selecteert u één van de mogelijkheden uit de keuzelijst. Het uitgangspunt is de gegevens van de ouders/verzorgers van de leerling. Op basis daarvan selecteert u in dit veld ëén van de mogelijkheden uit de keuzelijst. Onder ‘afkomstig uit’ moet ‘geboren in’ verstaan worden.
U vult een van de alternatieven in indien de leerling voldoet aan één de volgende criteria: - behoort tot de Molukse bevolkingsgroep.
- van wie ten minste één van de ouders of voogden afkomstig is uit Griekenland, Italië, (voormalig/oud) Joegoslavië, Kaapverdië, Marokko, Portugal, Spanje, Tunesië of Turkije.
- van wie ten minste één van de ouders of voogden afkomstig is uit Suriname, Aruba of de Nederlandse Antillen.
- van wie ten minste één van de ouders of voogden als vreemdeling rechtmatig verblijf heeft op grond van een verblijfsvergunning als bedoeld in artikel 28 of 33 van de Vreemdelingenwet 2000.
- van wie ten minste één van de ouders of voogden afkomstig is uit een ander niet-Engelstalig land buiten Europa, echter met uitzondering van Indonesië.
- Inschrijvingsnummer: Dit nummer is door ESIS aan de inschrijving toegevoegd, maar dient momenteel geen doel meer. In andere modules als Vrije Overzichten wordt ook wel gesproken over het Leerlingnummer wat gelijk is aan het Inschrijvingsnummer. Voor u als gebruiker is dit nummer niet relevant. Gebruik het nummer ook niet voor exports of matching van leerlingen in andere systemen. Daarvoor kent ESIS standaarden die daar speciaal voor zijn ontwikkeld, zoals de EDEX(ML) voor handmatige en de GUID voor automatische koppelingen.
- NNCA: Niet Nederlandse Culturele Achtergrond: NNCA bepaalt of de leerling geteld wordt als NOAT leerling via de ROD uitwisseling.
Basisonderwijs
0 - Niet van Toepassing ("---")
1 - Leerling heeft een Nederlandse culturele afkomst met inbegrip van Suriname, Antillen of Aruba.
2 - Leerling heeft een niet-Nederlandse culturele achtergrond.
Een leerling heeft een niet-Nederlandse culture achtergrond als de leerling voldoet aan één van de volgende criteria: NNCA - Onderwijsaanbiedercode: Hier selecteert u de onderwijsaanbieder code (RIO gegeven) dat hoort bij uw school. Deze code wordt in alle berichten met ROD uitgewisseld. De onderwijsaanbieder kan in RIO een einddatum hebben, omdat deze aanbieder niet meer actief is. In ESIS nemen wij deze einddatum over. Om helder te maken dat de onderwijsaanbieder vervallen is wordt er in de inschrijving achter de onderwijsaanbieder code (V) getoond als deze reeds geselecteerd was bij de inschrijving van een leerling. Indien de leerling nog onderwijs geniet bij jou op school is het van belang om een actieve onderwijsaanbieder te selecteren. Na aanpassing wordt door ESIS automatisch het bericht Inschrijving naar ROD verzonden. DUO legt, na controle in RIO, dit gegeven vast in hun register
Pagina voor SO, VSO, SBO
- Soort verblijf, ingangsdatum: Hier selecteert u of het verblijf van de leerling op school onder een specifieke regeling valt, bijvoorbeeld residentiële plaatsingen. Bij iedere soort verblijf hoort ook een ingangsdatum waarop het verblijf ingaat. Tijdens een inschrijving kan een leerling onder meerdere regelingen vallen. De IBG module heeft deze gegevens nodig voor een correcte gegevensuitwisseling. U dient u een Soort verblijf op te geven met dezelfde datum als de Datum inschrijving.
- Datum aanvang huidig onderwijs: Dit veld geeft aan op welke datum de leerling met het onderwijs in deze schoolsoort is begonnen. Het is mogelijk dat de leerling al op een andere school met dit soort onderwijs is begonnen. Deze datum kan dus al voor de inschrijfdatum op deze school liggen. De IBG module bekent op basis van dit veld het leerjaar van de leerling.
- Herkomst en Herkomst vervolg: In deze velden selecteert u van welk type onderwijs de leerling afkomstig is. Dit is van belang voor het telformulier.
- Cumi / Cumi categorie: In deze velden selecteert u of een leerling onder de CUMI (Culturele Minderheid) regeling valt en zo ja, welke CUMI categorie van toepassing is. Dit is van belang voor het telformulier.
