Groepen en onderwijssoorten

Inleiding

De onderwijsstructuur in ESIS (Inrichten > Groepen en onderwijssoorten) bestaat uit Groepen en Onderwijssoorten.

Schooljaren zitten standaard in ESIS.
De begindatum is 1 augustus van het schooljaar en de einddatum ligt op 31 juli van het schooljaar.

Groepen

Door middel van een indeling plaatst u een leerling altijd in een basisgroep/combinatiegroep. Aan een basisgroep zijn een of meer onderwijssoorten (leerjaren) gekoppeld. Een leerling kan daarnaast ook in een instructiegroep of overige groep worden gezet.
Om leerlingen in te kunnen delen moeten er groepen zijn aangemaakt. Groepen worden per schooljaar aangemaakt.
ESIS kent de volgende groepstypen:

• Basisgroepen
  De basisgroep is de stamgroep of klas waarin de leerling is geplaatst. Een leerling kan in één basisgroep tegelijkertijd zijn ingedeeld. Aan een basisgroep worden één of meer onderwijssoorten gekoppeld. 
  
  
• Combinatiegroepen
  Dit is een basisgroep waaraan u meerdere onderwijssoorten koppelt. Bijvoorbeeld: aan de combinatiegroep 3-4 worden de onderwijssoorten BO-03 en BO-04 gekoppeld.
  
  
• Instructiegroepen
  Instructiegroepen worden aan een vormingsgebied gekoppeld. Per vormingsgebied kan een leerling maar in één instructiegroep ingedeeld worden. Leerlingen uit verschillende basisgroepen kunnen in dezelfde instructiegroep ingedeeld worden.
  
  
• Overige groepen
  Deze groepen gebruikt u als u een aantal leerlingen in een andere groep dan een basisgroep of instructiegroep wilt indelen. Bijvoorbeeld: een groep voor de schoolreis of voor het schoolvoetbaltoernooi. Een leerling mag in meerdere overige groepen tegelijkertijd ingedeeld zijn.

Groepen onderhouden wordt bij een aantal modules in ESIS getoond:

• Bij Groepen indelen, om een groep te selecteren voor het onderhoud van de leerlingen in die groep.
• Bij Groepen en onderwijssoorten voor het beheer van de onderwijsstructuur, en het onderhoud van de verschillende groepen.
• Bij de Jaarovergang, om de groepen voor het volgend schooljaar klaar te zetten.

Per module kan de functionaliteit op het scherm enigszins verschillen. U heeft altijd de mogelijkheid om een groep te selecteren. Via de knoppen op het scherm ziet u welke bewerkingen mogelijk zijn.

Aanmaken groepen

Via Inrichten > Groepen en onderwijssoorten worden groepen per schooljaar aangemaakt.
Voor iedere groep dienen ten minste deze velden gevuld te worden:

• Locatie
  Dit veld is alleen een verplicht in te vullen veld voor een basisgroep. Hier vult u de fysieke locatie in waarop de groep aanwezig is. Zorg ervoor dat je een locatie selecteert waar een onderwijslocatiecode aangekoppeld is. Zie Organisatiestructuur – ESIS Help (rovict.nl)
  
  
• EDEX-code
  Dit veld is alleen van belang indien u gebruik maakt van andere applicaties waarvoor u EDEX-bestanden moet aanmaken met leerlinggegevens uit de basisgroepen. De code in dit veld kan uit maximaal 4 posities bestaan en moet uniek zijn. Hierdoor kan het noodzakelijk zijn dat de opgegeven EDEX-code afwijkt van de groepscode.

Koppelen begeleiders aan groepen
Aan groepen kunnen één of meer begeleiders gekoppeld worden. Dit kunnen zowel medewerkers als verzorgers zijn. Voor iedere begeleider kan een termijn van de begeleidingsperiode worden opgegeven. Aangezien bij enkele onderdelen gekeken wordt naar de actieve begeleider(s), kan de termijn van belang zijn. Standaard worden de begin- en einddatum van het schooljaar ingevuld. Bij Functie kunt u een functie invullen van de begeleider, bijvoorbeeld ‘leesvader’.

In de kolom EA (Externe Applicaties) kunt u middels een vinkje aangeven of een begeleider van de groep ook als zodanig doorgegeven moet worden in koppelingen met bijvoorbeeld Basispoort.

