Inleiding
Wanneer u van een toeleverende school een overstapdossier heeft ontvangen, wilt u dit kunnen inzien en vervolgens beslissen of u het wilt inlezen in ESIS. De stappen die u volgt, zijn opgenomen in het onderdeel Uitwisseling > OSO Overstapdossiers - Overstapdossier inlezen. Inlezen in ESIS betekent dan:
- dat de leerling daarna in ESIS aanwezig is én ingeschreven.
- een groot aantal gegevens één op één is overgenomen, de aanwezige toetsresultaten zijn overgenomen en de bijlagen en het complete overstapdossier als bijlage bij een registratie OSO-Overstapdossier in het Leerlingdossier zijn geplaatst.
Dit artikel beschrijft de te nemen stappen voor het inlezen van een OSO-dossier in ESIS.
Het Stappenplan
Stap 1. Dossier kiezen
Voordat u besluit om het dossier in te lezen in ESIS, gebruikt u de mogelijkheid om het dossier te beoordelen middels de optie Inzien.
Stap 2. Inlees opties
Indien het overstapdossier aan uw verwachtingen voldoet, kunt u het bestand inlezen middels de Knop
Stap 3. Bijwerken ESIS-gegevens
Om de leerling op de juiste wijze in te schrijven, dient u aanvullende gegevens op te geven of de aangeleverde gegevens te bewerken.
Stap 4. Afronden.
Tenslotte kunt u in de inschrijving afronden: u kunt de gegevens inzien en indien gewenst aanvullen of aanpassen.
Stap 1. Dossier kiezen
Om in ESIS een ontvangen overstapdossier in te lezen gaat u naar Uitwisseling > OSO Overstapdossiers - Overstapdossier inlezen.
In dit scherm kunt u alle dossiers zien die u ontvangen heeft en ziet u bij de kolom Status of een dossier al dan niet is ingelezen. U kunt bij Dossierstatus ook zoeken op dossiers die u al heeft ingelezen. Met de knop Inzien kunt u een dossier inzien voordat u het gaat inlezen.
Toelichting op de velden
| Veld | Toelichting |
| PGN |
Het persoonsgebonden nummer van de leerling van wie u het overstapdossier heeft ontvangen |
| Naam leerling |
De naam van de leerling |
| School |
Het BRIN-nummer van de school die het overstapdossier heeft verstrekt |
| Datum |
De datum en tijd waarop het overstapdossier is verstrekt |
| Dossierstatus |
De status van het dossier. Een overstapdossier dat u heeft ontvangen, heeft de status Ontvangen. Na het inlezen wordt de status: Ingelezen. |
Toelichting op de knoppen
| Knoppen | Toelichting |
|
U kunt het ontvangen overstapdossier verwijderen, bijvoorbeeld nadat u de gegevens hebt ingelezen of als u beslist om de gegevens niet in te lezen. Uitsluitend het overstapdossier dat u hebt ontvangen, wordt dan verwijderd. |
|
|
Deze functie maakt een pdf van het overstapdossier en de eventueel aanwezige bijlagen. Deze kunt u inzien en desgewenst ook opslaan en afdrukken. |
|
|
De functie toont de ruwe gegevens in het bestandsformaat XML. De inhoud en de technische structuur van het overstapdossier wordt getoond. Dit is een hulpmiddel bij de analyse van technische problemen. (Het is bedoeld voor de supportafdeling van ESIS). |
|
| U start het inleesproces in ESIS. |
Stap 2. Inleesopties
Indien het overstapdossier aan uw verwachtingen voldoet, kunt u het bestand inlezen met de knop . Bij het inlezen van het dossier worden zoveel mogelijk gegevens uit het overstapdossier overgenomen. Tevens krijgt u de mogelijkheid om de leerling direct in te schrijven.
Het complete overstapdossier wordt tijdens het inlezen als pdf-bijlage toegevoegd aan een registratie in het ESIS-leerlingdossier van de betreffende leerling. Deze registratie krijgt de naam OSO-Overstapdossier. U kunt deze terugvinden bij Onderwijs > Leerlingdossier – Registratie onder soort Overstapdossier.
Stap 3. Bijwerken ESIS-gegevens
Om de leerling op de juiste wijze in te schrijven, dient u aanvullende gegevens op te geven: de schoolsoort, de inschrijfdatum en een gewicht bepalen.
Als de huisarts, peuterspeelzaal en relatie tot kind in het OSO-dossier aanwezig zijn, controleert ESIS eerst of deze ook al aanwezig zijn in uw ESIS.
- Zo ja, dan gebruikt ESIS het gegeven dat al in ESIS aanwezig is.
- Als dit gegeven nog niet aanwezig is, kunt u zelf aangeven hoe dit verwerkt moet worden door:
- Het nieuwe gegeven in te lezen, of
- Het nieuwe gegeven te koppelen aan een gegeven dat al aanwezig is in ESIS.
Voorbeeld: de Arts Gorremans en de Peuterspeelzaal Psz Wks 2 staan nog niet in uw ESIS-gegevens. Als u nu op klikt, worden deze gegevens toegevoegd.
U kunt via de zoeker (knopje rechts op de regel) in ESIS kijken of er al eerder een arts met een vergelijkbare naam in ESIS bekend is (bv. Gorreman) en deze selecteren. In dit geval wordt dan niet Gorremans geïmporteerd, maar wordt de leerling gekoppeld aan de door u eerder ingevoerde arts Gorreman.
Let op:
Aandachtspunt voor de uitwisseling met ROD.
Zodra u een leerling inschrijft en in een basisgroep indeelt, wordt de leerling automatisch verzonden naar het ROD. Na circa 1 uur kunt u in de ROD-module controleren of de inschrijving van de leerling is goedgekeurd. De leerling zal dan ook op het registratieoverzicht staan. Via Leerlingen > Leerlingenadministratie - Inschrijving schrijft u de leerling alleen in. De indeling in een basisgroep wordt gedaan in Leerlingen > Leerlingenadministratie - Indeling.
Welke gegevens worden niet ingelezen?
ESIS kan niet alle gegevens één op één inlezen uit het overstapdossier. Een beperking is dat in ESIS niet voor alle OSO-gegevens een veld beschikbaar is. De volgende gegevens worden niet ingelezen:
- Gegevens van de aanleverende school (= vorige school)
- Inschrijfdatum, gewicht en uitschrijfdatum van de vorige school
- Vroegschoolse gegevens van de vorige school
- VO-advies en uitslag van de Eindtoets van de vorige school.
Dit zijn allemaal gegevens die betrekking hebben op de vorige school. Deze gegevens zijn wel beschikbaar in het complete overstapdossier dat als pdf-bijlage bij een registratie in het ESIS-leerlingdossier wordt opgeslagen.
Toetsresultaten worden wel ingelezen en zijn beschikbaar bij de individuele toetsoverzichten en het leerlingdossier.
Stap 4 Afronden
Vervolgens kunt u in de leerlingadministratie de inschrijving afronden (bijvoorbeeld gewicht) en de leerling in een groep indelen.