- NNCA: In het veld NNCA heeft u drie selectiemogelijkheden:
0 - Niet van Toepassing ("---").
1 - Leerling heeft een Nederlandse culturele afkomst met inbegrip van Suriname, Antillen of Aruba.
2 - Leerling heeft een niet-Nederlandse culturele achtergrond.
Een leerling heeft een niet-Nederlandse culture achtergrond als de leerling voldoet aan één van de volgende criteria: NNCA - Onderwijsaanbiedercode: Hier selecteert u de onderwijsaanbieder code (RIO gegeven) dat hoort bij uw school. Deze code wordt in alle berichten met ROD uitgewisseld.0 - Niet van Toepassing.
Experiment:
Een leerling kan tijdens de inschrijvingsperiode deelnemen aan een experiment. Dat kan een door DUO erkent experiment zijn of een ander experiment.In de hulptabel Experimenten staan de experimenten die erkend zijn en die kunt u aanvullen met eigen experimenten.
Toelichting velden:
Experiment: Hier selecteert u het experiment waar de leerling aan deelneemt
Startdatum: Datum waarop leerling start met het experiment. Dit is een verplicht in te vullen veld.
Einddatum: Einddatum deelname experiment door leerling.
In de ROD uitwisseling worden alleen experimenten uitgewisseld die voldoen aan door DUO erkende experimenten. Via onderstaande linkjes ziet u welke experimenten dat zijn.
https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/leerlingenadministratie/inschrijven-leerling/inschrijvingsgegevens-in-speciaal-onderwijs.jsp
https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/leerlingenadministratie/inschrijven-leerling/inschrijvingsgegevens-voortgezet-speciaal-onderwijs.jsp
Inschrijving Onderwijs
Toelichting op Algemene velden
- Vorige school: Van welke school is de leerling afkomstig.
Toelichting op velden alleen voor inschrijvingen op schoolsoorten BO, SBO, VVE en OVERIG
- Vroegschools: Bij het inschrijven van een leerling komen afhankelijk van de schoolsoort ook vragen over VVE deelname. Het betreft hier een deelname aan vroegschoolse educatie op de school waar de leerling wordt ingeschreven. (Gegevens over voorschoolse educatie voordat de leerling op school werd ingeschreven, kunnen ingevoerd worden bij de basisgegevens van de leerling - pagina Extra) .
Wanneer u aangeeft dat deze leerling een vroegschools programma volgt, kunt u hier een aantal gegevens over opgeven.
Het is mogelijk dat een leerling meerdere vroegschoolse deelnames heeft.
Toelichting op velden alleen voor inschrijvingen op schoolsoorten SO en VSO
- Aanleverende basisschool: In dit veld kunt u aangeven van welke basisschool de leerling oorspronkelijk afkomstig is. Dit veld is met name van belang wanneer de leerling via een andere (BO, SO, SBO) school op deze school terecht is gekomen. Dan is het ook van belang om te weten van welke basisschool een leerling oorspronkelijk afkomstig is.
Op de volgende manier kunt u de school selecteren.
Kies de zoekfunctie naast het veld vorige school. Kies het brinnummer of zoek op plaats of schoolnaam. Wanneer u nu de school aanvinkt wordt deze direct gekozen bij de leerling. - Afkomstig uit SWV: In dit veld kan aangegeven worden of een leerling uit een Samenwerkinsgverband afkomstig is. Default wordt “Nee” geselecteerd.
Inschrijving Extra - Eindtoets
Op deze pagina vult u het advies groep 8 en worden de resultaten van de Verplichte Eindtoets getoond.
De adviesgegevens en schooleindtoetsgegevens maken deel uit van de gegevensuitwisseling met ROD.
Deze gegevens worden automatisch met ROD uitgewisseld. Mocht er iets fout zijn gegaan in deze uitwisseling dan kunt u zelf handmatig het advies nogmaals naar ROD verzenden.
De gegevens van de Verplichte Eindtoets worden rechtstreeks vanaf de eindtoetsleverancier naar ESIS verzonden en geïmporteerd, op voorwaarde dat u de lijst van deelnemende leerlingen vanuit ESIS aan de eindtoetsleverancier heeft aangeleverd.
