Aanvullen van OSO-dossiers met doorstroomtoets gegevens en het VO-advies
Bij een POVO-overdracht wordt het dossier meestal in maart door de aanleverende PO-school klaargezet en aangeleverd. Op dat moment zijn er nog geen doorstroomtoets gegevens bekend. Het komt daarom vaak voor dat VO-scholen in mei of juni opnieuw het dossier aanvragen en er daarbij vanuit gaan dat de eindtoetsgegevens zijn toegevoegd.
Let op!
Het is belangrijk om te weten dat wanneer u een dossier aanmaakt, alleen informatie die op dat moment in ESIS aanwezig is, opgenomen wordt in het OSO-dossier. Informatie die op een later moment wordt ingevoerd in ESIS, wordt niet automatisch toegevoegd in het OSO-dossier dat al is aangemaakt.
Toelichting:
De reden dat nieuwe informatie in ESIS niet automatisch wordt toegevoegd aan een reeds aangemaakt OSO-dossier, is dat de inhoud van het ‘nieuwe’ dossier niet vastgesteld is. Stel, een school geeft ouders inzage in het OSO-dossier van hun kind. Als het dossier een maand later verstuurd wordt en het dossier inmiddels informatie bevat die naderhand automatisch is toegevoegd, dan verstuurt de school een ander OSO-dossier dan het dossier waarin de ouders inzage in hebben gehad en/of akkoord hebben gegeven.
Dit heeft dus een juridische reden en de school/bestuur zijn daar zelf verantwoordelijk voor.
Staat er nog een OSO-dossier klaar en had u al aangegeven dat de doorstroomtoets meegegeven mag worden in het dossier, dan kunt u het OSO-dossier van de leerling wijzigen en doorlopen. Na het opnieuw klaarzetten van het OSO-dossier is ook de doorstroomtoets en het herzien advies toegevoegd.
De vragende partij kan voor het OSO-dossier dan weer een aanvraag doen.
Aangevulde OSO-dossiers opvragen
Het is mogelijk dat een VO-school (= aanvragende school) een datum opgeeft bij een aanvraag. Deze datum wordt vergeleken met de datum waarop het dossier in ESIS is klaargezet. De volgende scenario’s zijn mogelijk:
- Ligt de datum in de aanvraag na de datum waarop het dossier is klaargezet, dan is het dossier na de vorige aanvraag niet aangepast en ontvangt de VO-school de melding Leerling info niet gewijzigd.
- Ligt de datum in de aanvraag vóór de datum waarop het dossier is klaargezet, dan ontvangt de VO-school het dossier. Het dossier is dan in de tussentijd ingezien en aangepast.
Dit scenario geldt zoals gezegd alleen voor een POVO-overdracht. Het is daarom niet mogelijk om in ESIS als aanvragende school een datum bij een aanvraag op te geven.