Dossierindeling per onderwijssoort
Hier kunt u aangeven welke dossierindeling voor welke onderwijssoort van toepassing is. Bij een combinatiegroep dient u per basisgroep een dossierindeling te selecteren. Als geen specifieke dossierindeling is geselecteerd, wordt de dossierindeling getoond die is ingesteld via Inrichten > Instellingen > Standaard Dossierindeling. (Zie Stappenplan Dossierindeling)

Verwijderen van een groep
Het verwijderen van een groep is alleen mogelijk als:

• er geen leerlingen in de groep zijn ingedeeld
• er geen begeleider aan de groep is gekoppeld
• de groep niet is gebruikt bij een jaarovergang
• de groep niet is gekoppeld aan een groepsplanperiode
• de groep niet is gekoppeld aan het rapportageplan van het ESIS Schoolrapport.

Groepen indelen

Via Leerlingen > Groepen indelen komt u in dit scherm:

Na de selectie van een groep klikt u op <Toon leerlingen> waarbij alle leerlingen van die groep in beeld komen. Van iedere leerling worden de volgende gegevens vermeld:

• begin- en einddatum (van de leerling in de groep)
• basisgroep (de basisgroep waar de leerling in zit.
  (dit is vooral makkelijk bij het indelen van leerlingen in instructie- en overige groepen.)
• onderwijssoort
  (de onderwijssoort waar de leerling in zit terwijl hij in deze groep zit.)
• zittenblijven.

In dit overzicht kunnen leerlingen geselecteerd worden voor verdere acties. Onderaan de pagina staan knoppen om de volgende bewerkingen uit te voeren:

Toevoegen
Met deze knop kunnen een of meer leerlingen gezocht worden om toegevoegd te worden aan deze groep. De standaardleerlingzoeker verschijnt. In deze zoeker kunnen leerlingen geselecteerd worden. Daarna verschijnt de pagina Onderhoud indeling om gegevens op te geven over deze leerlingen in de groep.

Wijzigen
Met deze knop kunnen de indelingsgegevens van de geselecteerde leerling gewijzigd worden.

Wissen
Met deze knop kunnen de geselecteerde leerlingen uit de groep verwijderd worden. De indelingen van de betreffende leerlingen uit de groep worden dan verwijderd.

Collectief herindelen:
Met deze knop kunnen de geselecteerde leerlingen in een keer in een andere groep geplaatst worden. De routine Herindelen wordt gebruikt om leerlingen binnen het schooljaar in een andere groep te plaatsen. Nadat op deze knop gedrukt is, verschijnt de pagina Onderhoud indeling.

Collectief beëindigen
Met deze knop kan de indeling van alle geselecteerde leerlingen in één keer beëindigd worden. Op de volgende pagina moet een einddatum opgegeven worden waarop de plaatsing van de leerlingen in deze groep beëindigd moet worden.

Onderhoud indeling

In dit scherm geeft u informatie op over de indeling van de geselecteerde leerlingen.
Voor de geselecteerde leerlingen vult u gegevens in over de indeling in de groep.

Toelichting op velden:

• Naar groep
  Hier selecteert u de nieuwe groep waarin de geselecteerde leerlingen geplaatst moeten worden.
• Onderwijssoort
  Hier selecteert u in welke onderwijssoort de leerlingen geplaatst worden. Dit veld is alleen beschikbaar voor Groepstype Basisgroep.
• Begindatum
  Hier vult u in per welke datum de leerlingen in deze groep zijn ingedeeld.
• Einddatum
  Hier geeft u aan tot en met welke datum de leerlingen in deze groep zijn ingedeeld. Standaard staat hier als einddatum 31-07 van het schooljaar. Deze datum kunt u aanpassen.

Onderwijssoorten

In de tabel met onderwijssoorten definieert u het onderwijs dat aan uw school verzorgd wordt. Onderwijssoorten worden op schoolniveau aangemaakt.

Voor scholen met meer vestigingen waar niet overal dezelfde onderwijssoorten worden gebruikt, kun je per onderwijssoort aangegeven of deze alleen voor jouw vestiging in gebruik is en niet voor alle vestigingen die vallen onder de school. Dit kun je doen in de overzichtspagina van onderwijssoorten maar ook in de detail pagina (ideaal als je een nieuwe onderwijssoort aanmaakt). 

Zodra je je vestiging hebt aangevinkt, kun je deze opslaan. Alleen dan is de wijziging opgeslagen.