Meer informatie over de eindtoets:
Centrale Eindtoets PO
Iep Eindtoets
Eindtoets Route 8
Dia Eindtoets
AMN Eindtoets
Toelichting op enkele velden
- Advies groep 8: Hier selecteert u het advies dat de leerling heeft gekregen. Dit veld moet ingevuld worden als de leerling wordt uitgeschreven omdat hij/zij naar het voortgezet onderwijs gaat. De hulptabel is gevuld met standaardadviezen die afgegeven kunnen worden. Het betreft een door Rovict onderhouden hulptabel.
- Adviesdatum: Datum waarop advies is afgegeven
- Motivering Advies: Een tekstveld om een motivering voor het advies in te voeren.
- Profiel Plaatsingswijzer: Als u met de Plaatsingswijzer werkt kunt u hier het profiel opgeven.
- Herzien Advies: U kunt een herzien advies invoeren. Een herzien advies kan alleen maar hoger zijn dan het eerder ingevoerde advies.
- Motivering Herzien Advies: Een tekstveld om een motivering voor het herziene advies in te voeren.
NB! De resultaten van de eindtoets worden automatisch geïmporteerd. U kunt deze niet meer handmatig aanpassen.
Alleen als leerlingen ontheffing hebben en/of geen deelname hebben, dient u dat handmatig in te voeren in dit scherm.
- Naam eindtoets: De naam van de eindtoets staat standaard op ‘Centrale eindtoets’. Met behulp van de zoeklijst kunt u een andere eindtoets selecteren. Als u een andere eindtoets dan de Cito eindtoets gebruikt kunt dit instellen via Inrichten>Instellingen- Module - inschrijvingen. Afhankelijk van de geselecteerde eindtoets kunt u één of meerdere scores invullen van onderdelen.
- Afnamedatum: Eerste dag waarop de toets is afgenomen. Als u doorbladert naar de volgende leerling wordt deze datum direct ingevuld als de datum nog niet was ingevuld.
- Aanwezige Eindtoetsen
|
Naam eindtoets |
Uitgever |
Scorebereik |
|
Centrale eindtoets |
Cito |
501-550 |
|
IEP |
Bureau ICE |
50-100 |
|
Route8 |
A-vision |
100-300 |
|
Dia |
Diataal |
321-390 |
|
AMN |
AMN |
300-500 |
- Score: De totaalscore, standaardscore van de eindtoets. Als de leerling de Niveautoets heeft gemaakt kunt u het eerste getal invoeren dat bij aantal goed staat.
- Ontheffing: Dit staat standaard op Nee.
- Reden ontheffing: Als de leerlingen ontheffing heeft dient u een reden op te geven.
Deze keuzelijst bevat: - Leerlingen die korter dan 4 jaar in Nederland verblijven en de Nederlandse taal onvoldoende beheersen.
- Zeer moeilijk lerende leerlingen.
- Meervoudig gehandicapte leerlingen voor wie het zeer moeilijk lerend zijn een van de handicaps is.
- Deelname: Dit staat standaard op Ja. Als de leerling niet heeft deelgenomen zet u dit op Nee en dient u een reden op te geven.
- Reden niet deelname: Als de leerling niet deelneemt dient u een reden op te geven. Deze keuzelijst bevat:
- Verhindering/medische reden
- Reden ontheffing
- Toetsadvies: Hier zet ESIS het toetsadvies neer op basis van de score die u ingevoerd heeft. Als er al een toetsadvies staat dan zal ESIS dit niet overschrijven.
Als u score wilt wijzigen dient u eerst dit veld (Toetsadvies) leeg te maken. Daarna wijzigt u de score en zal ESIS hier het toetsadvies o.b.v. deze score invoeren.
Dit Toetsadvies is zichtbaar op het Overzicht Advies en Eindtoets en wordt ook opgenomen in het OSO Overstapdossier. - Leerlingrapport eindtoets: Via Bladeren kunt u het bestand selecteren.
- Onderdelen en domeinen: Hier staan de onderdelen en de domeinen van de Eindtoets en kunt u de scores en referentieniveaus zien die u heeft geïmporteerd of kunt u deze gegevens zelf invoeren.
Voor DUO en OSO is het alleen noodzakelijk om referentieniveaus in te vullen voor: - Taalverzorging
- Lezen
- Rekenen
De overige gegevens zijn niet verplicht. Bij het afsluiten van deze ESIS pagina controleert ESIS of deze referentieniveaus zijn ingevuld.
Referentieniveaus
De scores van de onderdelen en domeinen worden uitgedrukt in referentieniveaus.
