Een basis-, sbo- of so-school houdt van iedere leerling een dossier bij. Elke school is hiertoe verplicht.
ESIS beschikt over een digitale vorm van het leerlingdossier. Wanneer een leerling op school wordt ingeschreven, wordt voor deze leerling binnen ESIS automatisch een leerlingdossier aangemaakt.
Voorbeeld:
De overheid stelt dat een leerlingdossier in elk geval bevat:
1. Administratieve gegevens
De gegevens uit het administratieve deel van het leerlingdossier worden gebruikt voor de leerlingadministratie op school. Het gaat om gegevens zoals:
- naam- en adresgegevens
- in- en uitschrijvingen
- absentiegegevens
- gegevens die nodig zijn voor betalingen.
De gegevens voor de betalingen moeten worden vernietigd binnen 8 weken nadat de leerling van school is. Voor de overige administratieve gegevens is een bewaartermijn vastgelegd in het bekostigingsbesluit WPO en is vastgesteld op vijf jaar.
2. Onderwijskundig rapport
Het onderwijskundig rapport is het belangrijkste onderdeel uit het leerlingdossier. Het rapport geeft inzicht in de resultaten van de leerling, zijn houding, het schooladvies en eventuele aandachtspunten. U vindt in het rapport bijvoorbeeld:
- notities van de bespreking van de leerling door het schoolteam
- notities van de gesprekken met de ouders/verzorgers van de leerling
- speciale onderzoeken
- de toets- en rapportgegevens
- resultaten van extra hulp aan de leerling en de plannen hiervoor.
3. Schooladvies
Wanneer de leerling naar het VO gaat, wisselt de basisschool via OSO de leerlinggegevens uit met de nieuwe school.
4. Psychologisch rapport
Wanneer een leerling heeft deelgenomen aan een psychologisch onderzoek, worden de resultaten hiervan bij het leerlingdossier gevoegd.
Het psychologisch rapport moet worden vernietigd uiterlijk twee jaar nadat de leerling de basisschool heeft verlaten.
Inzien van het leerlingdossier
Ouders (of verzorgers) hebben het recht om het leerlingdossier in te zien. Praktisch betekent dit dat er een afspraak hiervoor gemaakt moet worden met de directeur van de school. Deze moet binnen vier weken voldoen aan het verzoek van de ouders, verzorgers.
Het dossier mag niet meegenomen worden buiten de school. Ouders mogen verwachten dat zij uitleg krijgen over de inhoud van het leerlingdossier door een leerkracht, intern begeleider.
Ouders hebben ook het recht om kopieën te maken. Hiervoor mag de school maximaal € 4,50 aan de ouders in rekening brengen.
Het leerlingdossier is strikt vertrouwelijk. Binnen ESIS zijn alle gegevens beveiligd met een naam en een wachtwoord. Het is belangrijk dat u uw eigen inloggegevens nooit deelt met anderen! Een ieder die toegang tot ESIS nodig heeft, moet eigen inloggegevens krijgen.
Zie ook: Leerling zoeken.
In deze video laten wij u het leerlingdossier zien.