Kenmerken van het OSO-dossier in ESIS

Inleiding

Tijdens de schoolloopbaan van een leerling noteert u gegevens van de leerling in ESIS. U kunt hierbij denken aan:

• Naam en adres van de leerling en de ouders
• De schoolloopbaan van de leerling
• Aan- en afwezigheid van de leerling op school
• Resultaten van het leerlingvolgsysteem
• Het VO-advies en de resultaten van de Eindtoets Basisonderwijs voor een leerling van groep 8
• Gegevens die van belang zijn voor de leerlingzorg, extra ondersteuning, diagnoses, handelingsplannen
• etc.

Het OSO-dossier is een bundeling van die gegevens die voor de overdracht naar een andere school relevant en noodzakelijk zijn. U kunt het OSO-dossier dus opvatten als een digitale versie van het onderwijskundig rapport in overeenstemming met de OSO-standaard (zie: wat is de OSO-standaard).

Inhoud van het OSO-dossier in ESIS

U kunt in het OSO-dossier in ESIS:

• gegevens overnemen die u in ESIS heeft ingevoerd tijdens de schoolloopbaan.
• bijlagen toevoegen van documenten, die u voor het dossier van belang vindt.
• kiezen voor de overdracht tussen PO-scholen onderling(OSO-profiel 1), voor een uitwisseling tussen een PO- en een VO-school (OSO-Profiel 2) of voor een Binnen-BRIN-uitwisseling (OSO-Profiel 4). Voor meer informatie zie: OSO-gegevensset en profielen. 
• dataminimalisatie toepassen door het kiezen om één of meerdere van de optionele categorieën, afhankelijk van het geselecteerde overstapprofiel, in het OSO-overstapdossier niet mee te sturen. Zie voor meer informatie: privacy-en-beveiliging.
• het OSO-dossier inzien en dit ook aan de ouders ter inzage geven.
• aangeven welke school het OSO-dossier mag opvragen.
• de status van het aanvraagproces volgen en nagaan of het OSO-dossier succesvol is ontvangen, wanneer een nieuwe school het OSO-dossier opvraagt.
• een OSO-dossier opvragen bij een andere school.
• een opgevraagd en ontvangen OSO-dossier inzien en naar keuze inlezen in ESIS.

Controle over uw gegevens

Wanneer de OSO-koppeling geactiveerd is, is het mogelijk om overstapdossiers voor scholen klaar te zetten en van scholen te ontvangen. Het activeren van de koppeling leidt nooit tot automatische gegevensuitwisseling zonder een bewuste handeling van de school zelf.
Wenst u de OSO-koppeling vanuit ESIS te stoppen, dan kunt u dit te allen tijde zelf doen door in het menu Koppelingen de OSO-koppeling te beëindigen. Zie de toelichting in Activeren en Beëindigen van de koppeling met OSO. U behoudt dus altijd zelf de controle over of overstapdossiers al dan niet worden uitgewisseld.

Tip: Onder gebruikersvoorwaarden staat een pdf met de voorwaarden op basis waarvan de koppeling beschikbaar wordt gesteld. Leest u deze vooral zorgvuldig door voordat u de koppeling activeert. 

Bewaartermijnen OSO-dossiers

ESIS verwijdert na een vastgestelde bewaartermijn automatisch dossiers die verstrekt of ontvangen zijn. In deze tabel ziet u de bewaartermijnen. Op hoofdlijnen betekent dit dat dossiers waar u nog iets mee moet doen, 5 maanden bewaard worden en dossiers die u heeft verwerkt, na een of twee weken opgeruimd worden.

 Jaarlijkse update van de ESIS-software voor OSO

Jaarlijks vindt er in het OSO-project op 1 augustus een update plaats van de software. Afhankelijk van de nieuwe inzichten worden er technische en/of functionele aanpassingen doorgevoerd in bijv. de standaarden of de profielen. De aanpassingen worden weergegeven in de releasenotes op de startpagina van ESIS en in deze Helppagina's.
Belangrijk!: Omdat er elk jaar vanaf 1 augustus gewerkt wordt met een nieuwe versie van OSO worden alle OSO dossiers die klaar staan in ESIS en nog niet uitgewisseld zijn van de vorige versie verwijderd, omdat deze niet meer aan de validatie voldoen.
U dient die OSO dossiers in ESIS eventueel na de jaarlijkse update nogmaals klaar te zetten voor de ontvangende  school.