Inleiding
Indien u een nieuwe leerling op school krijgt, kunt u het OSO-dossier van de leerling aanvragen bij de huidige school. Van de leerling moet u het persoonsgebonden nummer (BSN of Onderwijsnummer) kennen. Daarnaast dient u het Brin-nummer van de huidige school van de leerling te kennen. Dit artikel beschrijft het stappenplan.
Voor het aanvragen van een OSO-dossier bij een andere school, zie ook de instructievideo
Let op: Op het scherm van de module OSO (Overstapdossier Onderhouden) wordt alleen het brinnummer van de school vermeld (4 karakters; bijv. 99VO). Voor scholen die meerdere vestigingen hebben kan het verwarring opleveren, omdat niet duidelijk is of het dossier voor de juiste vestiging (99VO03) is klaargezet. Echter, alleen de vestiging waarbij het BSN van de betreffende leerling bekend is kan het bestand ophalen.
Het Stappenplan
Stap 1. OSO-dossier aanvragen.
Stap 2. Controle op de status van de aanvraag.
Stap 3. Herhalen van de aanvraag.
Stap 1. OSO-dossier aanvragen
Om in ESIS een aanvraag te verzenden gaat u naar Uitwisseling > OSO-Overstapdossiers - Aanvragen van eigen vestiging. Dit scherm laat u de aanvragen zien die u eerder gedaan heeft met het resultaat in de kolom Melding.
Als u begint met OSO is dit scherm dus leeg en kunt u alleen een nieuwe aanvraag doen.
Toelichting op de Velden
Veld | Omschrijving |
PGN |
Het persoonsgebonden nummer van de leerling waarvan de school een Overstapdossier opvraagt. |
Naam leerling |
De naam van de leerling, die u hebt opgegeven bij het doen van een aanvraag. |
School |
Het Brinnummer van de school (of uw eigen school bij overdracht naar een regionaal initiatief) waar u de aanvraag naar toe verstuurd heeft. |
Datum |
De datum en tijd waarop de aanvraag is gedaan. |
Melding | De reactie die ESIS heeft ontvangen. |
Klik op de knop Nieuwe aanvraag om een nieuwe aanvraag te doen.
In de Pop-Up vult u in:
- BSN/Onderwijsnummer: Burgerservicenummer of onderwijsnummer van de leerling.
- Leerlingnaam: De Naam van de leerling (U kunt hier zelf de naam van de leerling invullen. Dit is niet verplicht).
- Aanvraag naar: Geef aan of de aanvraag voor een School of een Regionaal Platform is.
- Brinnummer: Brinnummer van de school waar u het OSO-dossier wilt opvragen. Betreft het een aanvraag voor een regionaal platform, dan wordt automatisch het Brinnummer van uw eigen school ingevuld.
Stap 2. Controleren van status van de aanvraag
In het scherm Uitwisseling > OSO-Overstapdossiers - Aanvragen van eigen vestiging
is de aanvraag nu toegevoegd. De status van de aanvraag wordt weergegeven in de kolom Melding.