De referentieniveaus beschrijven welke basiskennis en -vaardigheden leerlingen moeten beheersen voor taal en rekenen.
Er zijn vier fundamentele niveaus en vier streefniveaus (1F t/m 4F en 1S t/m 4S) voor primair onderwijs, (voortgezet) speciaal onderwijs, voortgezet onderwijs en mbo.
Tussen de vier niveaus is sprake van overgangen of drempels. Dit zijn de overstappen die leerlingen maken binnen het onderwijssysteem.
Voor het onderdeel Taal is geen Referentieniveau beschikbaar. Dit referentieniveau kun u dus niet invoeren.
U kunt instellen welke Eindtoets op school gebruikt wordt.
Ga naar Inrichten > Instellingen en zoek de instellingen van de module Inschrijving en wijzig deze instelling.
Selecteer in de keuzelijst de gewenste eindtoets. Rovict heeft de Centrale Eindtoets als standaard klaargezet omdat deze geldt voor 95 % van de scholen.
Als u werkt met een andere eindtoets is het handig om deze instelling te wijzigen.
Eindtoetsgegevens afdrukken
U kunt gegevens van de eindtoets laten afdrukken: Overzichten en Exporten > Overzichten - Leerlingen - Overzicht Advies en eindtoets
ROD uitwisseling
U bent verplicht om de Eindtoetsgegevens en een eventueel aanwezig Herzien advies binnen twee weken aan ROD aan te leveren. Dit gebeurt automatisch zodra de eindtoetsgegevens in ESIS worden ingelezen of als er een wijziging in deelname of ontheffing wordt vastgelegd.
De volgende gegevens worden naar ROD verstuurd:
- Datum afname
- Naam eindtoets
- Niveau eindtoets
- Score
- Referentieniveaus van Taalverzorging en Lezen
- Referentieniveau van Rekenen
- Reden ontheffing
- Reden niet deelname
OSO
Na augustus 2016 kunt u alle Advies en Eindtoets gegevens in OSO overdragen. Ook het PDF met het leerlingrapport is een onderdeel van OSO.
Als er regionaal afspraken zijn om in juni via OSO de eindtoets en een herzien advies door te geven adviseren wij u om voor de leerlingen opnieuw een OSO bestand klaar te zetten.
Passend Onderwijs
|
Passend Onderwijs |
Voor wie: |
|
Ontwikkelingsperspectief |
voor basisscholen (BO) |
|
Toelaatbaarheidsverklaring |
voor speciaal basisonderwijs en speciaal onderwijs en voortgezet speciaal onderwijs (SBO en BO) |
|
Uitstroomprofiel |
voor voortgezet speciaal onderwijs (VSO) voor leerlingen met inschrijfdatum voor 1-1-2023 en een indelingsdatum voor 1-8-2023. Voor schooljaar 2023-2024 hebben alle leerlingen geen uitstroomprofiel meer maar een indeling in een groep/onderwijssoort waar de elementcode aangekoppeld is die nodig is voor de ROD registratie. |
|
Arrangement WEC |
voor Cluster 1 en 2 scholen en de Berkenschutse die leerlingen begeleiden |
De gegevens die u hier invoert zijn onderdeel van de gegevensset die met ROD uitgewisseld worden.
Ontwikkelingsperspectief ROD
Basisscholen moeten opgeven voor welke leerlingen een Ontwikkelingsperspectief (OPP) is opgesteld. In het ESIS Dossier kan bij leerlingen ook een OPP worden opgesteld. In het Dossier kunt u aangeven of dit OPP ook aan ROD moet worden doorgegeven.
Toelichting op de velden bij het Ontwikkelingsperspectief
- Datum ingang: Hier vult u de ingangsdatum in van het OPP. Dit is een verplicht in te vullen veld.
De ingangsdatum dient aan een aantal criteria te voldoen: - De datum mag niet voor 1 augustus 2015 liggen.
- De datum dient groter te zijn dan de geboortedatum van de leerling
- Bij meer dan één OPP dient de datum uniek te zijn.
- Datum einde: Hier vult u de einddatum in van het OPP. Dit is geen verplicht in te vullen veld.
De einddatum dient aan een aantal criteria te voldoen: - Datum einde moet liggen voor Datum ingang van een volgende sectie
- Datum einde moet groter zijn dan Datum ingang van hetzelfde record
- Datum einde mag alleen leeg zijn bij het laatste record
- Datum einde mag niet meer dan een jaar in de toekomst liggen
- Datum einde mag niet liggen na de datum uitschrijving (als die is ingevuld
Toelaatbaarheidsverklaring.
