Let op: Doorstroomtoets leverancier DOE heeft dit schooljaar geen afnames doorstroomtoets
Op 6 januari is besloten dat er dit jaar geen afnames doorstroomtoets DOE plaatsvinden. Alle scholen die zich bij hen hadden aangemeld worden door DOE benaderd en begeleid in het vinden van een andere toetsleverancier.
Het kan dus zijn dat er scholen zijn die in ESIS de leerlingen alsnog bij een andere toetsleverancier moeten aanmelden.

Informatie tijdpad DUO Schooladvies en doorstroomtoets: https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/leerlingenadministratie/schooladvies-en-doorstroomtoets

Algemeen en tijdpad

Scholen nemen de doorstroomtoets bij hun leerlingen af voor zij naar een vervolgopleiding gaan vanuit het (speciaal) basisonderwijs en het speciaal onderwijs, tenzij leerlingen een ontheffing hebben. Vanuit ESIS regel je:

1) De aanlevering van de leerlinggegevens voor de afname. Tussen 1 oktober en 15 november.

2) NIEUW en Belangrijk! De aanlevering van de voorlopige schooladviezen. Tussen 10 januari en 26 februari.

3) Het ontvangen en doorsturen naar DUO van de resultaten op de doorstroomtoets. Tussen 1 maart en 15 maart.

Dit proces verloopt uiteraard volgens veilige standaarden. ESIS controleert of het mandaat vanuit het Onderwijs serviceregister (OSR) in orde is om leerling- en resultaatgegevens uit te mogen wisselen met de toetsleveranciers.

1) Leerlingen aanmelden

Volg de volgende stappen om leerlingen eenvoudig aan te melden bij de toetsleverancier waarvoor je als school gekozen hebt:

1. Ga naar Menu > Uitwisseling > Doorstroomtoets.
2. Selecteer de toetsleverancier.
3. Selecteer de gewenste leerlingen.
   • Gebruik de knop <Selecteer leerjaar 8> om meteen alle leerlingen te selecteren die in aanmerking komen.
   • Indien je niet alle leerlingen van leerjaar 8 wilt aanmelden, kun je eenvoudig één of meer leerlingen selecteren. Je kunt daarbij zoeken op leerling, groep of leerjaar.
4. Via de knop <Leerlingen verzenden> verstuur je de leerlingen naar de toetsleverancier.
   • Kun je de taak niet in één keer afmaken, dan kun je er ook voor kiezen om tussentijds op te slaan en pas later te verzenden.
5. Per leerling zie je of deze goed verzonden is of is afgekeurd.
6. Als er één of meerdere leerlingen zijn afgekeurd, dan kun je onder de leerlingenlijst het overzicht vinden van succesvolle en afgekeurde aanleveringen.

2) Voorlopige schooladviezen versturen 

De stappen voor het versturen van de adviezen zijn nagenoeg hetzelfde als voor het versturen van de leerlingen (het voorlopige schooladvies wordt hier zichtbaar na invoering in het scherm bij de inschrijving, zie Het schooladvies):

1. Ga naar Menu > Uitwisseling > Doorstroomtoets.
2. Selecteer de toetsleverancier.
3. Selecteer de gewenste leerlingen.
   • Gebruik de knop <Selecteer leerjaar 8> om meteen alle leerlingen te selecteren die in aanmerking komen.
   • Indien je niet alle leerlingen van leerjaar 8 wilt aanmelden, kun je eenvoudig één of meer leerlingen selecteren. Je kunt daarbij zoeken op leerling, groep of leerjaar.
4. Controleer bij de kolom "advies" om te zien of 
   1. er een advies is voor de leerling
   2. Of het advies al verzonden is. Dit wordt aangegeven via het oranje icoontje
      
5. Via de knop <Adviezen verzenden> verstuur je de adviezen van de leerlingen naar de toetsleverancier.
   • Kun je de taak niet in één keer afmaken, dan kun je er ook voor kiezen om tussentijds op te slaan en pas later te verzenden.
6. Per leerling zie je of deze goed verzonden is of is afgekeurd.
7. Als er één of meerdere leerlingen zijn afgekeurd, dan kun je onder de leerlingenlijst het overzicht vinden van succesvolle en afgekeurde aanleveringen.

3) Resultaten ontvangen

Voor het ontvangen van de resultaten hoef je geen actie te ondernemen in ESIS. Op het moment dat de toetsleverancier de resultaten beschikbaar heeft zullen zij dit naar ESIS versturen. Vanuit ESIS wordt dit dan direct verzonden naar ROD.

Mocht je een resultaat missen, neem dan eerst contact op met de toetsleverancier om te controleren of ze dit verstuurd hebben.

Veelgestelde vragen

• Wat betekenen de statussen?

Achter de leerling staat een status vermeld.

