Samenstellen en Beschikbaarstellen van een OSO-dossier

Inleiding

Een andere school, of bijv. een Regionaal initiatief, kan via OSO bij uw school een verzoek indienen om het OSO-dossier van een leerling aan te leveren. Zie ook: Ontvangen van een aanvraag voor een OSO-dossier van een andere school.

Voor het samenstellen en beschikbaar stellen hiervan is een aantal handelingen vereist. Dit artikel beschrijft het stappenplan voor de noodzakelijke uitvoering. Het stappenplan komt overeen met de stappen van het menu-onderdeel Overstapdossier onderhouden van de module OSO.

Voor de te nemen stappen is ook een instructievideo beschikbaar: OSO-dossier klaarzetten.

De stappen hoeven niet in één sessie afgerond te worden. U kunt bijvoorbeeld een OSO-dossier alvast voorbereiden zonder dat er een specifieke aanvraag ligt of u kunt tijdens het opstellen van het dossier besluiten het te onderbreken. Het dossier wordt dan opgeslagen met de status Aanwezig. Op een later moment kunt u het dossier verder afmaken. Zie ook Voorbereiden van een OSO-dossier.

Let op:

Wanneer u een dossier samenstelt, is het belangrijk om te weten dat alleen informatie die op dat moment in ESIS aanwezig is, opgenomen wordt in het OSO-dossier. Informatie die op een later moment wordt ingevoerd in ESIS, wordt niet automatisch toegevoegd in het OSO-dossier dat al is aangemaakt.
Zie ook: Aanvullen van al verstrekte OSO-dossiers met eindtoetsgegevens

Het Stappenplan 

Stap 1. OSO-dossier selecteren
U selecteert het OSO-dossier waar u nog iets mee moet doen of waarvoor u al een aanvraag hebt ontvangen. 

Stap 2. Overstapdossier maken
U stelt het OSO-dossier samen. Daarbij past u data-minimalisatie toe door alleen die velden mee te sturen die wettelijk verplicht zijn of die u relevant vindt voor de overdracht.

Stap 3. Bijlagen toevoegen
U voegt eventueel documenten toe als bijlage bij het OSO-dossier.

Stap 4. Overstapdossier gereedmaken
U geeft aan of de overdracht bedoeld is voor een school of regionaal initiatief. U geeft ouders inzage in het overstapdossier. Dit is niet nodig voor de overdracht naar een Regionaal initiatief. U geeft aan welke school of Regionaal initiatief het overstapdossier mag ophalen.

Stap 5. Verstrekken van een aanvraag
De aanvragende school vraagt het OSO-dossier op en ESIS verstrekt het, op voorwaarde dat u het OSO-dossier gereed hebt gemaakt zoals bovenbeschreven.

Stap 1. OSO-Dossier selecteren

Bij selectie van de menu-stap Overstapdossier onderhouden komt u direct in het scherm Overzicht. Dit scherm toont OSO-dossiers die u heeft voorbereid, klaargezet of die ESIS al verstrekt heeft. Als u begint met OSO is dit scherm leeg!

Toelichting op de Velden

Veld	Toelichting
PGN	Het Persoonsgebonden Nummer van de leerling waarvan de instelling een Overstapdossier opvraagt bij u. Of het Persoonsgebonden Nummer van de leerling waarvoor u een overstapdossier heeft klaargezet. Dit is het BSN of het Onderwijsnummer.
Naam leerling	De naam van de leerling zoals deze in ESIS geregistreerd is.
School	Het BRIN-nummer van de school die u heeft opgegeven bij het gereed maken van het overstapdossier of het BRIN-nummer van uw school als u gaat aanleveren aan een Regionaal initiatief.
Ouderinzage	Hier staat Ja of Nee. ESIS verstrekt alleen een overstapdossier waarvan u heeft aangegeven dat ouders de inhoud hebben ingezien.
Datum	De datum en tijd waarop de aanvraag is gedaan. Een aanvraag wordt 150 dagen na het aanmaken naar het archief verplaatst, ongeacht de status.
Dossierstatus	De reactie die ESIS heeft gegeven als antwoord op de aanvraag.

