In het leerlingdossier leg je belangrijke informatie vast over een leerling. Hiervoor gebruik je verschillende registratiesoorten. Door de juiste registratiesoort te kiezen, houd je het dossier overzichtelijk en kun je informatie later eenvoudig terugvinden, filteren en analyseren.
Daarnaast kun je registraties voorzien van een onderwerp, een korte omschrijving en eventueel bijlagen toevoegen.
Op deze pagina
Welke registratiesoorten zijn beschikbaar?
Onderwerp en korte omschrijving gebruiken
Registraties bundelen of apart vastleggen
Registraties openen
De manier waarop je registraties opent, hangt af van je rol en rechten in ESIS.
Als leerkracht
- Ga naar Mijn Groep.
- Zoek de leerling op.
- Klik op de drie puntjes achter de naam van de leerling.
- Kies Registraties.
Als administratief medewerker
Heb je rechten voor het beheren van registraties? Dan open je registraties via:
- Ga naar Administratie.
- Zoek de leerling op.
- De Leerlingkaart wordt geopend.
- Klik op Registraties.
Voor overige gebruikers
Gebruikers met toegang tot het leerlingdossier openen registraties via:
- Ga naar Leerlingdossier.
- Zoek de leerling op.
- Klik op Registraties.
Registratiesoorten
ESIS bevat de volgende vaste registratiesoorten:
- Afspraak
- Diagnose
- Extern contact
- Extra ondersteuning
- Incident
- Leerlingbespreking
- Notitie
Afspraak
Gebruik Afspraak om afspraken vast te leggen over het onderwijs, de begeleiding of de ondersteuning van een leerling. Voorbeelden:
- Afspraken met ouders
- Onderwijsafspraken binnen het ondersteuningsteam
- Evaluatie- en vervolgafspraken
Diagnose
Gebruik Diagnose om een vastgestelde stoornis, beperking of diagnose vast te leggen. Bij een diagnose kies je een soort diagnose. Hiermee kun je later:
- zien welke diagnoses bij een leerling zijn geregistreerd;
- overzichten maken van diagnoses binnen groepen, bouwen of de hele school;
- analyses uitvoeren op vastgelegde diagnoses.
De lijst met soorten diagnoses beheer je zelf via de hulptabellen van ESIS. Veel scholen gebruiken hiervoor dezelfde indeling als de OSO-diagnosecodes, die zijn gebaseerd op de DSM-classificatie. Meer informatie over het inrichten van de hulptabellen vind je in het artikel Inrichten hulptabellen.
Tip: Maak binnen de school duidelijke afspraken over het gebruik van diagnosetypen. Hierdoor worden rapportages en overzichten betrouwbaarder.
Extern contact
Gebruik Extern contact voor registraties van contacten met externe organisaties of professionals. Voorbeelden:
- Contact met een samenwerkingsverband
- Overleg met jeugdhulpverlening
- Contact met een behandelaar of specialist
Sommige scholen registreren deze informatie liever onder Extra ondersteuning. Welke werkwijze je kiest, bepaal je zelf.
Extra ondersteuning
Gebruik Extra ondersteuning om ondersteuning vast te leggen die aanvullend is op het reguliere onderwijsaanbod. Bij een registratie kies je een soort extra ondersteuning. Hierdoor kun je later eenvoudig terugzien:
- welke ondersteuning een leerling heeft ontvangen;
- hoeveel ondersteuning van een bepaalde soort binnen de school voorkomt;
- welke trends zichtbaar zijn binnen groepen of leerjaren.
De beschikbare soorten ondersteuning beheer je via de hulptabellen. In het artikel ‘Inrichten hulptabellen’ gaan we in op hoe je deze keuzelijst in ESIS kunt aanpassen.
Let op: De kwaliteit van analyses en rapportages hangt af van de afspraken die je maakt over de invoer.
Incident
Gebruik Incident om gebeurtenissen vast te leggen die je wilt registreren in het leerlingdossier. Voorbeelden:
- Pestincidenten
- Veiligheidsincidenten
- Overtredingen van schoolregels
Door een soort incident te kiezen, kun je incidenten later eenvoudig filteren en rapporteren.
Leerlingbespreking
Gebruik Leerlingbespreking voor verslagen van leerlingbesprekingen. Voorbeelden:
- Besprekingen binnen het ondersteuningsteam
- Zorgoverleggen
- Evaluatiegesprekken over de ontwikkeling van de leerling
Notitie
Gebruik Notitie voor alle registraties die niet onder een andere registratiesoort vallen. Voorbeelden:
- Verslagen van 10-minutengesprekken
- Algemene aantekeningen
- Overige dossierinformatie
Met behulp van een onderwerp kun je notities later eenvoudig terugvinden.
Onderwerp
Met het veld Onderwerp geef je een registratie een extra indeling. De beschikbare onderwerpen worden door de school ingericht via de hulptabellen. Denk vooraf na over welke informatie je later wilt kunnen terugvinden of groeperen. Voorbeelden van onderwerpen:
- 10-minutengesprekken
- Oudergesprekken
- Zorgoverleg
- Observatie
- Geen onderwerp
Let op: Het veld Onderwerp is verplicht. Het is daarom verstandig om in de hulptabel ook een optie Geen onderwerp op te nemen als je voor een registratiesoort geen onderwerp nodig hebt.
Korte omschrijving gebruiken
Met Korte omschrijving geef je een registratie een herkenbare titel of extra kenmerk. Voorbeelden:
- Startgesprek ouders
- Evaluatie dyslexiebegeleiding
- Overleg samenwerkingsverband
Vul je geen korte omschrijving in? Dan gebruikt ESIS automatisch een combinatie van de registratiesoort en het onderwerp.
Keuze: bundelen van registraties of losse registraties
Bij het vastleggen van informatie kun je kiezen tussen:
- meerdere losse registraties;
- één registratie waarin je meerdere momenten bundelt.
Beide werkwijzen zijn mogelijk. Een veelgebruikt voorbeeld is het vastleggen van 10-minutengesprekken. Sommige scholen maken voor elk gesprek een aparte registratie. Andere scholen voegen alle gesprekken van één schooljaar samen in één registratie.
Ook meerdere afspraken kunnen in één registratie worden opgenomen.
Tip: Maak schoolbrede afspraken over de gekozen werkwijze. Dit zorgt voor een overzichtelijk dossier en consistente rapportages.
Bijlagen
Aan iedere registratie kun je één of meerdere bijlagen toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan:
- verslagen;
- onderzoeksrapporten;
- formulieren;
- gescande documenten.
De bijlagen worden gekoppeld aan de registratie en zijn vanuit het leerlingdossier direct beschikbaar.
Wist je dat? Door documenten als bijlage toe te voegen, houd je alle relevante informatie van een leerling op één centrale plek in ESIS.
Veelgestelde vragen
Welke registratiesoort kies ik als informatie niet in een andere categorie past?
Kan ik zelf soorten diagnoses, incidenten of ondersteuning aanpassen?
Waarom zie ik het veld Onderwerp?
Moet ik altijd een onderwerp kiezen?
Kan ik bestanden toevoegen aan een registratie?