De gegevens voor het invullen van een Toelaatbaarheidsverklaring in ESIS ontvangt u van het Samenwerkingsverband.
Voor inschrijvingen op SBO en (V)SO scholen worden deze gegevens uitgewisseld met ROD conform de landelijke afspraken.
Arrangement WEC
Scholen van Cluster 1 of 2 en de Berkenschutse kan per 1 augustus 2015 leerlingen inschrijven die zij met een Arrangement WEC begeleiden.
Ondersteunt uw cluster 1 of 2 school of uw school voor leerlingen met epilepsie een leerling op een andere school? Dan wisselt ESIS automatisch de gegevens mbt het arrangement uit met ROD Het gaat daarbij om de volgende gegevens:
- burgerservicenummer of onderwijsnummer
- instellingscode waar de leerling ingeschreven staat
- arrangementvolgnummer
- begindatum
- einddatum
Uitstroomprofiel
Voor inschrijvingen op VSO scholen met een startdatum voor 1-1-2023 dient er per leerling ook een Uitstroomprofiel te worden ingevuld. Deze gegevens worden ook uitgewisseld met ROD conform de landelijke afspraken. Voor inschrijvingen met een startdatum vanaf 1-1-2023 voegt u de opleiding (elementcode) en leerjaar toe via de indeling in de groep. Zie groepen en onderwijssoorten. https://support.rovict.nl/hc/nl/articles/360001308171-Groepen-en-onderwijssoorten
Vanaf 1-8-2023 komt het uitstroomprofiel te vervallen en dienen alle leerlingen met een actieve inschrijving ingedeeld te zijn in een groep met een onderwijssoort met juiste elementcode en leerjaar.
Het uitstroomprofiel hebben we niet verwijderd in ESIS, zodat je voor uitstroomprofielen in voorgaande jaren kunt inzien welk profiel is geselecteerd. Mocht er nog een fout in de ROD uitwisseling zijn mbt deze perioden dan kun je hier het profiel en datum wijzigen of het profiel verwijderen. Op die manier kan met terugwerkende kracht alsnog een inschrijving worden goedgekeurd.
Overzichten
U kunt van de TLV een overzicht maken via Overzichten en Exporten > Overzichten - Leerlingen - Toelaatbaarheidsverklaring.
Van het Uitstroomprofiel kunt een overzicht maken via Overzichten en Exporten> Overzichten- Leerlingen - Uitstroomprofiel.
De gegevens van TLV en uitstroomprofiel kunt u ook gebruiken in de module Vrije Overzichten.
Toelichting op de velden bij de Toelaatbaarheidsverklaring
- Datum ingang: Hier vult u de ingangsdatum in van de Toelaatbaarheidsverklaring. Dit is een verplicht in te vullen veld.
De ingangsdatum dient aan een aantal criteria te voldoen: - De datum mag niet voor 1 augustus 2014 liggen.
- De datum dient groter te zijn dan de geboortedatum van de leerling
- Bij meer TLV’s dient de datum uniek te zijn.
- SWV nummer: Hier vult u het samenwerkingsverbandnummer in van het Samenwerkingsverband welke de Toelaatbaarheidsverklaring van de leerling heeft afgegeven. Dit is een verplicht in te vullen veld.
- Bekostigingscategorie:
Er zijn vier bekostigingscategorieën:
- SO_VSO_Hoog
- SO_VSO_Midden
- SO_VSO_Laag
- SBO
Op de Toelaatbaarheidsverklaring van de leerling staat aangegeven wat de bekostigingscategorie is. U vult deze hier in. Dit is een verplicht in te vullen veld.
- Beschikkingsnummer: U vult hier het nummer in dat door het Samenwerkingsverband is afgegeven voor de registratie van de Toelaatbaarheidsverklaring van de leerling.
Dit is een verplicht in te vullen veld. Als dit veld niet correct is ingevuld, kan er geen uitwisseling met DUO plaatsvinden.
Het nummer is als volgt opgebouwd: - Positie 1 t/m 6: samenwerkingsverband nummer
- Positie 7: koppelteken (-)
- Positie 8 t/m 11: het jaartal van afgifte (jjjj)
- Positie 12: koppelteken (-)
- Positie 13 t/m 17: volgnummer met voorloopnullen (dus is het volgnummer 324 dan vult u hier in 00324)
- Datum einde: U vult hier altijd als einddatum 31 juli in van het schooljaar waarin de toelaatbaarheidsverklaring afloopt.