Let op: 

Op het scherm van de module OSO (Overstapdossier Onderhouden) wordt alleen het BRIN-nummer van de school vermeld (4 karakters; bijv. 99VO). Voor scholen die meerdere vestigingen hebben kan het verwarring opleveren, omdat niet duidelijk is of het dossier voor de juiste vestiging (99VO03) is klaargezet. Echter, alleen de vestiging waarbij het BSN van de betreffende leerling bekend is, kan het bestand ophalen.

Toelichting op de Dossierstatus

In het zoekgedeelte kunt u de Dossierstatus opgeven waarop u wilt zoeken. Standaard toont ESIS alleen die overstapdossiers waarmee u nog iets moet doen. (Status = Onderhanden). Bijvoorbeeld:

• Een overstapdossier is wel Aanwezig, maar nog niet Gereed.
• Een overstapdossier staat wel Gereed, maar is nog niet Verstrekt.

Als u alle overstapdossiers wilt zien, selecteert u bij Dossierstatus in de keuzelijst Alle en klikt u op  Zoek.

Dossierstatus	Omschrijving	Mogelijke Actie
Aanwezig	U heeft een overstapdossier voorbereid maar het is nog niet klaar voor verstrekking.  Een dossier met de status Aanwezig kan nog niet verstrekt worden!	U kunt het overstapdossier afronden en klaarzetten door het BRIN-nummer en de ouderinzage in te vullen. U selecteert de regel en klikt vervolgens op de Knop
Gereed	U heeft een overstapdossier klaargezet en ESIS zal dit overstapdossier verstrekken als de aanvragende school/instelling weer een aanvraag doet.	Afwachten tot de school het overstapdossier heeft opgevraagd.
Verstrekt	Een overstapdossier (dat u eerder heeft klaargezet) is met succes aan de aanvragende school/instelling verstrekt.	U bent klaar.
Ontvangen	U heeft een overstapdossier ontvangen.	U kunt het overstapdossier inlezen in ESIS. U gaat daarvoor naar de stap Overstapdossier inlezen. Hier selecteert u de regel met het betreffende overstapdossier en klikt op de Knop
Concept	Een technische melding.	Negeren. Een overstapdossier heeft heel kort deze status tijdens de technische verwerking.
Validatiefout	Het overstapdossier voldoet niet aan de technische eisen. Dit overstapdossier krijgt de status Aanwezig en is dus nog niet gereed en kan nog niet verstrekt worden.	Raadpleeg de ESIS Help voor aanwijzingen. Als u dat niet verder helpt, neem dan contact op met de ESIS Helpdesk (support.esis@rovict.nl).
Dossierversie te oud	Er is een OSO-update geweest (tot nog toe in de zomervakantie) en de dossiers die klaargezet zijn, zijn nog niet opgehaald door de aanvragende school.	Om het overstapdossier te vernieuwen, dient u het dossier te openen en opnieuw op te slaan. De aanvragende school kan het overstapdossier ophalen.