In het overzichtspagina van de onderwijssoorten worden de onderwijssoorten wel bij alle vestigingen van deze school getoond. Je kunt op deze manier voor je eigen vestiging aangeven of de onderwijssoort toch ook bij jouw vestiging gebruikt wordt .

Voor het basisonderwijs zijn de onderwijssoorten identiek aan de leerjaren, BO-01 tot en met BO-08. Via  Inrichten - Organisatiestructuur - school detail  worden de schoolsoorten geselecteerd die van toepassing zijn. 

Voor het speciaal onderwijs kunt u als onderwijssoort de afdeling invoeren, bijvoorbeeld SO-ZMLK, SO-ESM

Voor VSO voert u de RIO opleidingen in, zoals VSO-dagbesteding, VSO-arbeidsmarkt, Havo 5 NG.

In de definitie van een onderwijssoort vult u alle gegevens in die vereist zijn voor een goede vertaling van de inschrijving en indeling van een leerling naar ROD.
Wanneer voor ESIS de onderwijssoort van een leerling bekend is door de leerling in te delen, zijn ook alle benodigde coderingen bekend die voor deze leerling toegepast moeten worden bij bijvoorbeeld de leerlingtelling.

Voor een goede werking van ESIS is het noodzakelijk dat de tabel met onderwijssoorten per schooljaar wordt ingericht. In de praktijk zullen er voor de meeste scholen geen veranderingen optreden in de onderwijssoorten bij de overgang naar het nieuwe schooljaar. Deze tabel kan daarom gekopieerd worden naar het volgende schooljaar via de Jaarovergang.

Zie: Stappenplan Jaarovergang

Als nog geen onderwijssoorten zijn aangemaakt voor het volgend schooljaar, krijgt u de optie om alle onderwijssoorten uit het huidige schooljaar te kopiëren naar het volgend schooljaar.

• Na het kopiëren van de onderwijssoorten heeft u de mogelijkheid wijzigingen aan te brengen.
• Maakt u geen gebruik van de optie om de onderwijssoorten te kopiëren, dan dient u de onderwijssoorten zelf in te voeren.
• In de inleiding bij de Jaarovergang staat een aanbevolen stappen/volgorde voor de handelingen rondom de overgang naar het volgend schooljaar.

In onderstaande tabel staan de onderwijssoorten voor de desbetreffende schoolsoorten vermeld:

Schoolsoort	Onderwijssoorten
BO	leerjaren: BO-01, BO-02, BO-03, BO-04, BO-05, BO-06, BO-07, BO-08
SBO	leerjaren: SBO-01, SBO-02, SBO-03, SBO-04, SBO-05, SBO-06, SBO-07, SBO-08
VVE	P (Peuter)
SO	afdelingen: bijvoorbeeld SO-ZMLK, SO-ESM, SO-VGK
VSO	VSO arbeidsmarkt, VSO dagbesteding, Havo 5 NG (of een ander profiel), VMBO-TL 1. Let op dat je de elementcode en leerjaar invoert die past bij de opleiding die je hier als onderwijssoort aanmaakt.

Bij het aanmaken van een onderwijssoort selecteert u de bijbehorende schoolsoort. Afhankelijk van de schoolsoort kunt u in het veld Leerjaar de volgende waarden opgeven.

Schoolsoort	Leerjaar
BO	Keuze voor leerjaar 1 tot en met 8
SBO	Keuze voor leerjaar S voor schooljaar 2015/2016. Leerjaar 1 tot en met 8 na 01-08-2016
VVE	Keuze voor leerjaar P
SO	Keuze voor leerjaar S
VSO	Keuze voor leerjaar S (arbeidsmarkt en dagbesteding) Keuze voor leerjaar 1 tot en met 6 (voor vervolgopleiding)

• Lesuren en schoolweken
  Hier kunt u het totale aantal lesuren en 4 daagse schoolweken per jaar opgeven voor de desbetreffende onderwijssoort (leerjaar/afdeling)

Aandachtspunten

• Onderwijssoort BO-00 komt in veel databases voor. In verband met de uitwisseling met ROD mag een onderwijssoort met leerjaar 0 niet voorkomen. Een vierjarige leerling die net instroomt, zit in ieder geval in een onderwijssoort met leerjaar 1.
• Voor de registratie van gastleerlingen kan de Onderwijssoort Niet-bekostigd met Schoolsoort OV aangemaakt worden. Zie: Hoe registreer ik een niet-bekostigde of gast leerling in ESIS?