Dus heeft de toelaatbaarheidsverklaring als einddatum 5 april 2015 dan vult u hier als einddatum 31 juli 2015 in.
Dit is een verplicht in te vullen veld.
Toelichting op de velden bij het Arrangement WEC
- Datum Ingang: Hier vult u de ingangsdatum in van het Arrangement. Dit is een verplicht in te vullen veld.
De ingangsdatum dient aan een aantal criteria te voldoen: - De datum mag niet voor 1 augustus 2015 liggen.
- Datum ingang mag niet meer dan een jaar in de toekomst liggen
- De datum dient groter of gelijk te zijn aan de inschrijfdatum van de leerling op uw school
- Bij meer dan één Arrangement dient de datum uniek te zijn binnen een inschrijving van de leerling op uw school.
- School: Hier dient u het Brinnummer en vestigingsnummer in te vullen van de school waar de leerling onderwijs volgt
Bijvoorbeeld 12RT00
Toelichting op de velden bij het Uitstroomprofiel
Let op: je kunt het uitstroomprofiel nog tot 1-8-2023 gebruiken. Voor inschrijvingen met startdatum op of na 1-1-2023 geen uitstroomprofiel meer gebruiken maar leerling indelen in een groep met onderwijssoort met elementcode en leerjaar (zie https://support.rovict.nl/hc/nl/articles/360001308171-Groepen-en-onderwijssoorten)
- Datum Ingang: Hier vult u de ingangsdatum in dat de leerling binnen het Uitstroomprofiel is geplaatst. Dit is een verplicht in te vullen veld.
De ingangsdatum dient aan een aantal criteria te voldoen: - De datum mag niet voor 1 augustus 2014 liggen.
- De datum dient groter of gelijk te zijn aan de inschrijfdatum van de leerling op uw school
- Bij meer Uitstroomprofielen dient de datum uniek te zijn binnen een inschrijving van de leerling op uw school.
- Uitstroomprofiel: Het uitstroomprofiel geeft de richting aan van de uitstroombestemming die de leerling volgt binnen het VSO.
Als u de datum ingang heeft ingevuld kunt u hier kiezen uit:
- Dagbesteding
- Arbeidsmarkt
- Vervolgonderwijs
- Elementcode: Indien uitstroomprofiel Vervolgonderwijs is gekozen dient u deze code in te vullen.
Deze code geeft het soort onderwijs aan binnen het Voortgezet Onderwijs. Het ministerie publiceert jaarlijks in juni in de Staatcourant de lijst van geldige elementcodes voor het Voortgezet Onderwijs. Voor meer informatie hierover kunt u de website van Duo raadplegen.
Indien u bij Uitstroomprofiel heeft gekozen voor optie Dagbesteding of optie Arbeidsmarkt kunt u dit veld niet invullen. - Leerjaar VSO: Indien bij Uitstroomprofiel de optie Vervolgonderwijs is geselecteerd dient u dit veld in te vullen.
U kunt hier kiezen uit:
1, 2, 3, 4 ,5 of 6
Dit leerjaar geeft het leerjaar aan waarin de leerling zit binnen het vervolgonderwijs.
Indien u bij Uitstroomprofiel de optie Dagbesteding of de optie Arbeidsmarkt heeft geselecteerd kunt u dit veld niet invullen.
Toelichting op de knoppen
Door middel van deze knop kunt een TLV (record) of Uitstroomprofiel (record) toevoegen.
Deze worden onder de reeds aanwezige TLV of Uitstroomprofiel geplaatst.
Door middel van deze knop kunt een aangemaakte TLV of Uitstroomprofiel verwijderen.
U kunt zelf bepalen welk record er verwijderd wordt. Dat kan dus ook het eerst aangemaakte record zijn.
Hiermee navigeert u naar het scherm Leerlingen > Leerlingenadministratie - Inschrijvingen Extra, waarbij uw wijzigingen niet worden opgeslagen.
Hiermee navigeert u naar het scherm Leerlingen > Leerlingenadministratie - Inschrijvingen Overzicht, waarbij uw wijzingen worden opgeslagen mits wordt voldaan aan de validaties.
Validaties:
- Per veld is dit in dit Help scherm toegelicht.
- Uniciteit op begindatum.