Als u gaat naar Instellen > ESIS informatie > Licentie overzicht dan worden de voor ESIS beschikbare licenties getoond.
Licenties vormen het “toegangsrecht” tot ESIS. Pas wanneer u van Rovict een licentie heeft gekregen om met ESIS te kunnen werken, kunt u ook daadwerkelijk aan de slag met ESIS. De licentie bevat een aantal gegevens over de toegang die u krijgt tot ESIS:
- Een begin- en einddatum. Uw licentie is geldig vanaf een bepaalde datum tot en met een bepaalde datum. Wanneer uw ESIS contract doorloopt, wordt de licentie automatisch verlengd.
- Modules: in uw licentie is opgenomen welke onderdelen u in ESIS tot uw beschikking heeft. Dit is onderverdeeld in ESIS-A, ESIS-B, OKR en Schoolrapport. OKR is een uitbreiding op de ESIS-A licentie, Schoolrapport betreft een uitbreiding op de ESIS-B licentie. Wanneer u meer functionaliteit in ESIS ter beschikking wilt hebben, kan uw licentie uitgebreid worden. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met Rovict.
Wanneer er geen licentie aanwezig is in ESIS, dan is alleen de volgende functionaliteit beschikbaar:
- Startpagina
- In- en uitloggen
- Onderhoud licenties
- Onderhoud structuur
Scholen en vestigingen kunnen pas aangemaakt worden wanneer er een licentie voor deze school met bijbehorende vestiging is. Licenties worden door Rovict toegevoegd.
Licentiescherm
In dit licentiescherm ziet u alle licenties die ESIS beschikbaar heeft. Afhankelijk van de entiteit waarop u bent ingelogd (zie rechts bovenin uw scherm) ziet u alleen licenties van een vestiging staan, of van alle vestigingen onder een school of van alle vestigingen onder een bestuur. Voor iedere vestiging die met ESIS moet werken, moet een licentie aanwezig zijn.
Standaard worden alleen “huidige” licenties getoond. Dit zijn de licenties waarvoor geldt dat de systeemdatum (huidige datum) valt binnen het datumbereik van de licentie. Als u dit vinkje uit zet, worden alle beschikbare licenties getoond.
Onderin het scherm wordt van de geselecteerde licentie aangegeven wat de inhoud van deze licentie is. De licentie onderdelen worden gesplitst over 2 rubrieken:
- Actief: het betreffende onderdeel zit in de licentie. Let op: ook bij een licentie voor een reeds afgelopen periode, kunnen actieve onderdelen staan. Dit betekent dat ze in de licentie zitten. Actief zegt niets iets over actief op de datum van vandaag.
- Vervallen: dit zijn onderdelen waarvan ESIS constateert dat ze wel in een eerdere licentie zaten, maar niet meer in de huidige. Dit betekent dat de menuonderdelen van dit licentie onderdeel zijn nog wel beschikbaar, maar bepaalde essentiele handelingen zijn niet meer uit te voeren, omdat er geen geldige licentie meer aanwezig is voor het betreffende onderdeel.
Licentie onderdelen die helemaal niet in de licentie zitten (niet actief), zijn ook niet beschikbaar in het menu.
Licentieberichten op de startpagina
Op de startpagina van ESIS krijgt u informatie te zien over het (bijna) verlopen van een licentie en eventueel vervallen onderdelen in uw licentie. Vanaf 3 weken voordat een licentie verloopt, gaat ESIS op de startpagina melden dat de licentie bijna verlopen is. Wanneer deze melding blijft bestaan, en u verwacht wel een nieuwe licentie voor een volgende periode, neemt u dan uiteindelijk contact met de helpdesk van ESIS op. U hoeft dit niet direct te doen, het kan zijn dat er alsnog een licentie wordt opgehaald in het automatische ophaalproces. U kunt ook eerst via de knop “verversen” nagaan of er een licentie voor u klaar staat.