Toelichting op de Knoppen

Knop	Omschrijving	Toelichting
Toevoegen	U kunt een nieuw overstapdossier voorbereiden.	U kunt één of meer leerlingen selecteren en het overstapdossier voorbereiden. U kunt hier maximaal 40 leerlingen selecteren. Een uitgeschreven leerling kunt u vinden via: < Uitgebreid zoeken > Status = uitgeschreven.
Wijzigen	U kunt een overstapdossier verder aanvullen.	Ook een overstapdossier dat al is verstrekt, kunt u wijzigen en bijvoorbeeld klaarzetten voor een andere school.
Verwijderen	Een overstapdossier verwijderen uit de lijst. Alleen het overstapdossier wordt verwijderd.	U kunt een overstapdossier dat u bij wijze van proef hebt gemaakt, weer verwijderen. Een reeds verstrekt overstapdossier kunt u ook verwijderen. U verwijdert hiermee niet de gegevens die in ESIS aanwezig zijn!
Inzien	ESIS maakt een leesbare versie van de gegevens (pdf) die u zelf kunt inzien om vast te stellen of de inhoud van het overstapdossier in orde is. Deze leesbare versie kunt u aan ouders laten zien. U kunt ook een afdruk maken van deze leesbare versie.	Deze leesbare versie zelf beoordelen en aan ouders laten zien. Het pdf kunt u ook opslaan.
Valideren		Hierdoor wordt er een validatie uitgevoerd, waarbij gecontroleerd wordt of het overstapdossier voldoet aan de technische eisen en/of alle verplichte velden zijn ingevuld.
XML	ESIS toont het geselecteerde dossier in XML.	De functie toont de ruwe gegevens in het bestandsformaat XML. De inhoud en de technische structuur van het overstapdossier wordt getoond. Het is bedoeld als hulpmiddel voor Support bij de analyse van problemen.

Stap 2. Overstapdossier maken

Na de stap Leerling(en) selecteren komt u in het menu onderdeel Overstapdossier maken (Scherm 69.12).

Hier vult u alle velden in die met een * zijn gemarkeerd (deze zijn verplicht). Verder is de vulling van de velden zoals in de tabel is aangegeven. 

In het kader van de Wet op de Privacy is Data-minimalisatie een belangrijk uitgangspunt: gegevens worden alleen toegevoegd aan het dossier wanneer ze relevant c.q. wettelijk verplicht zijn.  Deze verplichte categorieën zijn grijs en kunt u niet selecteren. U kunt er wel voor kiezen om één of meerdere van de optionele categorieën niet mee te sturen; standaard zijn alle optionele velden geselecteerd. Zie ook: Het project Overstap Service Onderwijs OSO

Toelichting op de Velden

Veld	Toelichting
Bestemd voor	U selecteert School of Regionaal initiatief.
Soort overstap	U selecteert hier de juiste overstap. Momenteel zijn alleen de volgende 2 overstapsoorten actief: POVO indien u een Overstapdossier wilt overdragen aan een VO school. POPO indien u een Overstapdossier wilt overdragen aan een PO school.  Standaard staat hier POVO ingevuld. Advies groep 8. Voor een POVO-overstapdossier is het Advies verplicht. Als er nog geen advies bekend is, kunt u alleen met Soort overstap POPO-gegevens overdragen.
Categorieën	U kunt hier bepalen welke van de optionele gegevensblokken u in het overstapdossier wilt toevoegen. Standaard staan alle optionele velden aangevinkt.
Toetsresultaten	Aantal schooljaren: voor een POVO-overstap staat deze standaard op 3 jaar. Voor een ander soort overstap kunt u het aantal schooljaren wel wijzigen. Bij Inrichten > Instellingen – OSO overstapdossier kunt u de defaultinstelling wijzigen voor deze overstappen. Als je bij het aanmaken van een nieuw dossier Toetsresultaten aanvinkt, dan worden ook de resultaten van Boom, Diataal en IEP in het OSO-dossier opgenomen. Om deze resultaten te kunnen opnemen, is het uiteraard noodzakelijk dat de resultatenkoppelingen met deze toetsaanbieders voor jouw vestiging geactiveerd zijn.
Naam contactpersoon en telefoonnummer	Naam contactpersoon en telefoonnummer worden standaard ingevuld op basis van de gegevens van de gebruiker die ingelogd is. U kunt dit desgewenst in dit scherm wijzigen.

Zodra u de tabel heeft ingevuld, klikt u op de Knop . U komt dan in de menustap: Overstapdossier onderhouden - Bijlagen toevoegen.

Stap 3. Bijlagen toevoegen

In het menu-onderdeel Bijlagen toevoegen (Scherm 69.13 ) kunt u bijlagen, die in ESIS in het leerlingdossier zijn opgeslagen, toevoegen aan het OSO-dossier. Zie ook Dossier registraties maken. Daarnaast kunt u nog extra documenten die u op elders op uw netwerk, pc of ander medium heeft staan, als bijlage toevoegen.

