Inleiding
Een PO- of VO-school of een regionaal initiatief verzoekt u om in het kader van de uitwisseling via OSO een OSO-dossier beschikbaar te stellen. Dit artikel beschrijft de wijze waarop u in ESIS de stappen kunt doorlopen om een Aanvraag voor een OSO-dossier van een andere school te zien en kunt beslissen of u deze verder wilt gaan verwerken.
Het Stappenplan
Stap 1. Ontvangen van Aanvragen.
Stap 2. Beoordelen van Aanvragen.
Stap 3. Afhandelen van Aanvragen
Let op. Voordat u kunt starten dient u de stappen te doorlopen zoals beschreven in: Voorbereiden van ESIS voor het gebruik van OSO
Stap 1. Ontvangen van Aanvragen
In ESIS gaat u in Mijn Menu naar de module Uitwisseling > OSO-Overstapdossiers. Bij selectie van de menu-stap Aanvragen van andere scholen ziet u direct in het scherm de berichten van andere scholen (of het regionaal initiatief), die u verzoeken om een OSO-dossier aan te leveren.
Toelichting op de Velden
Per aanvraag wordt getoond:
| Veld | Toelichting |
| PGN |
Het persoonsgebonden nummer van de leerling waarvan de school een overstapdossier opvraagt. Of het persoonsgebonden nummer van de leerling waarvoor u een overstapdossier heeft klaargezet. Dit is het BSN of het Onderwijsnummer. |
| Naam leerling |
De naam van de leerling. Deze naam kan leeg zijn als die leerling niet bij u is ingeschreven. In de kolom Melding staat dan : Leerling niet bekend. |
| School |
Het Brinnummer van de aanvragende school of van uw school als het een aanvraag is van een regionaal initiatief. |
| Datum |
De datum en tijd waarop de aanvraag is gedaan. |
| Melding |
De reactie die ESIS heeft gegeven aan de aanvragende school. |
Stap 2. Beoordelen van Aanvragen
Standaard opent het scherm met het Meldingstype: "Openstaande aanvragen".
- U kunt in de keuzelijst Melding de selectie van het Meldingstype wijzigen.
- Zodra u op de knop
Zoek hebt geklikt, worden dan de aanvragen van het geselecteerde Meldingstype getoond.
- Als u met uw muis over de tekst in de kolom Melding gaat ziet u in een Pop-Up de toelichting op de mogelijke actie die u kunt ondernemen.
Toelichting op de Meldingen
De keuzelijst Melding bevat een aantal items. Voor u is van belang:
| Melding | Omschrijving | Mogelijke Actie |
| In behandeling | De aanvraag kan niet direct afgewikkeld worden. |
Even wachten. Herhaal de aanvraag na enkele dagen. |
| Leerling niet bekend | Een instelling vraagt een overstapdossier op. Deze leerling is niet op uw school aanwezig. |
Even wachten. De aanvragende instelling heeft een bericht ontvangen dat deze leerling niet bij u bekend is. Als de instelling toch blijft vragen dan kunt u deze instelling bellen en melden dat deze leerling niet op uw school aanwezig is. |
| Dossier niet aanwezig | Een instelling vraagt een overstapdossier op. Deze leerling is wel op uw school aanwezig maar u heeft nog geen overstapdossier klaargezet. | U kunt het overstapdossier in orde gaan maken. Selecteer de regel en klik op de Knop |
| Dossier aanwezig |
U heeft een overstapdossier voorbereid maar dit overstapdossier is nog niet volledig en kan dus nog niet verstrekt worden. |
U kunt het overstapdossier klaarzetten door het brinnummer en de ouderinzage in te vullen. Selecteer de regel en klik op |
| Dossier klaargezet |
U heeft een overstapdossier klaargezet en ESIS zal dit overstapdossier verstrekken als de aanvragende instelling weer een aanvraag doet. |
U bent klaar. Als de aanvragende instelling opnieuw een bericht verstuurt verstrekt ESIS het overstapdossier en verandert de status in “Dossier is verstrekt”. |
| Dossier klaargezet (met notificatie) | U heeft een overstapdossier klaargezet en een notificatie verstuurd naar de school die eerder een aanvraag heeft gedaan | U bent klaar. Als de aanvragende instelling opnieuw een bericht verstuurt verstrekt ESIS het overstapdossier en verandert de status in “Dossier is verstrekt”. |
| Dossier klaargezet (zonder notificatie) |
U heeft een overstapdossier klaargezet en geen notificatie verstuurd naar de school die eerder een aanvraag heeft gedaan |
U bent klaar. Als de aanvragende instelling opnieuw een bericht verstuurt verstrekt ESIS het overstapdossier en verandert de status in “Dossier is verstrekt”. |
| Dossier is verstrekt | Een overstapdossier(dat u eerder heeft klaargezet) is met succes aan de aanvragende instelling verstrekt |
U bent klaar. NB: Dit wordt alleen zichtbaar wanneer de aanvraag door de andere school eerder is gedaan dan dat u het dossier heeft klaargezet. Heeft u het dossier al klaargezet en vraagt de andere school het dan pas aan dan ziet u het dossier hier niet terug. |
Stap 3. Beslissen over Aanvragen
Wanneer u besluit dat een aanvraag voor een overstapdossier terecht is, kunt u voor die leerling een OSO-overstapdossier maken.
- U selecteert in het scherm de regel met de leerling waarvoor u het OSO-overstapdossier wilt maken en klikt onder in het Scherm op de Knop
.
- U komt dan in de menu-stap Overstapdossier onderhouden. Hier kunt u de dossier(s) die u wilt Samenstellen en Klaarzetten voor overdracht.
- Nadat u heeft besloten dat de aanvraag terecht is gaat u verder met het samenstellen en Klaarzetten van een dossier zoals beschreven in: Samenstellen en Beschikbaarstellen van een OSO-dossier.