In het bovenstaande voorbeeldscherm ziet u:
- Er is een aanvraag gedaan voor leerling Koblonke en die heeft direct tot gevolg dat een overstapdossier is verstrekt. Dit overstapdossier kunt u gaan verwerken via de stap Overstapdossier inlezen
- Er zijn twee aanvragen gedaan voor Tichoo. De eerste keer leverde dit op: “dossier niet aanwezig”en de tweede keer werd direct een overstapdossier verstrekt. De conclusie is dus dat de school die de aanvraag heeft ontvangen snel een overstapdossier heeft klaargezet zodat het de tweede keer opgehaald kon worden. Dit overstapdossier kunt u gaan verwerken via de stap Overstapdossier inlezen
- Er is een aanvraag gedaan voor Bente en het overstapdossier is direct verstrekt en kan dus worden ingelezen via de stap Overstapdossier inlezen
Toelichting op de Meldingen
De keuzelijst Melding bevat een aantal items. Voor u is van belang:
Melding | Omschrijving | Mogelijke actie |
Leerling niet bekend | Op de (aanleverpunten van de) school is geen leerling aanwezig met het opgegeven PGN | Controleer of u het juiste PGN en/of brinnummer heeft gebruikt in uw aanvraag (deze worden getoond in dit scherm). Indien dat niet het geval is, kunt u een nieuwe aanvraag doen via Nieuwe aanvraag met de juiste gegevens. Indien u wel de juiste gegevens heeft gebruikt, is het raadzaam om bij de ouders na te gaan of uw informatie (PGN en huidige school) kloppen. |
Dossier niet aanwezig | Deze leerling is wel op (een van aanleverpunten van) de school aanwezig maar heeft nog geen Overstapdossier klaargezet. |
U dient uw aanvraag op een later moment nogmaals te herhalen om na te gaan of er dan wel een dossier klaarstaat. |
Dossier is beschikbaar | De aanleverende school heeft het dossier dat u heeft aangevraagd klaargezet. Het dossier kan opgevraagd worden. | U kunt de aanvraag herhalen door de betreffende regel te selecteren en op Aanvraag herhalen te klikken. |
Dossier is verstrekt | Het overstapdossier stond klaar bij de toeleverende school en is aan u verstrekt. | Het dossier staat klaar onder Uitwisseling > OSO-Overstapdossiers - Overstapdossier inlezen om ingelezen te worden. U kunt deze inzien en/of inlezen via het onderdeel Overstapdossier inlezen links in het stappenplan. |
Geweigerd | Het overstapdossier waarvoor u een aanvraag doet is wel klaargezet door de andere school maar niet voor uw brinnummer. | U dient contact op te nemen met de andere school om het dossier voor uw brinnummer klaar te laten zetten en de aanvraag opnieuw te doen. |
Toelichting op Foutberichten
Na het doen van de aanvraag kunt u een melding krijgen: Fout opgetreden.
Dit is een technische melding. In het aanvraag of ontvangen proces is iets fout gegaan. Deze melding ziet u alleen als u in het zoekgedeelte het zoekcriterium bij Melding wijzigt in Alle. U kunt de aanvraag nog een keer herhalen. Blijft de fout optreden, neem dan contact op met de ESIS helpdesk.
Melding | Mogelijke actie |
De aanvraag is mislukt: 'Overdracht niet mogelijk: Vestrekker niet bekend in Traffic Center. |
De school, die u opgeeft is nog niet geregistreerd in het Traffic Centre van OSO. Neem contact op met de school om afspraken te maken hoe u het dossier van de leerling wel kunt overdragen. |
Burgerservicenummer voldoet niet aan de 11-proef. Of OWN voldoet niet aan de 11-proef. |
Het BSN is geen geldig BSN. Pas het BSN aan. Of het OWN (onderwijsnummer) is geen geldig OWN. Pas het OWN aan. |
Voer een schoolbrinnummer (99ZZ) in. | U heeft geen geldig brinnummer ingevuld. Voer een geldig brinnummer in(bijvoorbeeld 12PF en niet 12PF00). |
Stap 3. Aanvraag herhalen
Indien een eerdere aanvraag nog geen status ‘Dossier is verstrekt” of “Leerling niet bekend” heeft opgeleverd, kunt u de aanvraag herhalen. U kunt de aanvraag ook herhalen zodra de status is gewijzigd in ‘Dossier is beschikbaar’.
- U selecteert de regel van de aanvraag die u wilt herhalen en klikt op Aanvraag herhalen.
- Uw aanvraag wordt direct verwerkt en resulteert in een nieuwe melding (een nieuwe regel in het scherm).
- U kunt dan zien of uw aanvraag heeft geresulteerd in een ontvangen overstapdossier. Als dit is ontvangen kunt u doorgaan met de stap Overstapdossier inlezen.