Let op:

U kunt hier alleen bijlagen toevoegen en dus niet de inhoud van de tekstvelden van bijv. Registraties.

Bijlagen toevoegen uit dossier

U kunt bijlagen die u in het leerlingdossier in ESIS heeft opgeslagen aan het OSO-dossier toevoegen.

De knop   opent een venster waarin u deze bijlagen kunt selecteren.

Let op:

Niet alle bestandstypen kunnen worden toegevoegd. De bijlagen dienen een pdf-, Word-(doc of docx), Excel-(XLS of XLSX), powerpoint-(PPT of PPTX), tekst-(TXT of ODT)-, afbeelding-(PNG, JPG of ODI), presentatie-(ODP) of rekenblad-(ODS) document te zijn.

Bijlage Toelichting onderwijsbehoeften
Dit invulbaar pdf is eventueel ter vervanging van een regionale bijlage.
U kunt het pdf downloaden en, na het invullen en opslaan, als bijlage toevoegen (Documenten toevoegen).
Belangrijk: Deze gegevens mogen alleen uitgewisseld worden wanneer deze strikt noodzakelijk zijn voor het leren en begeleiden van de leerling op de volgende school.

https://support.rovict.nl/hc/nl/articles/360002145892-Voorbereiden-van-ESIS-op-het-gebruik-van-OSO

Documenten toevoegen

U kunt aan het OSO-dossier ook bijlagen toevoegen die aanwezig zijn op uw pc, netwerk of ander medium.

Via de knop  zoekt u het gewenste bestand op. Daarna klikt u op . Het bestand wordt als bijlage toegevoegd aan het OSO-dossier. 

Indien u een bestand heeft geselecteerd dat u bij nader inzien toch niet aan het OSO-dossier wilt toevoegen, kunt u dit verwijderen door op  te klikken. Op deze manier een document verwijderen kan alleen zolang u nog niet op  heeft geklikt.

Toegevoegde bijlagen

Onder de kop Toegevoegde bijlagen toont ESIS de lijst met bijlagen die u heeft toegevoegd.
U kunt bijlagen toevoegen tot een maximum van 30 MB.

Indien u een document als bijlage heeft toegevoegd dat u toch niet aan het OSO-dossier wilt toevoegen, dan kunt u dit verwijderen door op de knop   Verwijderen te klikken. U verwijdert het bestand alleen uit de lijst van bijlagen die toegevoegd gaan worden aan het OSO-dossier.

Zodra u alle relevante bijlagen heeft toegevoegd, klikt u op de knop .     

De pagina Uitwisseling > OSO-Overstapdossiers – Overstapdossier gereedmaken (Scherm 69.15) wordt getoond.

Stap 4. Overstapdossier gereed maken

De menu-stap Uitwisseling > OSO-Overstapdossiers – Overstapdossier gereedmaken (Scherm 69.15) wordt getoond. Het overstapdossier is bijna gereed om te verzenden.

Indien gewenst, kunt u de gegevens in dit scherm invullen. Het dossier krijgt dan de status Aanwezig in het scherm Overzicht. U kunt het dan later verder verwerken.