"Opgeslagen" → De aanlevering is alleen opgeslagen. Druk op <Verzenden> om de aanlevering te starten.

"Verzonden" → De leerlingen zijn goed afgeleverd bij de toetsleverancier. Controleer bij de toetsleverancier of ze allemaal correct zijn ontvangen.

"WordtVerzonden" --> Het verzenden vindt nu plaats. 

"Afgekeurd" → De leerlingen zijn niet correct afgeleverd bij de toetsleverancier. Controleer de foutmelding onder de leerlingenlijst om te weten welk probleem moet worden opgelost. Verzend deze leerlingen daarna opnieuw.

• Ik heb een leerling te weinig uitgewisseld, wat nu?

De leerling die nog niet is uitgewisseld, kun je alsnog selecteren en verzenden zoals hierboven beschreven. Je hoeft dus niet de hele groep (/selectie) opnieuw te verzenden.

•  Ik heb een leerling te veel uitgewisseld, wat nu?

Neem contact op met de toetsleverancier om deze leerlingen te verwijderen.

•  Wat als ik doorstroomtoets niet zie in het menu?

Neem contact op met je applicatiebeheerder om toegang te krijgen tot dit menuonderdeel.

•  Ik zie de foutmelding: “Fout bij het uitwisselen: Geen geldig Toetsleverancier mandaat gevonden voor school.“ Hoe los ik dit op?

Neem contact op met je applicatiebeheerder. De applicatiebeheerder moet binnen het Onderwijs serviceregister (OSR) een mandaat toevoegen. Voor meer informatie, ga naar Onderwijs serviceregister - Het beheer van technische adressen op één centrale plek (kennisnet.nl). Zie ook de 'Handleiding mandateren' van Kennisnet: kennisnet-handleiding-mandateren-osr.pdf

• Ik zie de foutmelding: “Verzender van bericht is niet geautoriseerd door de betreffende school." Hoe los ik dit op?

Dit is een melding van de toetsleverancier, neem contact met hen op.

• Ik zie de foutmelding: “Bericht ontvangen maar betreft een ongeldige versie." Hoe los ik dit op?

Neem contact op met je toetsleverancier.

• Hoe lang duurt het voordat de mandaten gesynchroniseerd zijn met ESIS?

De synchronisatie duurt 12 uur vanaf het moment dat deze zijn ingevuld.

• Wat moet ik doen als een leerling op het laatste moment nog mee wil doen met de doorstroomtoets?

Tussen de LASsen en toetsleveranciers is afgesproken dat leerlingen nog via het bovenstaande proces aangeleverd mogen worden tot en met de dag van afname. 

•  Ik krijg de melding: “Inschrijving is gesloten.” Hoe los ik dit op?

De inschrijfperiode voor de toets is in dat geval gesloten. Neem contact op met de toetsleverancier. 

•  School is (nog) niet bekend bij de toetsleverancier.

Neem contact op met de toetsleverancier om te zorgen dat de school goed geregistreerd staat.

•  Ik krijg een foutmelding dat er informatie ontbreekt.

Voor het verzenden wordt gecontroleerd of de volgende informatie van de leerling beschikbaar is in ESIS:

• Voorletters
  Aan te passen via Menu --> Leerlingadministratie --> Leerling --> Basis dit zijn de eerste letters van de voornamen.
• Roepnaam
  Aan te passen via Menu --> Leerlingadministratie --> Leerling --> Basis --> Roepnaam
   
• Onderwijslocatie
  Groepen zijn aan een onderwijslocatie gekoppeld en daarmee is het te controleren via Menu --> Groepen en onderwijssoorten 
  
  Aanpassen moet via Menu --> Organisatiestructuur de onderwijslocaties komen binnen via RIO en worden automatisch gekoppeld op adres van de locatie in ESIS
• Onderwijsaanbiedercode
  Dit is te bekijken en wijzigen Menu --> Leerlingadministratie --> Inschrijving --> Bekostiging --> Onderwijsaanbiedercode

Indien dit een foutmelding veroorzaakt moet deze informatie eerst aangevuld worden. Daarna kunnen de leerlingen opnieuw aangeleverd worden.

• Ik zie geen leerlingen om te selecteren.

In het scherm van de doorstroomtoets kun je het filter Leerjaar 8 uitzetten door op het kruisje te klikken.

 

• Waar vind ik de onderwijsaanbiederscode van mijn school?

Deze kun je terugvinden via de site van DUO: Registratie Instellingen en Opleidingen (RIO)

• Ik krijg een ander type foutmelding die hier niet genoemd is.

Neem contact op met de ESIS helpdesk zodat we je verder kunnen helpen.

• Bij adviezen zie ik wel de status verzonden maar ook een oranje notificatie dat het nog niet verzonden is, hoe kan dit?

Dit houdt in dat er eerder een advies verzonden is dat afwijkt van het huidig ingevulde advies.