In het leerlingdossier kunt u registraties vastleggen, zoals bijvoorbeeld gespreksverslagen, notities, diagnoserapporten en incidenten. Denk hierbij aan registraties die niet vallen onder het ontwikkelingsperspectief of thuishoren onder groeps- of handelingsplannen.
ESIS biedt voor deze resterende groep registraties een vaste indeling, waarna u zelf een onderverdeling kunt inrichten.
De vaste indeling bestaat uit:
- Afspraak
- Diagnose
- Extern contact
- Extra ondersteuning
- Incident
- Leerlingbespreking
- Notitie.
In ESIS komt u als Intern Begeleider bij de registraties van een leerling via Onderwijs > Leerlingdossiers – Registraties of als leerkracht via Mijn ESIS > Mijn Groep – Registraties.
- Afspraak
Onder Afspraak kunt u gemaakte afspraken over het onderwijs en de begeleiding aan de leerling vastleggen.
- Diagnose
Onder Diagnose kunt u een gediagnosticeerde stoornis of beperking vastleggen.
Door de Soort diagnose op te geven, kunt u later zien welke diagnoses de leerling heeft en hoeveel diagnoses van een bepaalde soort er op uw school of binnen een bouw of groep voorkomen. Deze keuzelijst met soort diagnose kunt u zelf vaststellen. In het artikel Inrichten hulptabellen gaan we in op hoe u deze keuzelijst in ESIS kunt aanpassen. Welke keuzes u aan uw medewerkers aanbiedt en welke afspraken u maakt over de invoer, zijn dus bepalend voor wat u later aan informatie en analyses uit het systeem kunt halen.
Veel scholen gebruiken in dit keuzemenu dezelfde opties als die u vindt in de lijst van de diagnose-OSO-codes. Deze codes zijn gebaseerd op de DSM-lijst (Diagnostic and Statistical Manual of Mental Disorders).
- Extern contact
Onder deze registratiesoort kunt u registraties in het kader van contacten met externe instanties invoeren. Er zijn ook scholen die deze registratiesoort niet gebruiken en het prettiger vinden om externe contacten onder te brengen bij de Extra ondersteuning. U kunt hier zelf een keuze in maken.
- Extra ondersteuning
Onder Extra ondersteuning kunt u registraties met betrekking tot extra ondersteuning voor de leerling vastleggen.
Net als bij Diagnose kunt u voor Extra ondersteuning later zien welke extra ondersteuning de leerling heeft gekregen en hoeveel extra ondersteuning van een bepaalde soort er op uw school of binnen een bouw of groep voorkomt. Deze keuzelijst met soort extra ondersteuning kunt u zelf vaststellen. In het artikel ‘Inrichten hulptabellen’ gaan we in op hoe u deze keuzelijst in ESIS kunt aanpassen. Welke keuzes u aan uw medewerkers aanbiedt en welke afspraken u maakt over de invoer, is dus bepalend voor wat u later aan informatie en analyses uit het systeem kunt halen.
- Incident
Onder Incident kunt u registraties van incidenten vastleggen.
Ook voor Incident geldt, dat u later kunt zien welke incidenten er zijn voorgevallen bij de leerling en hoeveel incidenten van een bepaalde soort er op uw school of binnen een bouw of groep voorkomen. Deze keuzelijst met soort incident kunt u zelf vaststellen. In het volgende hoofdstuk ‘Inrichten hulptabellen’ gaan we in op hoe u deze keuzelijst in ESIS kunt aanpassen. Welke keuzes u aan uw medewerkers aanbiedt en welke afspraken u maakt over de invoer, zijn dus bepalend voor wat u later aan informatie en analyses uit het systeem kunt halen.
- Leerlingbespreking
Onder Leerlingbespreking kunt u de verslagen van leerlingbesprekingen vastleggen.
- Notitie
Alle overige registraties die niet onder één van de voorgaande noemers vallen, kunt u vastleggen onder Notitie.
Door het Onderwerp te gebruiken, kunt u bijvoorbeeld ook 10-minutengesprekken als notitie invoeren.
- Het onderwerp
Met het veld Onderwerp kunt u de registratie nader specificeren. De keuzelijst in Onderwerp kunt u zelf bepalen. Niet in alle gevallen heeft u een onderwerp nodig, maar het is wel een verplicht veld. Daarom is het raadzaam om een optie Geen onderwerp aan de keuzelijst toe te voegen. De keuzelijst van Onderwerp kunt u zelf bepalen. De inrichting van deze keuzelijst wordt besproken in de artikelen over de Hulptabellen.
Bij het bepalen van de inrichting van de keuzelijst Onderwerp vraagt u zich af, waarop u later de registraties wilt kunnen terugvinden of sorteren. Welke ordening is voor u betekenisvol en van belang.
- De korte omschrijving
De Korte omschrijving is een vrij tekstveld waarin u zelf nog een eigen kenmerk kunt opgeven voor de registratie. Wilt u dit veld niet gebruiken, dan blijft automatisch de samenvoeging van Soort registratie + Onderwerp in dit veld staan.
Keuze: bundelen van registraties of losse registraties
Bij het maken van afspraken over de invoer van registraties zult u aanlopen tegen de vraag of u steeds losse registraties wilt maken of deze wilt bundelen, bijvoorbeeld binnen een schooljaar.
Een voorbeeld waar die vraag zich voordoet, is bij de verslagen van 10-minutengesprekken en afspraken: hier is voor beide werkwijzen iets te zeggen. Zo kiezen veel scholen ervoor om de 10-minutengesprekken per schooljaar in één registratie onder te brengen en hiervoor een sjabloon met een tabel van 3 regels beschikbaar te maken.
Zo kunnen ook meerdere afspraken in één registratie worden gebundeld.
Bijlagen
Aan iedere registratie kunt u bijlagen toevoegen. Een bijlage wordt geüpload naar de database in ESIS.
Aan een bijlage kunt u ook een omschrijving meegeven. Deze wordt in ESIS naast de bestandsnaam getoond. Als de bestandsnaam al voldoende informatie bevat over het wat in de bijlage, kunt u de omschrijving gebruiken als datumveld. Zo ziet u altijd terug wanneer u de bijlage heeft toegevoegd.
Zie ook:
Handleiding Inrichten ESIS Dossier en Toetsen