Toelichting op de Velden

Velden	Toelichting	Opmerking
Dit overstapdossier is voorlopig	Hier kunt u aangeven dat het overstapdossier dat u gaat versturen nog niet definitief is. Standaard staat dit op Nee (= definitief).	Als u weet dat u pas later dit overstapdossier gaat versturen, dan kunt u het overstapdossier als voorlopig kwalificeren. Als u BRIN-numer en ouderinzage invult, wordt het dossier wel overgedragen als dit wordt opgevraagd.
Contact is nodig	Als het gewenst of nodig is dat de nieuwe school contact opneemt zet u dit op Ja. Standaard staat dit op Nee.	Indien contact nodig is, worden er extra velden getoond, namelijk Naam contactpersoon en Telefoon contactpersoon.
Naam contactpersoon	Standaard vult ESIS dit met de naam van de gebruiker die ingelogd is.	U kunt de naam van de contactpersoon aanpassen.
Telefoon contactpersoon	Standaard vult ESIS dit met het telefoonnummer dat is in gevuld bij de locatiegegevens van de vestiging.	U kunt het telefoonnummer van de contactpersoon aanpassen.
Bestemd voor	Hier staat school of Regionaal initiatief, afhankelijk van de keuze die u eerder gemaakt heeft.
Brinnummer	Als u heeft gekozen voor Regionaal initiatief, dan staat hier het BRIN-nummer van uw school.
Brinnummer van de school, die dit overstapdossier mag ophalen	Hier kunt u het BRIN-nummer opvragen van de school die het overstapdossier mag ontvangen. Door op de Knop  te klikken, kunt u de school opzoeken. U kunt zoeken op het BRIN-nummer of de naam van de school. Indien de school niet aanwezig is in deze lijst, kunt u in dit scherm deze toevoegen door de knop te gebruiken.	ESIS verstrekt alleen een overstapdossier als het hier ingevulde BRIN-nummer klopt met het BRIN-nummer van de aanvragende school. Voor de kwalificatie dient u als testschool het BRIN-nummer 98VO te selecteren.
Ouders hebben inzage gehad	Standaard staat dit op Nee. Zodra u de ouders inzage heeft gegeven in het overstapdossier, kunt u dit wijzigen in Ja. Voor een overdracht naar een Regionaal initiatief is inzage niet nodig.	ESIS verstrekt alleen een overstapdossier als de ouderinzage op Ja staat.
Datum inzage	Dit datumveld wordt door ESIS Standaard gezet op de datum van <vandaag> mits de inzage op Ja is gezet.	U kunt de datum desgewenst aanpassen.
Ouders gaan akkoord met de inhoud	Hier kunt u aangeven of ouders akkoord gaan met de inhoud.Voor een overdracht vanuit het PO is het niet noodzakelijk dat ouders akkoord gaan met de inhoud.	PO-scholen zijn wettelijk verplicht om gegevens over te dragen als een leerling uw school verlaat. Het is dus niet noodzakelijk dat ouders akkoord zijn met de inhoud. De inzage door de ouders is wel verplicht!
Reden waarom de ouders niet akkoord gaan	Hier kunt u aangeven waarom de ouders niet akkoord gaan.	Dit is geen verplicht in te vullen veld en mag dus leeg blijven.

Toelichting op de knoppen

In dit scherm staan de volgende knoppen:

Knop	Toelichting	Opmerking
Inzien	Met deze knop kunt u een leesbare versie maken, om te bekijken of de inhoud van het overstapdossier in orde is. Deze leesbare versie kunt u ook de ouders laten zien. Ook kunt u een afdruk maken van deze leesbare versie.	Als in het overstapdossier bijlagen aanwezig zijn, worden deze ook getoond in het scherm en kunt u de inhoud inzien. Door te klikken op deze bestanden, kunt u de inhoud inzien en controleren of het overstapdossier in orde is.
Valideren	Deze knop voert een validatie uit en controleert of het overstapdossier voldoet aan de technische eisen en of alle verplichte velden zijn ingevuld. Als de validatie positief is, wordt de status Gereed en kan ESIS het overstapdossier verstrekken als de aanvragende school weer een bericht verstuurt.	Verplicht in een POVO-overdracht is: het VO-advies minstens één toetsresultaat als u een compleet overstapdossier aanlevert.
XML	Met deze knop wordt een bestand aangemaakt dat de inhoud en technische structuur van het overstapdossier laat zien.	Alleen bruikbaar als hulpmiddel voor het analyseren van problemen.
	Met deze knop gaat u terug naar het vorige scherm.
	Het overstapdossier wordt opgeslagen.

Stap 5 Verstrekken van een aanvraag

Zodra u de velden heeft ingevuld, wordt bij het klikken op de knop  het overstapdossier klaargezet voor de school behorend bij het BRIN-nummer dat u heeft ingevuld.